Project Management Offices sollen Unternehmen helfen, Prozesse zu verbessern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber was genau ist ein PMO, welche Arten von PMOs gibt es, und was bringt mir ein PMO?
Einführung ins PM (7): Die verschiedenen PMO-Arten
Madeleine Gritzbach, Dienstag, 06. November 2018 | Lesedauer: unbekanntNeue Unternehmen sprießen wie Pilze aus dem Boden und jedes dieser „Startups“ will mit seinen innovativen Ideen das nächste "Unicorn" werden. Unternehmen stehen daher unter immer größeren Druck, Projekte erfolgreich durchzuführen, Prozesse zu verbessern, Kosten zu senken und insgesamt wettbewerbsfähiger zu werden. Deshalb denken viele darüber nach, ein PMO in ihrer Organisation einzurichten.
Zweck und Funktion von PMOs
Ein Project Management Office, oft abgekürzt als PMO, ist eine Abteilung oder eine Gruppe in einer Organisation, die für die Etablierung und Pflege standardisierter Prozesse, Methoden und Richtlinien in der Organisation verantwortlich ist - nicht zu verwechseln mit dem Program Management Office oder dem Portfolio Management Office, die auch PMOs genannt werden, oder dem Project Office (PO). Das PMO stellt sicher, dass alle Projekte im Unternehmen auf die organisatorische Geschäftsstrategie abgestimmt sind.
Ziel des PMO ist es, den Unternehmenswert und damit die organisatorische Effizienz durch Optimierung der Projektprozesse zu steigern, Geschäftsstandards und -methoden einzuführen und vor allem sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diese Standards einhalten.
Generell unterstützen PMOs Projektleiter und -teams bei der Umsetzung von Projekten. Sie bieten Schulungsprogramme zur Sicherstellung der Compliance, aber auch zur Steigerung der Produktivität und Effizienz der Teammitglieder an. Deshalb dient ein PMO auch als Informations- und Wissensquelle für den Projektleiter und das Team. Weitere Aufgaben sind die Auswahl und Implementierung von Software, wie z.B. Projektmanagement-Tools.
Vorteile von PMOs
Die attraktivsten Argumente für die Einrichtung eines PMOs sind natürlich Kostenminimierung und Steigerung von Effizienz und Produktivität. Hinzu kommt ein Wettbewerbsvorteil, wenn Sie Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und standardisierte Prozesse einführen, um ihre Time-to-Market zu beschleunigen. PMOs unterstützen Projekte weiter in diesen Bereichen:
- Reduktion von Projektfehlern
- Durchführung von Projekten im zeitlichen und monetären Rahmen
- Kosteneinsparungen
Verschiedene Arten von PMOs
Es gibt kein "DAS" PMO, jede Organisation definiert die Rolle und Verantwortlichkeiten ihres Unternehmens, abhängig von ihrer Kultur und Geschichte. Tatsächlich etablieren große Unternehmen oft mehrere verschiedene Arten von PMOs innerhalb ihrer Organisation.
Es gibt jedoch einen gemeinsamen Nenner, eine Funktion, die jedes PMO erfüllen muss: Die Unterstützung des oberen Managements und Akzeptanz der Mitarbeiter. PMOs können ihr volles Potenzial nur entfalten, wenn sie das Vertrauen aller Mitarbeiter des Unternehmens haben. Um den Erfolg des PMO zu gewährleisten, muss es vollständig auf die gesamte Organisationsstrategie abgestimmt sein und mit dem oberen Management, den Projektteams und den Mitarbeitern kommunizieren.
Das Project Management Institute (PMI) unterscheidet 5 verschiedene Arten von PMOs:
Departmental-PMO
Abteilungs-PMOs, oft auch Business-Unit-PMO oder Divisional-PMOs genannt, bieten Projektunterstützung für eine bestimmte Geschäftseinheit oder Abteilung in der Organisation. Zu den Aufgaben des Departmental-PMO gehören Portfoliomanagement, Projektunterstützung (z.B. Training), effiziente Ressourcenallokation und Projektcontrolling.
Project-Specific-PMO
Wie der Name schon sagt, werden projektspezifische PMOs speziell zur Unterstützung eines bestimmten Projekts eingerichtet. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird auch das PMO aufgelöst. Die Hauptfunktionen des projektspezifischen PMO sind Dienstleistungen zur Unterstützung des Projektteams, wie z.B. administrative Aufgaben, Datenmanagement, Controlling, Reporting und Monitoring.
Project-Support-PMO
Die Hauptaufgabe des Project-Support-PMO besteht darin, standardisierte Prozesse und Verfahren zur Unterstützung von Projektteams in der gesamten Organisation zu etablieren. Dazu gehören Schulungen zu Praktiken, Methoden und Softwaretools, aber auch administrative Dienstleistungen für Projektteams.
Enterprise PMO
Enterprise PMOs haben von allen fünf PMO-Typen die größte Kontrolle und Verantwortung und berichten direkt an die Geschäftsleitung der Organisation. Enterprise PMOs stellen sicher, dass die Projekte mit der Organisationsstrategie und dem Unternehmensziel übereinstimmen. Um dies zu erreichen, sind Enterprise PMOs befugt, für alle Projekte strategische und taktische Pläne zu erstellen (siehe Portfoliomanagement).
Center of Excellence
Das Center of Excellence ist eine Art Wissensmanagement-Zentrum, das Projektmanagern und Teams hilft, erfolgreiche Projekte mit den richtigen Standards, Verfahren, Methoden und Werkzeugen zu realisieren (siehe Best Practices im Projektmanagement).
Hier ein Überblick über die verschiedenen Arten von PMOs aus dem PMO-Framework und PMO-Modellen für das Projektgeschäft.
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