Startups und kleine Firmen sind oft der Überzeugung, dass sie nicht genügend Mitarbeiter oder Kunden haben, um einen Projektmanager einstellen zu müssen. Das kann auf kleine oder unbedeutendere Projekte durchaus zutreffen, doch in dem Moment, in dem ein Unternehmen mit einem kritischen oder umfangreichen Projekt umgehen muss, sollte man ernsthaft darüber nachdenken, einen Projektmanager an Bord zu holen.
Die nächste Einstellungsrunde steht an und Absolventen und Unternehmen bereiten sich gerade darauf vor. Daher beschäftigt sich diese Blog-Serie im September mit allen Aspekten der Anstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, dem sogenannten Onboarding im Projektmanagement. Diese Woche starten wir mit Tipps für Personaler, insbesondere um festzustellen, ob ein Unternehmen einen designierten Projektmanager benötigt oder nicht.
5 Anzeichen dafür, dass Sie einen Projektmanager benötigen
Ihre Projekte scheitern, aber Sie sind sich nicht sicher, ob die Einstellung eines Projektmanagers eine gute Idee wäre? Beantworten Sie die folgenden fünf Fragen und wenn sie auf eine dieser Fragen mit „Ja“ antworten, dann ist dies ein todsicheres Zeichen dafür, dass Sie einen Projektmanager brauchen.
Verfolgen Ihre Projekte kein klares Ziel?
Und haben Sie niemanden bei sich im Unternehmen, der diese Ziele nicht nur benennen kann, sondern der auch einen Plan entwirft und über die Schritte entscheidet, die notwendig sind, um dieses Ziel zu erreichen? Falls die Antwort auf beide Fragen „Ja“ lautet, dann könnte dies bereits erklären, warum Ihre Projekte scheitern. Ohne klares Ziel und eine Person, die das Projekt auf Kurs hält, arbeitet Ihr Team vermutlich recht ineffizient und steckt mehr Aufwand in das Vorhaben als eigentlich notwendig wäre.
Weiten sich Ihre Projekte aus, weil ständig Planänderungen notwendig sind?
Das Fehlen eines klaren Zieles führt nicht selten dazu, dass ständig Änderungen am ursprünglichen Projektplan notwendig sind, die zu einem sog. „Scope Creep“ führen. Selbst kleine Änderungen summieren sich schnell und führen dazu, dass Sie am Ende das Budget sprengen und wichtige Deadlines verpassen. Ein Scope Creep kann auch passieren, falls Sie nicht wissen oder nicht verstehen, was die Anforderungen Ihrer Kunden sind. Ein Projektmanager kann hier eine wichtige Relaisstation sein, die einen Scope Creep vermeidet.
Verpassen Sie öfter mal Deadlines?
Ineffizientes Arbeiten führt in der Regel dazu, dass Deadlines verpasst werden, weil die Dinge nicht nach Plan laufen. Um fair zu bleiben – nichts läuft in der Regel ganz nach Plan, aber Projektmanager können zumindest einige dieser ungeplanten Ereignisse antizipieren und Gegenmaßnahmen einleiten, so dass das Team trotzdem fristgerecht liefern kann. Das Verpassen wichtiger Deadlines hat nicht nur finanzielle Folgen, sondern Kunden und andere Stakeholder werden außerdem anfangen, Ihre Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit in Frage zu stellen, was Ihrem Geschäft schweren Schaden zufügen kann. Ein Projektmanager ist keine Garantie dafür, dass Sie alle Ihre Projekte pünktlich abschließen, aber das Risiko ist deutlich niedriger, denn Projektmanager planen in der Regel Zeitpuffer ein, um Verzögerungen zu vermeiden.
Überziehen Sie öfter mal Ihr Budget?
Jedes Projekt hat drei Einschränkungen und Änderungen in einem Bereich beeinflussen zwangsläufig die anderen beiden. Falls Sie ständig dem Plan hinterherhinken, dann kann das sehr schnell sehr teuer werden. Falls Sie beispielsweise Produkte entwickeln und Sie deren Markteinführung ständig verschieben, dann verlieren Sie das Geld, das Sie verdient hätten, wenn das Produkt pünktlich auf den Markt gekommen wäre. Zusätzlich können Sie keine neuen Kunden gewinnen. Jeder zusätzliche Tag treibt Ihre Kosten in die Höhe und so sprengen Sie schnell das Budget und verlieren gleichzeitig auch noch Geld. Im Vergleich zu diesen Kosten ist das Budget für einen Projektmanager oft lächerlich klein.
Hapert es bei der Teamkommunikation?
Effiziente Kommunikation ist einer der wichtigsten Treiber des Geschäftserfolgs. Ineffiziente Kommunikation kann zu Missverständnissen führen und zu Konflikten zwischen Teammitgliedern. Falls ständig Uneinigkeit besteht, dann wirkt sich das negativ auf die Motivation des Teams aus und die Qualität der Arbeit wird leiden. Ein Projektmanager kann sicherstellen, dass die Kommunikation zwischen Teammitgliedern transparent ist und dass Konflikte rechtzeitig gelöst werden.
Projektmanager können nicht hexen und können genauso wenig ein Wunder heraufbeschwören. Ebenso wenig können Sie den Erfolg garantieren, doch sie können die Chancen darauf erhöhen. Die Einführung eines funktionierenden Projektmanagements in Ihrem Unternehmen ist eine Verpflichtung und kann kaum nebenbei erledigt werden, doch die Anstellung eines guten Projektmanagers kann der erste Schritt in Richtung höherer Produktivität, effizienter Teamarbeit und Problemlösung sein.
Text: Linh Tran