Excel im Projekt? Wo es Sinn macht und wo nicht

Excel ist eines der am weitesten verbreiteten Office-Programme und daher bei vielen Projektmitarbeitern sehr beliebt. Denn hier spielt häufig die Macht der Gewohnheit eine große Rolle. Das vielseitige einsetzbare Tool hat durchaus seine Berechtigung und in bestimmten Fällen macht der Einsatz von Excel als Projektmanagement-Tool durchaus Sinn. Doch gibt es auch Fälle und Situationen, in denen Excel an seine Grenzen stößt. 

Die Stärken von Excel 

Excel ist vielseitig einsetzbar und besonders hilfreich für: 

• Einfache Aufgabenlisten
• Klassische Checklisten
• Tabellen-Kalkulationen
• Einbindung externen Projektmitarbeiter

Excel-Tabellen eigenen sich besonders für einfache Aufgabenlisten, die den Ausgangspunkt für die Projektplanung bilden. So können die relevanten To-Dos zu Projektbeginn schnell und einfach erfasst werden. Selbst wenn mehrere Personen ihre Excel-Aufgabenlisten zusammenführen, können Duplikate verhältnismäßig einfach entfernt und die Inhalte einheitlich aufbereitet werden. Damit bildet die Aufgabenliste eine gute Basis für die Projektplanung. 

Ähnlich ist es mit klassischen Checklisten: Egal, ob Pflichten- oder Lastenheft, eine Meeting-Checkliste oder eine Checkliste für eine bestimmte Projektphase. Hierfür ist Excel ideal: Das entsprechende Excel-Dokument kann einfach im Projektplan an die entsprechende Aufgabe, den Vorgang oder den Meilenstein gehängt werden und liegt so als Vorlage auf dem Dateiserver. 

Mit Hilfe der Kernfunktion von Excel, der Tabellen-Kalkulation, können Daten hervorragend gefiltert, Details analysiert und visualisiert werden. Projektleiter nutzen diese Funktionen für ihr Reporting. Projektstatus, Budgetübersicht oder der aktuelle Plan/Ist-Aufwand lassen sich beispielsweise abteilungsübergreifend in Pivot-Tabellen visualisieren. Den Status-Quo kann man so in Excel erfassen und an involvierte Stakeholder weiterleiten oder ganz einfach ausdrucken und ins Meeting mitnehmen.

Externen Projektmitarbeitern - die auf das unternehmensinterne Projektmanagement-Tool aus Lizenzgründen keinen Zugriff haben - kann der für sie relevante Teil des Projektplans in einer Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt werden. Darin können externe Projektbeteiligte die ihnen zugeteilten Aufgaben abhaken und die erfassten Stunden hinterlegen. Da die Daten mit dem Projektplan in Formatierung, Titel sowie Beschreibung der Aufgaben übereinstimmen, ist dies eine sehr strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise. Im schlimmsten Fall würden sich "Externe" alles selbst zusammen "schustern" und damit für den Projektleiter einen zusätzlichen Arbeitsaufwand generieren, da dann alles mühsam manuell in den Projektplan übertragen und angepasst werden müsste. 

Excel bietet somit einige Vorzüge wie zum Beispiel Vielseitigkeit und Flexibilität. Dennoch ergeben sich daraus auch die größten Schwächen des Programmes. 

Die Grenzen von Excel

Man kann zwar Aufgabenlisten und Checklisten erstellen, aber letztendlich ist und bleibt Excel eine einfache Tabelle ohne Geschäftslogiken. Den Überblick behält man hier nur bei relativ kurzen Listen. Steigen jedoch die Komplexität und wird die Aufgabenliste immer länger und länger, dann wird es zunehmend unübersichtlich. Ab einem gewissen Grad an Komplexität genügen einfache Listen schlichtweg nicht mehr - man muss dann mit Pivot-Tabellen und Makros arbeiten. Diese manuellen Anpassungen erfordern Zeit und Energie, und besonders jemanden, der sich damit auskennt. 

