Wie eine gute Geschichte hat auch ein Projekt einen Anfang, eine Mitte, und ein Ende. Genauso kann ein Projekt auch ein gutes oder ein schlechtes Ende nehmen, je nachdem, wie das Projektmanagement lief.
Einführung ins PM (6): Der Projektlebenszyklus
Madeleine Gritzbach, Montag, 22. Oktober 2018 | Lesedauer: unbekanntJeder Projektmanager muss sich mit dem Projektlebenszyklus auskennen und diesen verstehen, um Projekte erfolgreich durchführen und abschließen zu können. Der Projektlebenszyklus kann Projektmanagern und Projektteams dabei helfen, sich auf die Projektziele zu konzentrieren und sowohl zeit- als auch budgetgerecht abzuliefern.
Im klassischen Projektmanagement durchläuft ein Projekt vier Phasen: Definition, Planung, Ausführung und Abschluss. Obwohl das Controlling kontinuierlich während der Ausführung laufen sollte, hat es sich in der Praxis bewährt, eine eigene Phase der Projektkontrolle einzuplanen, um das Projekt in seiner Gesamtheit auf Erfolg zu prüfen.
Der Projektlebenszyklus beinhaltet fünf Phasen, die jedes Projekt durchlaufen muss:
1. Projektinitiierung
Der Startschuss fällt mit der ersten Phase, der Initiierung. Wer nun denkt, dass es mit einem Statuswechsel auf "Begonnen" getan ist, der irrt gewaltig. Diese Phase der Projekt-Definition ist enorm wichtig, denn sie legt den Grundstein für Erfolg oder Misserfolg. Warum? Hier werden grundsätzliche Entscheidungen getroffen und Weichen gestellt:
- Projektziel definieren: Was soll bis wann mit dem Projekt erreicht werden? Je konkreter diese Frage beantwortet wird, desto leichter fällt alles weitere.
- Projektteam zusammenstellen: Wer arbeitet an dem Projekt aktiv mit? Welche Fähigkeiten und Erfahrungen sind gefragt? Welche Personen im Projektteam tragen wofür Verantwortung? Sie sollten auch die Frage "Wer ist betroffen?" stellen, um die Stakeholder im Blick zu behalten.
- Durchführbarkeit prüfen: Sind die Projektziele mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen erreichbar? Eine Machbarkeitsstudie gibt Antwort.
- Zustimmung (Buy-in) einholen: Gemeinsam mit dem Projektsponsor holen Sie sich die Zustimmung und damit das "Go" entweder von Ihrem internen Kunden oder externen Kunden ein.
Tipp: In dieser Phase unterstützen Sie die 7-W-Fragen für einen erfolgreichen Projektstart, der durch ein Kick-off Meeting gesetzt wird.
2. Projektplanung
Nachdem die Initiierung den erfolgreichen Start markiert hat, geht es in die Planungsphase des Projektlebenszyklus. Diese Phase ist gekennzeichnet von Schätzungen. Hier kommt die Erfahrung Ihres Projektteams und Ihrer Projektmanager ins Spiel: aus vergangenen Projekten haben Sie hoffentlich Kennzahlen, die Ihnen bei folgenden Aufgaben helfen:
- Zeit- und Aufgabenplan erstellen: Aufwände müssen geschätzt werden, um unter Berücksichtigung der Ressourcen und Abhängigkeiten einen Gantt-Plan mit Vorgängen, Meilensteinen und einzelnen Aufgaben zu erstellen.
- Budget festlegen: Schon in der Initiierungsphase wurde über Geld gesprochen, nun geht es darum, das Budget anhand der geschätzten Aufwände zu konkretisieren und auch Budgetgrenzen festzulegen.
- Risikoanalyse durchführen: Die Identifizierung von Risiken aus Planung, Budgetierung, Ressourcen und Projektumfeld ermöglichen das Entwickeln einer Strategie, um die Risiken zu minimieren.
- Kommunikationsplan entwerfen: Sie erinnern sich an die Stakeholder, die wir in der ersten Phase der Initiierung im Blick behalten wollten? Der Kommunikationsplan muss alle Projektbeteiligten und Betroffenen mit den notwendigen Infos versorgen können.
Tipp: Projektmarketing ist eine sehr unterschätzte aber hoch effektive Maßnahme in der Projektkommunikation.
