Jeder kennt das Problem: Zum Ende des Projektes wird es noch einmal richtig hektisch, wenn jeder versucht aufgeschobene Aufgaben noch rechtzeitig zu erledigen. Wir zeigen Ihnen eine Methode für stressfreie Projektplanung ohne Zeitdruck: Die Rückwärtsplanung.
Es gibt Projekte, die auf den Tag genau abgeschlossen sein müssen. Ein naheliegendes Beispiel ist die Planung einer Veranstaltung. Das Projektziel ist klar definiert und muss zu einem fixen Zeitpunkt oder Termin erreicht werden. Ein Aufschub oder eine Verzögerung in der Planung würden den gesamten Projekterfolg gefährden. Auch Projekte deren Abschluss Auswirkungen auf weiterführende Prozesse haben stehen häufig unter erhöhtem Zeitdruck. Aber auch bei größeren Projekten kennen viele Projektmanager folgende Situation: Zu Beginn weiß niemand so recht, wo man eigentlich anfangen soll und gegen Ende hin wird die Zeit knapp, da die Planung nicht eingehalten wird oder der Aufwand von Haus aus falsch eingeschätzt wurde.
Wie also Projekte planen, die termingerecht abgeschlossen werden müssen, ohne in Hektik zu verfallen?
Das Geheimnis der erfolgreichen und vor allem stressfreien Projektplanung liegt in vielen Fällen in der sogenannten Rückwärtsterminierung- auch„regressive Planung“ oder Rückwärtsplanung genannt.
Das InLoox Glossar definiert die Rückwärtsplanung so:
"Rückwärtsplanung, auch Rückwärtsterminierung genannt, ist eine Technik, bei der die Projektplanung von dem Zeitpunkt an rückwärts berechnet wird, an dem das Projektergebnis vorliegen muss.
"
Vereinfacht gesagt, Sie planen Ihr Projekt von hinten nach vorne. Sie beginnen mit dem vorgegebenen Endtermin, an dem Sie das Projektziel (Soll-Zustand) erreicht wollen und planen rückwärts bis zum heutigen Tag (Ist-Zustand).
Grafik: Rückwärtsplanung
Der große Vorteil dieser Methode: Sie erkennen sofort welche Voraussetzungen in früheren Phasen geschaffen werden müssen, damit auch die späteren Schritte planmäßig umgesetzt werden können. Hier einige Projekte, bei denen die Rückwärtsplanung besonders sinnvoll ist:
Wir bleiben bei dem Beispiel mit der Eventplanung und gehen mit Ihnen Schritt für Schritt durch, wie Sie den Messeauftritt Ihres Unternehmens ganz einfach rückwärts planen können. Dieses Beispiel lässt sich natürlich auch auf alle anderen Projekte übertragen.
Zu Beginn sollten Sie für sich das Gesamtziel und alle dafür relevanten Meilensteine definieren. Um einen reibungslosen Ablauf des Events zu ermöglichen sollten alle Vorbereitungen so früh wie möglich abgeschlossen sein. Daher ist das Ziel bei der Rückwärtsplanung den spätmöglichsten Starttermin zu ermitteln, um das Projektziel, die erfolgreiche Event-Durchführung, bis zum festgelegten Datum zu erreichen. Der erste Schritt beginnt daher mit einem Blick in den Kalender. Um alle nötigen Vorgänge und Meilensteine bis dahin definieren zu können nutzen Sie am besten die 7 W’s für Ihren Projektstart.
Als nächstes gehen Sie näher auf die Zwischenschritte ein. Beginnen Sie nun angelehnt an die 7 W’s einzelne Vorgänge der Planung zu definieren. Beim Beispiel-Projekt Messe beginnen Sie nun also damit die letzten Arbeitsschritte vor Eventbeginn zu planen. Es kann auch hilfreich sein erst einmal eine Liste mit allen notwendigen Aufgaben anzulegen, diese dann im Nachhinein in die richtige Reihenfolge zu bringen und dem entsprechenden Vorgang zuzuordnen. Hierfür eignet sich besonders gut das Kanban Bord in von InLoox, da Sie später die dort aufgelisteten Aufgaben ganz einfach einem Vorgang in der Planung zuordnen können.
Nachdem Sie alle Arbeitsschritte aufgelistet haben überlegen Sie sich wieviel Zeit Sie den jeweiligen Schritten zuschreiben müssen. Welche Aufgaben können eventuell parallel erledigt werden, und wo herrscht eine Abhängigkeit zwischen einzelnen Schritten? Beispielsweise können die notwendigen Marketing-Materialien wie Blöcke, Stifte und Flyer erst bestellt werden, wenn das Budget vom Chef genehmigt wurde. Besonders zu beachten bei der Planung der Zwischenschritte ist daher die Abhängigkeit von Dritten. Markieren Sie sich also Schritte wie Standaufbau, Freigabe durch Messeveranstalter oder Vorgesetzten, Druck der Flyer oder Lieferung des Catering, bei denen Sie sich auf projektunabhängige Mitarbeiter oder Anbieter verlassen müssen.
Wichtig: Planen Sie für diese Arbeitsschritte genügend Pufferzeit mit ein!
Damit Ihnen die Rückwärtsplanung von vornherein unkompliziert gelingt lohnt es sich auf die Unterstützung einer Projektmanagement Software zu setzen. InLoox hilft Ihnen mit einfachen Funktionen, eine stressfreie Planung zu erstellen.
Haben Sie schon ein Projekt in der Planung und möchten herausfinden, wann Sie damit starten müssen, um zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig zu werden? Mit InLoox können Sie ganz einfach die Planungsrichtung Ihres Projekts ändern. Dafür reicht nur ein Klick!
1. Nachdem Sie ein neues Projekt angelegt haben gehen Sie über das Menüband in die Planung.
2. Klicken Sie im Ribbon auf den Reiter „Einstellungen“.
3. Wählen Sie links den Button „Richtung“.
4. In der Dropwdown-Liste klicken Sie zuerst auf Rückwärtsplanung, um hier einen Haken zu setzen.
5. Klicken Sie erneut auf „Richtung“ und wählen Sie nun das Planungsende aus, indem Sie es entweder manuell eingeben oder aus dem Kalender auswählen.
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