Die Durchführung von Bauprojekten erfordert eine sorgfältige Planung und Realisierung, um den gewünschten Erfolg zu sichern. Hier bietet die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) einen strukturierten Rahmen, insbesondere durch die Definition von neun zentralen Leistungsphasen, die als Wegweiser für das Projektmanagement dienen.
Grundsätzlich gibt die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) einen Richtwert für die Entgelte für die Leistungen der Architekten und Ingenieure der Bauwirtschaft vor. Damit dient sie zwei Dingen:
Der Begriff der "Leistung" ist in der HOAI zentral und gibt neben den Kosten (für Grundleistungen, nicht für sog. "Besondere Leistungen") auch eine Orientierung für das Leistungsbild (bspw. Flächennutzungsplan) und die Leistungsphasen. Insgesamt umfasst die HOAI 9 Leistungsphasen:
Die Phasen 1 bis 5 sind Planungsphasen. Die Phasen 6 bis 9 sind Ausführungsphasen.
Jede Leistungsphase der HOAI besteht aus vielen Aufgaben, die entweder Grundleistungen oder besondere Leistungen darstellen. In jeder Phase arbeiten verschiedene Personen mit spezifischem Fachwissen zusammen und stellen den reibungslosen Ablauf des Bauvorhabens sicher.
Diese Phase entspricht der Initialisierungsphase im allgemeinen Projektmanagement und kann auch als Konzeptionsphase bezeichnet werden. In dieser Phase werden folgende Grundleistungen vom verantwortlichen Architekten, Ingenieur oder Generalplaner erbracht, um alle grundlegenden Informationen zum Projekt zu sammeln:
Natürlich ist damit der Leistungsumfang noch nicht erschöpft. Diese sog. Besonderen Leistungen sind je nach Projektumfang zu erbringen: Bedarfsplanung/ -ermittlung, Marchbarkeitsstudie, Grundstücks- oder Objektauswahl und Beschaffung, Standortanalyse bzw. Bestandsaufnahme, technische Substanzerkundung, Aufstellen eines Raum- oder Funktionsprogramms, Betriebsplanung, Prüfung der Umweltverträglichkeit, etc.
Herausforderung in dieser Phase: Bereits hier kann jede Verzögerung und jede zusätzliche Aufgabe, wie Beispielsweise eine Umweltverträglichkeitsprüfung durch ein Umweltplanungsbüro, zu enormen Verzögerungen und Kostensteigerungen führen, ohne dass der erste Spatenstich bereits erfolgt wäre.
Nachdem die Rahmenbedingen bekannt sind, kann die zweite Phase beginnen und die Vorplanung starten. Es wird ein konkreter Entwurf für die Umsetzung des Bauvorhabens gemacht, um die Gestaltung des Bauwerks zu definieren und damit die Ziele, die Kosten und einen groben Bauzeitplan zu ermitteln. Besonders für Architekten und Ingenieure ist dies die kreativste Phase, wo Ideen entworfen, verworfen und getüftelt werden kann.
Das für das Bauprojektmanagement wichtigste Ergebnis dieser Phase ist der Bauablauf. Dieser Plan dient der grundlegenden zeitlichen und inhaltlichen Strukturierung von Abläufen, Aufgaben und wichtigen Meilensteinen. Hier kristallisiert sich normalerweise bereits der Kritische Pfad heraus. Auf diesem Pfad liegen alle Vorgänge und Meilensteine die keinesfalls verspätet starten oder beendet werden dürfen, um das Risiko des Zeitverzuges so gering wie möglich zu halten. Eine besondere Leistung dieser Phase stellt die 3D oder 4D-Modellierung mit BIM-Software dar. Darauf wird im Kapitel Digitalisierung im Bauprojektmanagement genauer eingegangen.
Herausforderung in dieser Phase: In dieser meist von Ideen und Kreativität geprägten Phase dürfen die funktionalen Aufgaben nicht vernachlässigt werden. Der Bauablaufplan sollte ein realistisches Bild der zeitlichen und inhaltlichen Abhängigkeiten der einzelnen Bauvorgänge zeichnen und eine zuverlässige Planungsgrundlage darstellen. Zudem können besonders bei Bauvorhaben die Außenanlagen oder Verkehrsanbindungen einschließen weitere umfangreiche Planungen notwendig werden.
