Einführung ins PM (1): Der Projektsponsor

Viele Unternehmen übersehen einen wichtigen Faktor beim Projektmanagement: Den Projektsponsor. Der Erfolg und Misserfolg eines Projektes hängt oft stark davon ab, in wieweit der Projektsponsor von Anfang an engagiert und motiviert am Projekt beteiligt ist.

In unserer neuen Blogreihe „Einführung ins Projektmanagement“ erklären wir die Grundlagen des Projektmanagements: Methoden, PM-Rollen, der Projektlebenszyklus und vieles mehr. Im ersten Beitrag der Reihe geht es um den Projektsponsor, eine Rolle die oftmals übersehen und unterschätzt wird, die aber extrem wichtig für den Projekterfolg ist.

Was ist ein Projektsponsor?

Die meisten Leute denken wahrscheinlich an Fußball-Trikots übersät mit Firmenlogos, wenn Sie an „Sponsor“ oder „Sponsoring“ denken. Im Projektmanagement ist ein Sponsor aber weit mehr als nur der Finanzgeber. Ganz im Gegenteil, eine der Verantwortlichkeiten eines Projektsponsors ist es, Geldmittel für das Projekt zu sichern. Die wichtigste Aufgabe des Sponsors ist es, das Projektteam mit Rat und Tat zu unterstützen – in guten, wie in schlechten Zeiten – und quasi als der Beschützer des Projektes und des Projektteams aufzutreten und diese gegen interne und externe Stakeholder zu „verteidigen“.

Zusammengefasst: Der Projektsponsor ist jemand aus der Führungsebene, der ein Projektmitglied ist und sich dem Projekterfolg verpflichtet fühlt. Der Sponsor stößt das Projekt an und bemüht sich darum, den Projektleiter und das Projektteam tatkräftig zu unterstützen, so dass alles nach Plan verläuft.

Hauptverantwortlichkeiten und Eigenschaften eines Projektsponsors

• Der Sponsor fördert das Projekt intern und stellt sicher, dass die Unternehmensleitung, die Projektkunden und alle anderen Parteien (Stakeholdermanagement) eingebunden sind.
• Der Sponsor gibt die strategische Richtung des Projekts vor, definiert Ziele und Messkriterien und sorgt für das nötige Budget und Ressourcen.
• Der Sponsor ernennt einen Projektmanager und unterstützt diesen in allen Aufgaben und Phasen des Projekts.
• Der Sponsor baut ein Kommunikationsnetzwert für die Stakeholder-Kommunikation zwischen Unternehmensleitung, Projektleitung, Projektteam und Organisation auf und pflegt dieses Netzwerk.
• Der Sponsor legt Reporting-Standards, Detailgrad und Häufigkeit der Projektberichte fest.
• Der Sponsor nutzt seine Autorität, um die Unterstützung für das Projekt zu sichern und den Fortschritt zu kommunizieren.
• Der Sponsor, zusammen mit dem Projektleiter bzw. Projektmanager, eskaliert Probleme an die richtigen Personen im Projektteam oder der Organisation und findet Lösungen.

Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten, wie man das Projektsponsoring angehen kann:

• Der Sponsor der aktiv am Projekt beteiligt ist („Hands-on“)
• Der Sponsor der überwacht („Watching“)
• Der Sponsor der berät („Coaching“)
• Der Sponsor der sich nicht einmischt („Hands-off“)

Keiner der vier Ansätze ist den anderen überlegen. Je nach Projekt, ist ein anderer Projektsponsoring-Ansatz ratsam. Dabei muss man die Größe, die Projektziele, die Risiken und die Komplexität etc. des jeweiligen Projektes beachten. Hier ein kleiner Hinweis: Der „Hands-off“ Ansatz ist in den meisten Fällen nicht ratsam, da sich ein Projektsponsor immer zu einem gewissen Grad am Projekt beteiligen sollte.

