In einem Projekt müssen verschiedenste Aktivitäten aufeinander abgestimmt werden. Die Planung dieser Schritte kann mithilfe unterschiedlicher Instrumente geschehen – die wohl bekanntesten darunter sind die Methode des kritischen Pfads sowie das Gantt-Diagramm. Lesen Sie hier, was die Kernkriterien dieser Vorgehensweisen sind und wie Sie sie nutzen können, die Projektplanung zu erleichtern.
Diese Methode verdankt ihren Namen dem Unternehmensberater Henry L. Gantt. Das Diagramm stellt anstehende Tätigkeiten grafisch dar, kurzum: es gibt einen grafischen Überblick über Anfangs- und Enddaten von Aktivitäten. Bei kleinen Projekten kann es auch durch Tabellenkalkulation, z.B. in Excel, angelegt werden; mit steigender Größe und Komplexität empfiehlt sich hingegen der Einsatz einer speziellen Projektmanagement-Software, um den Überblick zu wahren und damit alle logischen Abhängigkeiten auch bei Planänderungen berücksichtigt werden.
Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, werden zunächst die einzelnen Vorgänge untereinander in die erste Spalte einer Tabelle eingetragen. Eine horizontale Zeitachse als obere Begrenzung der Tabelle weist auf Zeitdauern hin. Sie kann je nach Belieben in Tage, Wochen oder Monate als Spalten eingeteilt werden. Jede Aufgabe wird dann darunter als horizontaler Balken im Verhältnis auf diese Achse eingetragen. Dies geschieht untereinander, da so Abfolgen und Überschneidungen sichtbar werden.
Ein großer Vorteil von Gantt-Diagrammen ist der Gesamtüberblick über das anstehende Projekt. Dies gilt jedoch nur für kleine bis mittelgroße Projekte, da sonst Einbußen bezüglich der Übersichtlichkeit hingenommen werden müssen.
Das ursprüngliche Gantt-Diagramm enthält keine Informationen zur Ressourcenbelegung, doch es ist durchaus üblich, die zuständigen Ressourcen und ihre Auslastung beim entsprechenden Vorgang anzutragen. So gewinnt man zusätzliche Informationen zur Kapazitätsauslastung direkt im Gantt-Chart.
Termine und die Auslastung können leicht abgeändert werden. So können geplante Ziele mit tatsächlich erreichten abgeglichen und der tatsächliche Fortschritt in die Übersicht überführt werden, um die Projektplanung auf dem neuesten Stand zu halten.
Das Planungsinstrument des kritischen Pfads stammt aus der Netzplantechnik, mit deren Hilfe logische Anordnungsbeziehungen und Zeitdauern von Vorgängen eine wichtige Rolle spielen. Eine Kette von Aufgaben, deren Dauer die Gesamtprojektdauer bestimmt, wird dabei kritischer Pfad („critical path“) genannt. Diese Aufgaben sind also voneinander abhängig und haben keinen Zeitpuffer. Verzögert sich beispielsweise die Lieferung eines Materials um 6 Tage, so wird sich auch der Endtermin des Projekts um diese Zeitspanne verschieben.
Der kritische Pfad kann zwar keine Engpässe verhindern, zeigt jedoch Risikostellen auf und ermöglicht so den Einsatz von präventiven Maßnahmen gegen eine Verzögerung im Projektabschluss, wie zum Beispiel die Umverteilung von Ressourcen. Andere Aufgaben, die über Pufferzeit verfügen, können innerhalb dieser ohne Auswirkungen auf das Projektende verschoben werden.
Um den kritischen Pfad zu visualisieren, müssen zunächst alle Start-und Enddaten von Aufgaben sowie deren Abhängigkeiten definiert werden. Anschließend wird jede Aktivität als Vorgangsbalken dargestellt und diese untereinander, je nach Abhängigkeit, durch Pfeile miteinander in Beziehung gesetzt.
Das Gantt-Diagramm und der kritische Pfad gehören nicht zu den Methoden, die im Projektmanagement gerade als „hip“ gelten. Sie zählen aber nicht umsonst zu den Klassikern unter den PM-Methoden. Beide unterstützen Projektplaner durch eine übersichtliche Zeitplanung, wobei der kritische Pfad zusätzlich auf Engpässe im Zeitplan hinweist.
Bei der Bearbeitung mit der entsprechenden Software, können Gantt-Diagramm und kritischer Pfad sogar in einer Ansicht kombiniert werden – man kann sich also auf Knopfdruck anzeigen lassen, wo sich die Flaschenhälse im Gantt-Plan befinden.
Beide Methoden sind noch kein Garant für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts. Doch sie sind entscheidende Mittel, um während des Projektablaufs den Gesamtüberblick zu wahren und so möglichst nahe an der ursprünglichen Planung festzuhalten.
Text: Klara Obermair