Wie jeden Januar werden wieder die guten Vorsätze aus der Mottenkiste geholt – wobei mehr Sport und eine gesündere Ernährung bei vielen ganz oben stehen.
Doch was können sich Projektmanager für das neue Jahr vornehmen? Klar, ein gesünderer Lebensstil wird uns allen nicht schaden, aber der Jahresbeginn kann auch ein guter Anlass sein, um im Projektmanagement einiges besser zu machen als im Vorjahr:
1. Die richtigen und wichtigen Projekte in Angriff nehmen
Der Jahreswechsel kann eine gute Gelegenheit sein, um die Projekte in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen: Macht das Unternehmen die richtigen Projekte? Sind diese Projekte wirklich wichtig für die Wertschöpfung im Unternehmen? Oder wird Arbeitskraft unnötig gebunden, die man anderweitig viel besser einsetzen könnte?
2. Den Überblick bewahren oder zurückgewinnen
Manche Projektmanager klagen, dass sie in ihren Projekten den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen: Zu viele Termine, Vorgänge, Dokumente und E-Mails machen ihnen das Leben schwer. Höchste Zeit, für bessere Strukturen zu sorgen. Definieren Sie feste Kennzahlen in den Bereichen Zeitplanung, Budget und Ressourcenauslastung, die Sie in regelmäßigem Turnus kontrollieren. Auch ein regelmäßiges Reporting kann hier Abhilfe schaffen, sofern mit den Teammitgliedern gemeinsam definiert wird, welche Werte sie benötigen, um sich sofort auf den neuesten Stand zu bringen.
3. Besser kommunizieren
Gute Projektkommunikation ist vor allem eine Frage der Disziplin und auf die sollte man das Team im neuen Jahr einschwören. Meist tragen schon Kleinigkeiten dazu bei, dass Teammitglieder zwar informiert, aber nicht mit Informationen bombardiert werden. So sollten vorhandene Projektmanagement-Tools konsequent genutzt werden, um den Aufwand für Meetings, Telefonate und E-Mails zu reduzieren. Auch simple Regeln wie „Eine Mail – ein Thema“ oder „Aufgabenverteilung nur mit festen Zuständigkeiten“ können das Kommunikationschaos spürbar entwirren.
4. Realistischer planen
Viele Projektmanager müssen sich eingestehen, dass ihre Projektpläne in der Vergangenheit nicht aufgegangen sind, weil die Budget- und Zeitplanung nur auf ein Best-Case-Szenario ausgerichtet waren.
Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt, um sich Zeit für „Lessons Learned“ zu nehmen, also die Lektionen, die sie aus abgeschlossenen Projekten gelernt haben. Und falls bislang im Unternehmen die „Lessons Learned“ noch nicht stringent dokumentiert wurden, ist jetzt der richtige Augenblick, um damit anzufangen.
5. Gezielter dokumentieren
Die Projektdokumentation gehört zu den ungeliebten Fleißaufgaben im Projektmanagement. Da wäre es doch ein guter Vorsatz für das Jahr 2014, in neuen und bestehenden Projekten Zeit für die Dokumentation einzuplanen und Ressourcen dafür abzustellen.
6. Den menschlichen Faktor nicht vergessen
Wenn der Projektalltag einen erst wieder fest im Griff hat, kommen lobende und anerkennende Worte für das Team oft zu kurz. Doch nur mit einem motivierten und einsatzbereiten Projektteam kann man die Ziele im neuen Jahr auch erreichen. Also: Lob und Anerkennung sollten öfter auf die Tagesordnung kommen, sofern sie angebracht sind.
Ein neues Jahr kann auch eine gute Gelegenheit sein, um zwischenmenschliche Probleme im Team auszuräumen und Teammitglieder, die sich in der Vergangenheit nicht grün waren, für ein klärendes Gespräch an einen Tisch zu bringen.