Auch als Reporting-Tool eignet sich Excel nur bedingt. Projektmanager stehen unter enormen Druck, Projekte termingerecht abzuschließen, im Budgetrahmen zu bleiben und die vorab definierte Qualität zu liefern. Um Projekte effektiv zu steuern, müssen jederzeit schnell und einfach Berichte und Auswertungen generiert werden können. Die Daten sollten also nicht nur mit einem Klick verfügbar, sondern vor allem akkurat sein. In Excel ist das nicht immer gegeben, eine falsche Formel oder ein kleiner Tippfehler und schon sind die Daten nicht mehr korrekt. 

In der Cloud oder über den internen Unternehmensserver können zwar mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, jedoch erfordert diese sehr viel Disziplin von allen Beteiligten. Sobald jemand das Dokument lokal speichert und verändert, ist das Online-Dokument nicht mehr aktuell. Auf diese Weise kann schnell ein Versionschaos entstehen. 

Natürlich können Sie auch prinzipiell Gantt-Charts in Excel abbilden und mit Hilfe von bedingter Formatierung oder VBA-Programmierung Automatismen bei Anpassungen hinterlegen. Und auch Ihre Ressourcen-Auslastung können Sie über alle Projekte hinweg mittels Pivot-Tabellen aufbereiten. Und man kann ja immer noch ein Kommentarfeld für den Austausch unter den Projektmitarbeitern zur Kommunikation einfügen. 

Lohnt sich der Aufwand?

Vieles ist möglich, aber bedingt häufig einen zusätzlichen Aufwand. Bei weniger komplexen Projekten mit wenigen oder keinen Abhängigkeiten, einer kurzen Projektdauer und kleinen Teams ist dieser vielleicht noch zu meistern. Sobald das Projekt wächst und mit zahlreichen Abhängigkeiten komplexer wird sowie eine große Zahl an Projektbeteiligten involviert, sollten Sie sich fragen, ob dieser Mehraufwand auch einen Mehrwert bringt. 

Auf diese Herausforderungen könnten Sie also stoßen, wenn Sie Ihre Projekte ausschließlich mit Excel bewältigen wollen: 

• Änderungen können nicht in Echtzeit abgebildet werden. 
• Anpassungen müssen manuell überprüft werden, da Excel bei Änderungen fehleranfällig ist. 
• Komplexe Projekte und Multi-Projekt-Ansichten sind schwer abbildbar. 
• Kapazitäten der Ressourcen können nicht in Echtzeit aktualisiert werden. 
• Sind Ressourcen in mehrere Projekte involviert, wird es schnell übersichtlich. 

Ein Tool ist noch kein Projektmanagement

Letztendlich müssen Sie selbst entscheiden, ob Sie ausschließlich Excel für die Projektarbeit nutzen möchten. Es muss keine Entweder-Oder-Entscheidung sein - Excel kann hervorragend gemeinsam mit einer Projektmanagement-Software genutzt werden. Schließlich geht es in erster Linie darum, Projekte erfolgreich umzusetzen und einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. 

Die Anschaffung eines professionellen Projektmanagement-Tools, führt nicht automatisch zur effektiveren Projektarbeit. Die Anschaffung erweckt vielleicht den Eindruck, professionelles Projektmanagement zu betreiben. Wird die Software aber nicht richtig eingesetzt, nutzen die Mitarbeiter das Tool gar nicht oder werden Prozesse und Strukturen nicht professionalisiert, dann nützt jede noch so fortgeschrittene Projektsoftware nichts.  

Damit das Projektmanagement effektiv ist, muss es auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet sein. Zudem müssen eine klare Methodik sowie definierte Prozesse vorliegen, nach denen Projekte durchgeführt werden. Und das wichtigste: Die Projektmitarbeiter müssen auch wirklich mit dem vorhandenen Projektmanagement-Tool arbeiten. Es ist also wichtig Nutzer-Akzeptanz für die eingesetzten PM-Werkzeuge zu schaffen. 

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Ursprünglich erschienen im projektmagazin Blog am 13.07.2017: Wo Excel im Projekt Sinn macht - und wo nicht

Autor: Dr. Andreas Tremel