3. Projektdurchführung
In dieser Realisierungsphase des Projektlebenszyklus steht die Umsetzung an: mit dem (Teil-)Projektziel stets im Blick werden Aufgaben erledigt, Vorgänge abgeschlossen und Meilensteine erreicht. Und das möglichst innerhalb der geschätzten Aufwände bzw. der definierten Arbeitsumfänge und des Budgets. Damit der Überblick behalten wird, sollten Sie im Team und auch individuell:
- Status und Tracking transparent halten: Wer hat wann was abgeliefert? Das transparent nachzuverfolgen ist mittlerweile Kernaufgabe von Projektmanagement und läuft digital über ein PM-Tool. Nur so können alle in Echtzeit den tatsächlichen Fortschritt mit dem Planfortschritt vergleichen und in Status-Meetings über die korrekten Kennzahlen sprechen.
- Performance im Auge behalten: Das Motto lautet effektiv und effizient arbeiten und analysieren, wo die Durchführung möglicherweise durch unnötige Prozesse verlangsamt wird.
Tipp: Manche Aufwände sind wie Eisberge unter der Oberfläche größer als gedacht.
4. Projektkontrolle
Das Projekt-Controlling geht eigentlich mit der Durchführung Hand in Hand und - ganz unter dem Einfluss des agilen Projektmanagements - hat sich ein gewisses Maß an Kontrolle während der Durchführungsphase in Form von Soll-Ist-Vergleichen und simplen Status-Updates bewährt. Dass es im Projektlebenszyklus aber eine eigene Controlling-Phase gibt, kommt nicht von Ungefähr, denn gerade in komplexen, durch viele Abhängigkeiten geprägten Projekten sind umfangreiche Kontrollphasen nach Durchführungsphasen angebracht.
- Kontrolle aller Metriken: Projektfortschritt, Scope-Creep, Change-Management - alles Stichworte die manch einem Projektmanager den Schweiß auf die Stirn treiben. Denn in der Controlling-Phase stößt man nicht selten auf ein paar Projektleichen, die tief in den Performance-Daten verborgen sind und Änderungen bedingt, Umfangserweiterungen erzwungen und so Kosten in die Höhe getrieben haben.
- Performance Tracking: Die Leistung des Projekts wird mit den definierten Projektzielen verglichen und anhand der Metriken visualisiert. Das Performance Tracking wird mit Echtzeit-Dashboards digital gemacht - wer noch immer Excel dafür verwendet, hat das Digitalisierungs-Memo wohl noch nicht bekommen...
- Qualität prüfen: Häufig kommt nach der Kontrolle der Projektkosten, Zeitaufwände und erfolgreich abgeschlossener Aufgaben... nichts mehr. Die Kontrolle der abgelieferten Qualität wird gerade da, wo Qualitätsmanagement auch nicht in der Durchführungsphase etabliert ist schnell mal "vergessen". Spätestens jetzt muss das rigoros gemacht werden.
Tipp: Hier können Profis mit der Earned-Value-Analyse glänzen.
5. Projektabschluss
Der Abschluss des Projekts ist nicht erfolgreich gemacht, nur weil alle Vorgänge im Projektstrukturplan abgeschlossen sind. Jetzt geht es nämlich an die abschließende Dokumentation. Zwei Dinge sind ein absolutes Muss:
- Projektbericht erstellen: Der Projektabschlussbericht enthält alles, was der interne oder externe Kunde und auch andere Stakeholder wissen müssen, um z.B. das Endprodukt oder Teilprodukt abnehmen zu können, oder den Service als erbracht zu sehen.
- Lessons Learned dokumentieren: Nicht nur der Kunde soll zufrieden sein, auch das Projektteam sollte im Zuge der Lessons Learned Analyse Feedback geben können. Ziel ist es, jede Phase des Projektlebenszyklus von zukünftigen Projekten durch diese Informationen zu verbessern.
- Optional und sehr sinnvoll ist ein Projektabschluss-Meeting und, insbesondere bei Projekten mit gewissem öffentlichen Interesse, eine offizielle Projektübergabe.
Tipp: Projekt gescheitert? Eventuell können Sie das abgebrochene Projekt wiederbeleben?
Lesen Sie mehr zur Einführung ins PM:
2. Projektmanager oder Fachexperte?
3. Die 7 W's für Ihren Projektstart
5. Stakeholder glücklich machen
7. Die verschiedenen PMO-Arten
8. Ansätze für die Projektplanung