Gastautor Brad Egeland: Perfektion im Projekt

Ich bin Iowa Hawkeye-Fan und Alumnus der University of Iowa – der Klasse von 1985. Sie hatten einige hervorragende Teams und großartige Football-Spieler, aber sie haben bis dato niemals ein perfektes 12:0-Ergebnis erzielt. Sie waren nie perfekt – viele Fehler und auch Glück trugen zum Ergebnis einiger Spiele bei – dennoch schafften sie es, die Spielzeit mit einem großartigen Ergebnis zu beenden.

Vergessen wir den Gedanken der Perfektion im Projektmanagement. Sie ist schlicht und ergreifend nicht möglich. Es gibt einfach zu viele Störvariablen. Zu viele Dinge entziehen sich unserer Kontrolle – was manchmal auch ganz gut ist. Aber wie können wir der Perfektion so nahe wie möglich kommen… wie können wir das schaffen? Wie leisten wir großartige Arbeit, halten das Projekt in der Spur, sorgen dafür, dass der Kunde zufrieden ist, arbeiten im Rahmen des Budgets, das am Projektbeginn festgelegt wurde und sorgen dafür, dass ein sehr talentiertes und konzentriertes Team beständig voranschreitet und das in einer langen, komplexen Projektphase… die nicht selten länger als ein Jahr dauert?

Allgemein gesprochen schaffen wir das, indem wir uns auf die Best Practices im Projektmanagement konzentrieren und die logischen Schritte befolgen. Wir schaffen es nicht, indem wir beliebig Aufgaben bearbeiten, Brände löschen und warten, bis uns die Probleme einholen. Viel besser und auch meist deutlich erfolgreicher ist es, proaktiv beim Steuern unserer Projekte zu sein als nur auf das neueste Großproblem zu reagieren.

Nun, wenn Proaktivität im Fokus steht, dann sehen wir uns drei Kernbereiche des Projektes an, in denen wir uns auf proaktive Planung und Steuerung beim Management unserer Projekte konzentrieren sollten.

Risikoplanung und -management

Risikoplanung und -management sind der Inbegriff proaktiven Projektmanagements. Sie planen quasi für den Fall, der wahrscheinlich nicht eintrifft… aber könnte… und Sie planen, wie Sie mit Problemen umgehen, falls sie tatsächlich auftreten. Die meisten von uns hassen das und finden es sehr schwer, Zeit und Budget dafür aufzubringen – vor allem bei kleineren Projekten mit sehr engen Budgetgrenzen. Aber falls auch nur eines der identifizierten Risiken seinen hässlichen Kopf hervorstreckt und Sie beißt, dann sind Zeit und Geld gut investiert. Lassen Sie diesen entscheidenden Schritt nicht aus.

Kundenengagement

Oft sehen wir dies nicht als etwas, das wir steuern müssen – bis zu dem Zeitpunkt, wenn wir versuchen, unseren Kunden ans Telefon zu bekommen und er nicht zu erreichen ist. Dabei dürfen wir nicht vergessen, dass unser Kunde einen echten Job hat und das Projekt ihm vermutlich aufgetragen wurde und er es nun zusätzlich zu seiner ganzen anderen Arbeit zu betreuen hat. Meist bedeutet es Zusatzarbeit für ihn und er hat kaum Zeit dafür. Nur ganz selten ist es „sein Baby“ und er setzt sich zu 100 Prozent dafür ein. Wenn wir ihn also für eine bestimmte, entscheidende Information oder für eine wichtige Entscheidung brauchen, dann ist er eventuell nicht verfügbar… außer wir leisten proaktiv großartige Arbeit, ihn bei der Stange zu halten. Meiner Erfahrung nach kann man das Kundenengagement am besten hoch halten, indem man den Kunden während des gesamten Projektes stark einbindet – so stark wie nur möglich – und zwar in Aufgaben im Projektplan. Geben Sie ihm etwas zu tun und fordern Sie die Erledigung der Aufgaben ein. Lassen Sie ihn wissen, dass er Rückmeldung dazu bei den wöchentlichen Statuscalls zu geben hat. Für mich funktioniert das meist recht gut.

Teambuilding und Zusammenarbeit

Im Grunde geht es darum, das Team engagiert, auf dem neuesten Stand, gut informiert und verantwortlich für seine Leistungen zu halten. Darum geht es mir. Der Projektmanager, der an dieser Stelle gute Arbeit leistet, gewinnt. Oft sind Projektteammitglieder in mehreren Projekten sehr beschäftigt, nicht nur in Ihrem Projekt. Der Projektmanager, der sie als Teil des Teams voll einbindet, der Eigenverantwortung und Engagement beim Bearbeiten ihrer eigenen Aufgaben einfordert und der, der sie informiert und auf dem neuesten Stand hält, dem wird der Großteil ihrer Aufmerksamkeit zuteil. Sie schaffen das, indem Sie proaktives Management betreiben. Falls Sie nur reaktiv handeln, verlieren Sie sie vermutlich an das Projekt, bei dem gerade am meisten los ist. Lassen Sie es nicht so weit kommen.

Zusammenfassung/Feedback

Reaktives Management ist gefährlich. Keine Frage. Wenn etwas Schlechtes passiert, dann ist es zu spät, Vorkehrungen zu treffen und vielleicht ist es auch zu spät, die Auswirkungen auf Ihr Projekt abzumildern. Dann müssen Sie Maßnahmen ergreifen, vielleicht sogar Notfall-Maßnahmen, um schnell zu reagieren, Ihr Projekt zu retten und die Situation davor zu bewahren, noch schlimmer zu werden, als sie es ohnehin schon ist. Ja, wenn Sie im Voraus planen können und proaktiv daran arbeiten, Risiken und Konflikte zu vermeiden und potenzielle Schäden abzumildern, dann können Sie Ihre Projekte so managen, dass sie die bestmöglichen Resultate, Profite und den größtmöglichen Erfolg erzielen. Zusätzlich haben Sie vermutlich einen viel stärkeren Teamzusammenhalt und einen zufriedeneren Projektkunden in der Folge.