Fokussiert arbeiten mit InLoox (Teil 2): Gemeinsam im Team

Im ersten Teil unserer Blogreihe zum fokussierten Arbeiten haben wir bereits einen Blick darauf geworfen, wie Sie Ihren Arbeitsalltag für sich besser strukturieren können. Im zweiten Teil betrachten wir nun eine weitere Möglichkeit, um sich gemeinsam im Team zu koordinieren und so Fokus zu schaffen.

Dabei geht es später besonders um das Szenario von Team-Meetings. Jeder war bestimmt schon einmal in unstrukturierten Meetings, in denen gefühlt tausend neue Aufgaben aus dem Nichts entstanden sind. Am Ende verlassen alle gestresst und überfordert das Besprechungszimmer und wissen gar nicht, mit welcher Aufgabe sie anfangen sollen. Nachfolgend finden Sie eine einfache Möglichkeit, wie Sie dem mit Hilfe von InLoox Abhilfe schaffen können.

1. Schritt: Ziele transparent kommunizieren

Der erste Schritt, um fokussiert arbeiten zu können, sind Ziele. Besonders in größeren Teams ist es wichtig, dass alle über die Ziele des Projektes Bescheid wissen. Um Ziele für alle nachvollziehbar und sichtbar festzuhalten, empfehlen wir die Notizfunktion auf der Betreuungsseite im InLoox Projekt. Auf diese Notizen hat das Projektteam zu jeder Zeit Zugriff. Zu neuen Notizen kann einfach eine schnelle Benachrichtigung verschickt werden. Die Benachrichtigungsfunktion liefert hier eine enorme Zeitersparnis. Anstatt alle noch einmal umständlich per E-Mail über die neue Notiz zu informieren, benachrichtigen Sie einfach direkt mit InLoox.  

Ziele können beispielsweise mit der SMART-Methode definiert werden:

• S – Spezifisch: Ein Ziel sollte so genau und konkret wie möglich sein (z.B. „Bau eines Einfamilienhauses in Massivbauweise mit 125 qm Wohnfläche auf einem Grundstück in Hanglage mit Fertigstellung bis 30.11.2023“)
• M – Messbar: Ziele messbar machen –> Nennung eines Mengengerüstes, einer Zeitangabe oder eines sonstigen messbaren Kriteriums (z.B. „Einhaltung des Projektbudgets von 300.000 Euro“ anstatt „Geringe Projekt-Kosten“)
• A – Akzeptiert: Ziele müssen vom Projektteam und den wichtigsten Stake- und Shareholdern akzeptiert werden, damit das Projekt Erfolg haben kann. (z.B. „Verputzung des Hauses im gleichen Schema wie das der anderen Häuser im Viertel“)
• R – Realistisch: Greift mit dem vorherigen Punkt eng zusammen: Realistische Ziele werden eher akzeptiert und motivieren deutlich stärker, als solche, die bereits im Vorfeld als nicht machbar erscheinen. (z.B. „Fertigstellung des Hauses bis 30.11.2019“)
• T – Terminierbar: Weiteres Kriterium ist die Nennung detaillierter Zeitangaben wie etwa für Meilensteine. (z.B. „Einzugsfertiges Erdgeschoss bis 20.11.2013“ statt „Erdgeschoss früh bezugsfertig“)

So gehen Sie vor, um Ziele per Notiz im Projekt festzuhalten:

1. Projekt per Doppelklick aus der Projektliste öffnen

2. Betreuungsseite öffnet sich: Im Notizbereich auf der rechten Seite die wichtigsten Ziele hinterlegen.

3. Bei Bedarf über die Registerkarte Format formatieren und wichtige Punkte hervorheben.

4. Zur neuen Notiz benachrichtigen: Hier besteht die Möglichkeit verschiedene Projektrollen zu benachrichtigen (Projektteam, Projektleiter, Kunde, Partner, etc.). Diese entsprechen den auf der linken Seite unter Verantwortlich hinterlegten Ressourcen. Natürlich ist auch möglich einzelne Personen zu benachrichtigen. Diese werden einfach über das Adressbuch ausgewählt.

2. Schritt: Priorisierungs-Matrix aufbauen

Im nächsten Schritt bauen Sie eine einfache Matrix auf – ähnlich wie in der globalen Aufgabenliste (siehe 1. Teil der Blogreihe). Der Unterschied dazu ist, dass wir diese nun innerhalb des Projektes im Kanban, also im Aufgabenbereich, erstellen. Damit dient die Matrix nicht zur persönlichen Selbstorganisation, sondern zur übergreifenden Organisation im Team.

1. Wechseln Sie in den Aufgabenbereich im Projekt.

2. Hier individualisieren wir den Status, um Aufgaben besser zu priorisieren. Dazu klicken Sie auf Bearbeiten >> Status bearbeiten.

3. Passen Sie den aktuellen Status und fügen Sie ggf. weitere hinzu bis Sie über folgende Spalten verfügen:

• Wichtig
• Zeitkritisch
• Zeitkritisch & Wichtig
• Erledigt

4. Beachten Sie hierbei, dass InLoox immer den letzten Status auf der rechten Seite als „Erledigt“ erkennt. D.h. egal, wie Sie diese Spalte nennen, die Aufgaben die Sie hierher ziehen, werden durch InLoox als erledigt markiert.

Mit Hilfe dieser Matrix können Sie nun im Team priorisiert arbeiten. Die Wichtigkeit der Aufgaben kann so gemeinsam im Team definiert werden die To-Dos werden nach Priorität abgearbeitet.

3. Schritt: Projekt-Meetings über Mindmaps & Matrix koordinieren

Wie nutzen Sie diese Matrix nun im Projektalltag? Die Matrix hilft besonders dabei, Meetings zu strukturieren. Dazu gehen Sie am besten im Meeting wie folgt vor:

1. Nutzen Sie die Mindmap während des Meetings, um wichtige Punkte festzuhalten und zu strukturieren.

2. Während des Meetings werden bestimmt einige neue Aufgaben entstehen. Diese halten Sie ebenso zunächst in der Mindmap fest.

3. Am Ende des Meetings können Sie jene Knoten, die Sie als Projektaufgabe übernehmen möchten, markieren und über die Registerkarte Bearbeiten >> Aufgaben erzeugen >> Markierte Knoten ins Kanban überführen.

4. Im Kanban angekommen hinterlegen Sie noch die Ressource, die die Aufgabe übernehmen wird.

5. Nun können Sie gemeinsam die Priorität der neuen Aufgaben festlegen.

Am Ende des Meetings werden alle den Raum verlassen und genau Bescheid wissen, welche Aufgaben Sie noch zu erledigen haben und, welche Aufgabe Sie als erstes angehen. Sie stellen also sicher, dass in Meetings nicht völliges Chaos ausbricht und Ihre Mitarbeiter und Kollegen die Besprechung am Ende überfordert verlassen.

Sehr wichtige Aufgaben können sich die einzelnen Mitarbeiter dann auch mit ihrem Outlook-Kalender synchronisieren. Dazu wählen Sie die entsprechende Aufgabe im Kanban-Board aus und klicken auf Bearbeiten >> Synchronisieren mit >> Outlook-Kalender.

Den Aufgaben-Status können Sie jeweils individuell für jedes einzelne Projekt oder über die InLoox Optionen global für alle Projekte anlegen.

Zum 1. Teil der Blogreihe: Selbstorganisation mit InLoox

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