Unsere Blogreihe Einführung ins PM ist wieder da! Hier erklären wir Grundbegriffe und Methoden rund ums Projektmanagement. Diese Woche dreht sich alles um die Erstellung von Projektstatusberichten. Was gehört in einen aussagekräftigen Bericht? Hier erfahren Sie mehr.
Als Projektleiter kennen Sie diese Situation sicherlich: Ihr Chef bittet Sie am Montag den aktuellen Stand Ihres laufenden Projekts in Form eines Projektstatusberichts zu präsentieren. Nun gilt es Ruhe zu bewahren! Denn ja, die meisten schrecken vor dem Wort Projektstatusbericht eher zurück, da das Erstellen aussagekräftiger Berichte in der Regel eine Menge Zeit, Kommunikation und Daten erfordert. In diesem Beitrag gehen wir die Sache von Grund auf an und Sie werden lernen, auf was Sie achten müssen und welche Inhalte wesentlich sind, um einen aussagekräftigen Projektstatusbericht zu erstellen.
Das InLoox Glossar beschreibt den Projektbericht als “Zusammenstellen von Projektinformationen für Führungskräfte”. Der Projektstatusbericht ist Teil des Projektcontrollings und liefert dem Leser schnell und unkompliziert den Status und alle relevanten Daten eines Projekts zu einem bestimmten Stichtag. In mittelständischen und größeren Unternehmen ist es üblich Statusberichte in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel quartalsweise, zu erstellen. Die Form der Berichte sollte für alle Projektarten einheitlich sein, um die Vergleichbarkeit der Ergebnisse zu gewährleisten und so potenzielle Fortschritte sowie Verzögerungen erkennen zu können. Der Inhalt ist dabei abhängig von der Art des Projekts und kann unterschiedlich ausfallen.
Projektleiter neigen dazu das Thema Statusbericht eher zu vernachlässigen, weil es im Tagesgeschäft oft als lästige Zusatzarbeit empfunden wird. Doch wer über den Projektverlauf die Kontrolle behalten will, braucht regelmäßig Antworten auf die wesentlichen Fragen. Um nicht blind zu agieren und auf das Beste zu hoffen, benötigen Führungskräfte fundierte Daten, um präzise Entscheidungen treffen zu können. Der Bericht richtet sich daher an Entscheidungsgremien, für die Informationen über den Stand und Fortschritt des Projekts relevant sind, um Risiken und Herausforderungen zu erkennen und die richtigen zukunftsweisenden Entscheidungen zu treffen.
Statusberichte können so unterschiedlich aussehen wie Unternehmen und deren Projekte selbst. Trotzdem sollten Sie beim Erstellen Ihres Berichts darauf achten, dass Sie mindestens die folgenden Informationen aufnehmen:
Fassen Sie unter diesem Punkt alle grundlegenden Informationen zum Projekt zusammen:
Beim Gesamtstatus gilt es festzustellen wo das Projekt gerade steht. Als ansprechende Methode, um auf einen Blick die „Verfassung“ des Projekts erfassen zu können, hat sich die Projektampel (Quelle: Projektmagazin) durchgesetzt. Mit dieser Darstellungsform kann der Fertigstellungsgrad des gesamten Projekts oder alternativ auch einzelne Phasen ganz einfach visualisiert werden. Dabei haben die drei Farben folgende Bedeutungen:
Rot: Unter den aktuellen Bedingungen können die Projektziele nicht erreicht werden!
Gelb: Es geht voran, allerdings ist mit Risiken oder Verzögerungen zu rechnen.
Grün: Der Projektfortschritt läuft planmäßig.
Unter diesem Punkt wird die Einhaltung geplanter Meilensteine überprüft.
Um die bisherige terminliche Entwicklung des Projekts visuell darzustellen, eignet sich die Meilenstein-Trend-Analyse (Quelle: Projekmagazin). Hierbei wird die Abweichung geplanter Meilensteine zum jetzigen Status graphisch dargestellt. So kann auf einen Blick die Termintreue des Projekts erfasst, sowie eine Trendentwicklung für die Zukunft abgeleitet werden.
Hier schaffen Sie einen Überblick über die aktuellen Projektkosten und den Ressourcenverbrauch. Stellen Sie in Ihrem Projektstatusbericht die Soll-Werte den Ist-Werten in Tabellenform und/oder in einem Säulendiagramm gegenüber. Vergessen Sie nicht, auch die Werte der aktuellen Planung aufzuführen, damit Abweichungen vom Soll vor dem Projektende sichtbar werden. Achten Sie darauf, zwischen internen und externen Kosten und Arbeiten zu unterscheiden. Um einen genaueren Einblick zu liefern sollten Sie zusätzlich in Leistungs- und Kostenarten differenzieren. So schaffen Sie eine bessere Vergleichbarkeit zu ähnlichen Projekten.
Unter dem Punkt Risiken sind alle Hindernisse im Projektverlauf aufzulisten, die noch auf Sie zukommen könnten. Beschreiben Sie alle Probleme und Herausforderungen und wie Sie diese bewältigen möchten. In der Praxis hat sich die Darstellung der Risiken in der sogenannten Risiko-Matrix (Quelle: Projektmagazin) bewährt. In der Matrix werden Risiken mit deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung in einem farblichen Raster dargestellt. Die Auswirkung beschreibt dabei den möglichen monetären Schadenswert. Zur besseren Visualisierung werden die beiden Faktoren entweder in Punkte von 1-10 oder in Kategorien wie „schwach“, „mittel“ und „hoch“ eingeteilt. In jeder Zelle wird dann die Anzahl der dahinterliegenden Risiken eingetragen. Einfacher können Sie im Bericht auch Ihre Top 3 oder Top 5 Risiken auflisten und erläutern.
Die Darstellung der Risiken ist ein elementarer Punkt, der große Auswirkungen auf den nächsten Schritt hat, die folgerichtigen Entscheidungen.
Im letzten Schritt geht es darum auf Grundlage der zusammengetragenen Daten fundierte Entscheidungen für den zukünftigen Projektverlauf zu treffen. Hierbei werden die nächsten organisatorischen und inhaltlichen Schritte für das Projekt festgelegt.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Je deutlicher der Inhalt Ihres Projektstatusberichts wird, desto fundierter werden die Entscheidungen ausfallen.
Die Herausforderung bei der Erstellung eines Projektstatusberichts, liegt darin ihn so detailliert und präzise aber auch so übersichtlich wie möglich zu halten. Ohne ein passendes Tool kann die Umsetzung des Projektstatusbericht viel Zeit und Nerven in Anspruch nehmen. Eine Projektmanagement-Software kann Sie dabei unterstützen den Aufwand so gering wie möglich zu halten und dabei auch noch visuell bessere Ergebnisse liefern.
InLoox liefert Ihnen hierzu die Möglichkeit Ihre Projektdokumentation ganz einfach nebenher geschehen zu lassen. Durch das integrierte Analyse- und Auswertungs-Tool von InLoox, dem Dashboard-Designer, können Sie ganz einfach und jederzeit Ihre Projektdaten individuell darstellen. Nutzen Sie außerdem die neue Schnittstelle zu Microsoft BI und gestalten Sie aussagekräftige und visuell ansprechende Statusberichte mit Ihren Projektdaten direkt aus InLoox. Machen Sie sich die Datenauswertung so einfach wie möglich und glänzen Sie in Ihrem nächsten Statusmeeting. Mehr Informationen zur Power BI Integration finden Sie hier: Neue InLoox Integration: Die Schnittstelle zu Microsoft Power BI
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