Es ist eine immer wiederkehrende Diskussion: Ist es besser wenn ein Projektmanager oder ein Fachexperte, im Englischen „Subject Matter Expert“ oder SME genannt, das Projekt leitet?
Einführung ins PM (2): Projektmanager oder Fachexperte?
Linh Tran, Freitag, 26. Februar 2016 | Lesedauer: 3 Min.Das Erste, was Sie sich bewusst machen müssen ist, dass diese zwei Rollen sich nicht ausschließen. Sie können gleichzeitig ein Projektmanager und ein Fachexperte - Subject Matter Expert (SME) - sein. In vielen Unternehmen ist das oft der Fall. Also müsste die Frage eigentlich lauten: Ist es wichtig, dass ein Projektmanager detailliertes Wissen zu einem Themengebiet oder einer Industrie hat, oder ist das eigentlich gar nicht nötig um Projekte erfolgreich zu führen? Kurze Antwort: it is complicated. Will heißen, eine allgemein gültige Aussage kann nicht getroffen werden. Wir schauen uns also Gründe für ein höheres Maß an PM-Skills oder SME-Skills an.
Gründe, die für Projektmanager-Skills sprechen
Werfen wir als erstes einen Blick auf die Punkte die dafür sprechen, dass Projektmanagement-Skills die wichtigsten Kompetenzen eines Projektmanagers sind.
Der Projektmanager „leitet“, das Team „tut“
Ein Projekt ist per Definition „ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ereignisses“ (Quelle: PMBOK). Projektmanager sind demnach dafür verantwortlich, das Projekt zu planen, Abläufe und das Team zu koordinieren und das Projekt zu überwachen. Somit besteht die Aufgabe eines Projektmanagers nicht darin, aktiv am Projekt mitzuarbeiten, sondern es zu leiten und die besten Leute für den Job auszuwählen. Um ein Projekt zu managen, muss ein Projektmanager nicht unbedingt ein detailliertes Fachwissen besitzen, da er ein qualifiziertes Team hat das ihn über das Wichtigste aufklärt.
Das große Ganze im Auge behalten
Hohe PM-Kompetenz, geringeres Fachwissen: Das kann einen unvoreingenommenen Blick auf das Projekt ermöglichen, um das große Ganze im Auge behalten ohne sich in Details zu verlieren. Projektmanager die keine SMEs sind, können das Risiko eines sogenannten „Scope Creeps“, also eine schleichende und unkontrollierte Zunahme des Projektumfangs, reduzieren, da sie nicht zu sehr damit beschäftigt sind, das Produkt oder den Service zu perfektionieren. Stattdessen besteht ihre Priorität darin, dass alle Projektziele erreicht werden.
Bessere Kommunikation
Ein wichtiger Teil des Jobs eines Projektmanagers ist es zu kommunizieren, und zwar nicht nur mit dem Team, sondern auch mit anderen internen und externen Stakeholdern (z.B. Kunden, Projektsponsoren, oder die Führungsebene), die meistens kein Fachwissen zum Thema besitzen. Der Projektmanager muss dann als Vermittler agieren und ihnen das Projekt leicht verständlich erklären, anstatt in technisches Fachjargon zu verfallen.
Gründe, die für Fachwissen sprechen
Detailwissen
SMEs haben ein tiefes Hintergrundwissen zur Fachbereich in der jeweiligen Industrie in der sie arbeiten, wissen was die Best-Practice-Methoden sind und welche Technologien in dem Bereich verwendet werden. Sie wissen auch genau, wie die Prozesse und inneren Abläufe funktionieren. Falls es zu einem Personalmangel kommen sollte oder wenn Zeitmangel herrscht, können SMEs auch schnell mal einspringen und Aufgaben im Projekt selbst anpacken.
Bessere Planung
Es ist fast unmöglich genaue Kalkulationen zu machen oder realistische Deadlines zu setzen wenn man die Materie nicht beherrscht. Gute Projektmanager können einen Projekt- und Zeitplan auch ohne Fachwissen erstellen, da sie sich auf die Einschätzungen des Teams verlassen können. Aber das kann zu Unstimmigkeiten führen, da PMs oft den Zeitaufwand bis zur Fertigstellung unterschätzen und so unrealistische Deadlines setzen, die das Team nicht einhalten kann. Ein SME weiß genau wie hoch das Arbeitspensum des Teams ist und kann daher gut einschätzen, ob deren Kalkulationen realistisch sind oder nicht, und kann somit auch besser planen.
Effizientere Problemlösung
Dieser Punkt ist vielleicht am überzeugendsten: SMEs sind bessere Problemlöser. SMEs verstehen die Probleme besser und schneller, somit können sie Problemlösungen auch schneller und leichter finden. Sie verstehen aber nicht nur die Materie besser, sondern auch das Team. In den meisten Fällen, haben SMEs selbst mal in deren Haut gesteckt, somit verstehen sie die Teammitglieder besser, können besser mit ihnen sympathisieren und kommunizieren.
Für wen sollen Sie sich nun entscheiden?
Es ist klar, dass beide Positionen gute Argumente haben. Sowohl ein Projektmanager als auch ein SME bringen Nutzen für das Unternehmen. Wen sollen Sie nun wählen? Die Antwort ist, wie so oft im Leben und in der Geschäftswelt: Es kommt darauf an – auf die Industrie, das jeweilige Unternehmen, das Projekt und auch auf die Einzelperson.
Der „dritte Weg"
Es gibt auch einen dritten Weg: In manchen Industrien ist es empfehlenswert einen Projektmanager mit spezifischem Fachwissen zu haben, z.B. im Baugewerbe oder der industriellen Produktion. Das kann entweder bedeuten, dass Sie sowohl einen Projektmanager als auch einen SME einstellen, die Seite an Seite arbeiten. Mit Hilfe des SME im Gesamtverlauf des Projektes kann der Projektmanager genauere Einschätzungen machen und Risiken besser einplanen. Oder Sie bilden Fachexperten zu Projektmanagern weiter und befähigen SMEs mittels Projektmanagement-Kompetenzen beide Rollen auszufüllen. So schlagen Sie quasi zwei Fliegen mit einer Klappe.
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