Einführung ins PM (5): Stakeholder glücklich machen

Madeleine Gritzbach, Montag, 15. Oktober 2018 | Lesedauer: 2 Min.

Stakeholder sind Interessensgruppen, auf deren Interessen Projektmanager besonders achten sollten. Warum das so ist, und wie Sie das am besten erreichen, erfahren Sie hier.

Jedes Projekt hat verschiedene Stakeholder, die ein Interesse an seinem erfolgreichen Abschluss haben. Es ist jedoch nicht einfach, den Anforderungen aller gerecht zu werden, da jeder Stakeholder unterschiedliche Interessen hat. Als PM müssen Sie konkurrierende Stakeholder-Anforderungen ausbalancieren, Konflikte lösen und sicherstellen, dass die Anforderungen mit den allgemeinen Projekt- und Geschäftszielen übereinstimmen.

4 Schritte zur Zufriedenheit Ihrer Stakeholder

Hier sind vier einfache Schritte mit denen Sie die Zufriedenheit Ihrer Stakeholder erhöhen und gleichzeitig Ihren Geschäftswert maximieren können:

Schritt 1: Klare Projektziele setzen

Klare Zielsetzungen sind unerlässlich, wenn Sie die Anforderungen der Stakeholder in Einklang bringen wollen, denn sie helfen Ihnen, Ihre Entscheidungen zu rechtfertigen. Eine klare Spezifikation des Projektumfangs (Pflichtenheft) ist der Schlüssel zum Projekterfolg, da sie die Anforderungen des wichtigsten Stakeholders - des Kunden - verdeutlicht. Sie dient auch dazu festzustellen, ob das Projekt ein Erfolg war oder nicht, da das Pflichtenheft auch die Anforderungen enthält, die Sie bei der Fertigstellung des Projekts erfüllen müssen.

Schritt 2: Identifizierung der wichtigsten Stakeholder

Jeder Stakeholder ist wichtig, aber nicht alle sind gleich wichtig. Wenn Sie Ihre wichtigsten Stakeholder identifizieren wollen, müssen Sie deren Rollen im Projekt bestimmen. Dokumentieren Sie ihre Prioritäten und Erwartungen sowie ihre Verantwortung. Auf diese Weise können Sie herausfinden, welcher Stakeholder ein Entscheidungsträger ist, so dass Sie seine Anforderungen priorisieren können.

Schritt 3: Analyse und Priorisierung der Stakeholder-Anforderungen

Nachdem Sie Ihre wichtigsten Stakeholder identifiziert haben, müssen Sie den zweiten Schritt zur Priorisierung ihrer Anforderungen machen. Die Erwartungen der Stakeholder mit den meisten Stimmen haben Vorrang, aber Sie müssen prüfen, ob diese Anforderungen auch mit den Projektzielen übereinstimmen. Das Ziel jedes Projektes ist es, den Wert des Unternehmens zu maximieren - Anforderungen, die direkt dazu beitragen, haben also die höchste Priorität.

Schritt 4: Regelmäßige Kommunikation

Wenn Sie Ihre Stakeholder bei Laune halten wollen, reicht es nicht aus, ihre Anforderungen und Erwartungen zu berücksichtigen. Man muss eine gemeinsame Basis schaffen und mit allen Beteiligten eine Vereinbarung über die Prioritäten treffen, damit im Projektverlauf keine Unstimmigkeiten entstehen.

Außerdem müssen Sie allen Beteiligten die Möglichkeit geben, ihre eigenen Ideen und Meinungen zu präsentieren. Stellen Sie einen klaren Prozess für Ideen und Änderungen auf, um Anfragen diesbezüglich zu verwalten. Regelmäßige gemeinsame Update-Meetings informieren die Stakeholder über den Projektfortschritt und geben ihnen einen Überblick über mögliche Risiken und Themen, die eine Änderung des Projektplans erforderlich machen.