Die Beziehung zwischen dem Projektsponsor und dem Projektmanager

Manche sind jetzt vielleicht ein wenig verwirrt, da es so klingt, als wären die Aufgaben eines Sponsors dem des Projektmanagers sehr ähnlich. In kleineren Unternehmen und Projekten ist es tatsächlich oft der Fall, dass der Projektmanager auch gleichzeitig der Projektsponsor ist.

Stellen Sie sich einfach vor, der Projektsponsor ist Watson und der Projektmanager ist Sherlock Holmes. Der Sponsor kann den Projektmanager entlasten und ein effektiver Projektsponsor stellt sicher, dass der Projektmanager und sein Team die besten Arbeitsbedingungen haben, damit sie das Projekt erfolgreich abschließen können. Ein Projektsponsor ist oftmals ein Mentor oder auch eine emotionale Stütze für den Projektmanager, also jemand mit dem er die Belastung und Verantwortung für das Projekt teilen kann.

Der Sponsor und Projektleiter sollten also idealerweise von Anfang an eng zusammenarbeiten. Es ist aber wichtig zu erwähnen, dass obwohl der Projektleiter dem Sponsor Zwischenberichte gibt und der Sponsor das letzte Wort bei wichtigen Entscheidung hat, der Projektsponsor NICHT der Vorgesetzte des Projektmanagers ist. Die beiden sind gleichberechtigt.

Tipps für effektiveres Projektsponsoring

Strategisches Denken und feinfühliges Vorgehen

Das Sponsoring von Projekten kann unter umständen hohe "politische" Wellen in einer Organisation oder einem Unternehmen schlagen. Daher sind ausgeprägtes strategisches Denkvermögen wie auch feinfühliges Vorgehen wichtige Soft-Skills von Projektsponsoren.

Mikromanagement vermeiden

Ein Projektsponsor kann sich aktiv am Projekt beteiligen, aber das bedeutet nicht, dass er jedes kleine Detail kontrollieren sollte. Für das „Doing“ ist der Projektmanager mit seinem Team verantwortlich, der Sponsor hat nur eine unterstützende Rolle. Die Rollen stehen nicht in Konflikt zu einander, sondern ergänzen einander.

Kommunikation

Der Sponsor sollte nicht im Projektalltag beteiligt sein. Es ist aber wichtig, dass der Sponsor immer über die wichtigsten Ereignisse informiert ist und im ständigen Kontakt zum Projektmanager steht. Legen Sie von Anfang an fest, wie oft und auf welche Art und Weise der Projektmanager denSponsor auf dem Laufenden hält. So stellen Sie sicher, dass Sie schnell auf Probleme reagieren können und diese zeitnah lösen können.

Schnell Entscheidungen treffen

Wenn ein unerwartetes Problem auftaucht, dann ist es extrem wichtig schnell zu handeln. Eine kleine Verzögerung im Projekt ist nicht schlimm, doch wenn sich diese kleinen Verzögerungen sammeln, kann das den gesamten Projektplan aus der Bahn werfen. Das bedeutet wiederum zusätzliche Kosten. Damit es gar nicht erst dazu kommen kann, sollte der Projektsponsor die nötige Autorität haben, schnell Entscheidungen treffen zu können.

Immer das Ziel vor Augen haben

Jedes Projekt verfolgt bestimmte Zielvorhaben. Das Ziel eines jeden Projekts ist es, dem Unternehmen einen Mehrwert zu liefern. Oftmals verlieren Projektteams dieses übergeordnete Ziel aus den Augen und lassen sich von kleinen Details ablenken. Hier kommt der Projektsponsor ins Spiel: Er muss sicherstellen, dass die Ziele des Projektes auch mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Regelmäßiges Feedback und Besprechungen sind ein Muss. In solchen Meetings kann der Sponsor die übergeordneten Ziele hervorheben und bekräftigen, dass das Projekt eine wichtige Rolle dabei spielt, um diese Ziele zu erreichen. Für das Projektteam ist eine große Motivation, wenn sie wissen, dass sie einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können.

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