Einführung ins PM (3): Die 7 W's für Ihren Projektstart

Madeleine Gritzbach, Mittwoch, 26. September 2018 | Lesedauer: 2 Min.

Ein erfolgreicher Projektstart ist sehr wichtig, da er ein Indikator für den weiteren Projektverlauf ist. Damit Ihr Projektstart reibungslos verläuft, sollten Sie sich die 7 W's merken.

Mit der Blog-Serie "Einführung ins PM" wollen wir uns immer wieder auf die Grundlagen des Projektmanagements besinnen. Der dritte Teil beschäftigt sich mit dem Projektstart, und wie er auch für Sie gelingt. Dafür sollten Sie sich die 7 W-Fragen stellen: Wo, Was, Wer, Wann, Warum, Wie, Wie viel?

Warum die 7 W-Fragen sinnvoll sind? Weil es als Projektmanager Ihre Aufgabe ist, eine Struktur zu schaffen, in der Ihr Team ein Projekt erfolgreich umsetzen kann. Es zeigt Stakeholdern und Projektsponsoren, dass sie Vertrauen in die erfolgreiche Durchführung des Projekts haben können, und ist eine gute Möglichkeit, das Team zu motivieren: Es sieht, dass das Projekt tatsächlich durchführbar ist und kann nach und nach Ergebnisse erkennen. In InLoox packen Sie die Antworten auf diese 7 Fragen am besten in die Projektbeschreibung.

Was sind diese 7 W’s genau und wie können sie zu einem erfolgreichen Projektstart beitragen?

Wo

Dies ist die erste Frage, die Sie stellen müssen. Analysieren Sie zunächst ihre aktuelle Situation und legen Sie Ihre optimale Ausgangssituation fest:

Wo stehen wir gerade?
Wo wollen wir hin?

Sind Sie nicht zufrieden mit der aktuellen Situation, arbeiten Sie den Punkt heraus, an dem Sie sagen könnten: "Ja, das ist es. Hier wollten wir sein und jetzt sind wir an diesem Punkt angelangt.“

Was

Definieren Sie anschließend Ihre Ziele und beachten Sie mögliche Stolpersteine auf dem Weg dorthin:

Was wollen wir erreichen?
Was brauchen wir?
Was sind die Einschränkungen?

Es ist wichtig, ein klar definiertes Ziel zu haben, sonst fehlt eine Leitlinie und das Projekt läuft ins Uferlose. Denken Sie daran, sich diese Fragen von Zeit zu Zeit auch während des Projektfortschritts zu stellen.

Wer

Nachdem Sie Ihre Ziele geklärt haben, definieren Sie, wer Ihre Stakeholder sind:

Wer ist direkt oder indirekt am Projekt beteiligt?
Wer hat Interesse am erfolgreichen Abschluss des Projektes und wer profitiert davon?

Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Motive und Interessen, die oft miteinander konkurrieren. Es ist unmöglich, alle Anforderungen zu erfüllen, aber durch die Analyse Ihrer Stakeholder und der Erstellung einer Interessenshierarchie können Sie die für Ihr Projekt wichtigsten identifizieren und wissen, auf welche Stakeholder Sie am meisten eingehen sollen.

Wann

Zeit ist ein wichtiger Aspekt im Projektmanagement. Aber es geht nicht nur darum, das Projekt pünktlich abzuschließen, sondern auch um das Timing:

Wann fangen wir an?
Bis wann müssen wir liefern?

Sie müssen den besten oder notwendigen Zeitpunkt für den Projektstart ermitteln und Meilensteine setzen – so können Sie den Projektfortschritt verfolgen und sicherstellen, dass der Zeitplan eingehalten wird.

Warum

Manchmal beginnt man ein Projekt mit viel Enthusiasmus und Motivation, aber im Laufe der Zeit kann schon mal der Grund für den Projektstart aus den Augen verloren werden. Deshalb sollten Sie die folgenden Fragen zum Projektstart für sich und Ihr Projektteam beantworten:

Warum ist dieses Projekt wichtig?
Warum ist meine Arbeit an diesem Projekt entscheidend?

Sollten Sie keine zufriedenstellenden Antworten finden, müssen Sie herausfinden, ob das Projekt nicht möglicherweise bereits gescheitert ist bevor es begonnen hat.

Wie

Nun, da Sie Ihre Ziele identifiziert und die Gründe für die Umsetzung des Projekts geklärt haben, müssen Sie die Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts klären:

Wie können wir das Projekt erfolgreich umsetzen?
Wie können wir unsere Ziele am effektivsten erreichen?

Teilen Sie größere Aufgaben in kleinere, überschaubare Aufgaben auf und weisen Sie die Aufgaben den richtigen Teammitgliedern zu.

Wie viel

Das letzte Detail, das Sie klären müssen, ist der finanzielle Aspekt:

Wie viel wird das Projekt kosten?
Wie groß ist mein Budget?

Die Kosten gehören zu den drei Komponenten des Magischen Dreiecks im Projektmanagement. Die Kosten sollten idealerweise so niedrig wie möglich sein, jedoch realistisch kalkuliert werden, damit das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitplans und der geforderten Qualität fertig gestellt werden kann. Daher ist es äußerst wichtig, von Anfang an eine genaue Kostenschätzung zu erstellen.

Die 7 W-Fragen in der InLoox Projektbeschreibung

Auf der Betreuungsseite eines InLoox Projektes können Sie die Antworten auf diese 7 Fragen in der Projektbeschreibung festhalten. Das Projektteam und alle Personen mit Leserechten für das Projekt sind damit bestens mit den wichtigen Informationen zum Projekt versorgt. Die InLoox KI kann Sie beim Texten unterstützen, indem Sie einfach Stichworte eingeben und dann auf das Stift-Icon klicken. Wenn Sie es lieber schlicht halten wollen, dann arbeiten Sie mit den Richtext-Formatierungen.