[GAST-AUTORIN] Die 6 Projektmanagement-KPIs

Die Projekte, an denen Ihr Unternehmen arbeitet, müssen richtig strukturiert und verwaltet werden, um katastrophale Situationen zu vermeiden. In einer aktuellen Studie gaben fast 37 Prozent der befragten Unternehmer an, dass das Fehlen klar definierter Ziele zum Scheitern des Projekts geführt habe. 

Hier einige der wichtigsten KPIs, die Sie im Verlauf Ihres Projekts im Auge behalten sollten. 

1. Der Planwert des Projekts

Im Wesentlichen besteht der geplante Wert Ihres Projekts aus den geschätzten Kosten der geplanten Aktivitäten.  

Typischerweise wird der Planwert eines Projekts auf zwei verschiedene Arten berechnet: 

Die erste Formel, die Sie zur Berechnung des Planwertes verwenden können, ist die Berechnung der Stunden, die Sie im Zeitplan für Ihr Projekt noch haben, multipliziert mit dem Stundenlohn Ihrer Mitarbeiter.  

Oder Sie ermitteln den Prozentsatz der im Projekt verbleibenden geplanten Aktivitäten und multiplizieren diesen Wert mit dem Projektbudget. 

2. Der Return on Investment (Kapitalrendite)

Als Unternehmer sollten Sie sich bei den Projekten, die Ihr Unternehmen übernimmt, immer um den Return on Investment (ROI) kümmern, denn diese Kennzahl spiegelt die Rentabilität Ihrer Investitionen wider. Im Idealfall sollten Sie nur Projekte übernehmen, bei denen der Nutzen die geplanten Kosten übersteigt. 

Allerdings müssen Sie sich bewusst sein, dass nicht alle Projekte auf einen positiven ROI ausgelegt sind. Es wird Zeiten geben, in denen der ROI als langfristige Investition und nicht als einmaliger Kapitalzufluss berechnet werden sollte, wie es beispielsweise bei der Modernisierung der Software-Infrastruktur der Fall sein kann. Die Berechnung des ROI des Projekts ist nur unter Berücksichtigung von Ist-Kosten- und Fertigstellungswert möglich. 

3. Kosten für das Projektmanagement

Wenn Sie versuchen, die Gesamtkosten Ihres Projekts zu berechnen, vergessen Sie nicht, etwaige zusätzliche Personalkosten zu berücksichtigen. In umfangreichen Projekten sind oft externe Dienstleister involviert oder es werden befristete Stellen geschaffen. Jedoch können höhere Managementkosten auch darauf hin deuten, dass die Projektplanung mangelhaft ist.  

Sie müssen auch die Zeit, die Ihr Team mit Projektbesprechungen, Abstimmung mit Lieferanten oder Dienstleistern, oder der Dokumentation verbringt, einplanen. Diese Aufwände müssen sowohl im Plan und damit auch im Budget berücksichtigt werden. 

4. Überfällige Projektaufgaben

Bevor Sie ein Projekt beginnen, müssen Sie sich mit Ihrem Managementteam zusammensetzen und eine Liste der Ziele erstellen. Die Verfolgung der Fortschritte Ihres Teams hilft, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden, bevor sie sich zu großen Katastrophen entwickeln. Wenn Sie eine Menge überfälliger Aufgaben auf Ihrem Dashboard haben, müssen Sie mit den verantwortlichen Teammitgliedern sprechen. 

Wenn Termine nicht eingehalten werden können, sei es wegen Kapazitätsengpässen oder falscher Einschätzung, bedeutet das so gut wie immer ein Überschreiten des Budgets. Hier sollten Sie einerseits aus der Projekterfahrung Ihrer Mitarbeiter schöpfen und eine realistischere Einschätzung der Aufwände anstreben. Und andererseits die Anforderungen in Teilanforderungen herunterbrechen und priorisieren. Das hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich nicht in „Fleißaufgaben“ zu verzetteln. 

5. Planabweichungen

Die Planabweichungsmetrik gibt Ihnen Auskunft darüber, wie weit Sie bei bestimmten Planungsphasen voraus oder zurückliegen. Die Beobachtung dieses KPI während des gesamten Projektverlaufs hilft, Probleme direkt anzugehen. 

Planabweichungen müssen so schnell wie möglich adressiert werden. Damit es aber erst gar nicht so weit kommt, können Sie für jedes Projekt einzeln oder global für alle Projekte einen Wert definieren, der als Zeitpuffer immer eingeplant werden muss. Das verschafft dem Projektteam Handlungsspielraum und führt im besten Fall dazu, dass das Projekt entweder vor Zeitplan oder in größerem Umfang fertiggestellt werden kann. Im schlechtesten Fall wird der Zeitpuffer aufgebraucht und das Projekt wie geplant abgeschlossen.  

6. Eine Aufschlüsselung der Qualitätskennzahlen

Während es wichtig ist, ein Projekt termingerecht und im Rahmen des Budgets abzuschließen, wollen Sie nicht, dass die Qualität des Ergebnisses darunter leidet. Deshalb ist die Kontrolle einer Reihe von Qualitätskennzahlen unerlässlich. 

Der Faktor Kundenzufriedenheit 

Egal ob Sie als Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen für ihre Kunden oder intern für Ihre Mitarbeiter her- bzw. zur Verfügung stellen: Durch eine kurze Umfrage können Sie schnell herausfinden, ob sie den Service erhalten, den sie verdienen. Auf Basis dieses Feedbacks können Sie zukünftige Projekte optimieren und so nicht nur Ihr Projektmanagement sondern auch Ihre Produktpalette oder Ihr Dienstleistungsangebot erweitern. 

Die Anzahl der aufgetretenen Fehler 

Außerdem müssen Sie kontrollieren, wie viele Aufgaben innerhalb eines Projekts neu bearbeitet werden müssen. Fehler beeinflussen nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern auch das Budget und den geplanten Fertigstellungstermin. Oftmals werden diese Fehler entweder durch mangelnde Kommunikation oder den Einsatz veralteter Tools verursacht. 

Seien Sie ein Anführer! 

Teamführung bedeutet, dass Sie die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen und Ihr Team motivieren. Da heißt es, mit gutem Beispiel vorangehen und das umsetzen, was Sie von Ihrem Team erwarten. Sei es, die neue Software zu nutzen, konsequent zu dokumentieren, regelmäßig mit Kunden Rücksprache zu halten oder einfach nur pünktlich zu den Besprechungen zu kommen. 

Die Autorin: 

Ashley Lipman

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Übersetzt aus dem Englischen. Originalbeitrag auf www.inloox.com