Sobald die Vorplanung inklusive Kostenschätzung von den Auftraggebern bzw. Behörden abgesegnet und genehmigt wurden, kann es an die Konkretisierung des Vorentwurfs gehen. In dieser Phase sind die Architekten hauptsächlich mit dem Zeichnen von Plänen und der Konzeptionierung eines realistischen, durchführbaren Plans beschäftigt. Die Grundleistungen umfassen:
Herausforderung in dieser Phase: Auch wenn in Phase 2 bereits die Grobplanung abgesegnet wurde, darf in der Phase der Entwurfsplanung nicht auf eine Aktualisierung der Grobplanung vergessen werden. Besonders hinsichtlich externer Gutachten, Fördermittel etc. können Änderungen im Grobplan notwendig werden. Diese müssen unbedingt an alle Interessensvertreter kommuniziert werden, um die Transparenz zu wahren und allen die Möglichkeit zu geben, ihre Aufgaben entsprechend der Änderungen neu zu terminieren.
In dieser Phase liegt der Fokus darauf, alle Unterlagen wie Pläne, Gutachten und Anträge zu finalisieren um sie bei den entsprechenden Behörden einzureichen und Baugenehmigungen zu beantragen. Die grundlegenden Leistungen umfassen:
Falls das Bauvorhaben spezielle Ingenieurbauwerke oder Verkehrsanlagen beinhaltet, müssen noch diese Aufgaben erledigt werden: Erstellen des Grunderwerbsplanes und Grunderwerbsverzeichnisses, Mitwirken an bis zu vier Erläuterungsterminen, Mitwirken an Stellungnahmen zu geäußerten Bedenken. Sollten außerdem noch Tragwerksplanungen gemacht werden, so sind noch diese Aufgaben zu erledigen: Aufstellen der prüffähigen statischen Berechnungen, Anfertigen von Positionsplänen, Abstimmung mit Prüfämtern und Prüfingenieuren.
Herausforderung in dieser Phase: Für diese Phase muss meist mehr Zeit eingeplant werden, als den Bauherren oder Auftraggebern lieb ist. Behördengänge und Genehmigungsverfahren können sich in die Länge ziehen. Ein erfahrenes Architekturbüro oder Ingenieursbüro hat dies bereits in der Vorplanung mit bedacht und auch bereits Verhandlungserfahrung mit Behörden. Das kommt allen Beteiligten in dieser Phase zu Gute.
Das ist die letzte Planungsphase. Es werden nun alle notwendigen Einzelplanungen in den Zeichnungen finalisiert, damit die Planungsphasen abgeschlossen werden können und mit der Ausführung begonnen werden kann. Diese Phase ist geprägt von der Integration von Detailänderungen in der Gesamtplanung und einer intensiven Kommunikation mit allen Interessensvertretungen.
Herausforderung in dieser Phase: Hier macht sich die Liebe zum Detail bezahlt. Je exakter die inhaltlichen und zeitlichen Angaben in den zeichnerischen und textlichen Unterlagen, desto genauer kann die Fortschreibung des Terminplans sein und desto klarer ist der Gesamtplan für Fachplaner, Auftraggeber und Ausführende. Außerdem müssen alle Pläne fortlaufend überprüft und abgeglichen werden. Es ist sehr wichtig, dass die Aufgabe der Rückmeldung klar kommuniziert und auch laufend eingefordert wird.
Wer nun den ersten Spatenstich erwartet muss sich noch etwas gedulden. Denn in der ersten Phase der tatsächlichen Umsetzung des Bauvorhabens muss das Architekturbüro die zentrale Aufgabe der Erstellung eines umfassenden, ordentlichen Leistungsverzeichnisses erbringen und alle Angebotsunterlagen sauber erstellen. Die folgenden Aufgaben sind Bestandteile dieser Phase:
Hinzu kommen noch folgende Aufgaben, sofern es Leistungsbeschreibungen ohne Leistungsprogramm gibt: Aufstellen einer Leistungsbeschreibung aufgrund der detaillierten Objektbeschreibung. Außerdem müssen noch alternative Leistungsbeschreibungen für geschlossene Leistungsbereiche angefertigt werden und bei besonderen Anforderungen muss eine detaillierte Planung einzelner Bauphasen erfolgen.
Herausforderung in dieser Phase: Hier gilt es mögliche Missverständnisse bezüglich der zu erbringenden Leistungen und dem zeitlichen Rahmen zu vermeiden. Daher muss das Leistungsverzeichnis so genau und detailliert wie möglich sein, damit absolute Transparenz und Klarheit für Auftragnehmer und Auftraggeber herrscht, was bis wann zu erbringen ist.
Nach Abschluss der Vergabevorbereitungen in Phase 6 geht es nun an die Umsetzung. Hier übernimmt der Auftragnehmer, im allgemeinen wieder das Architekturbüro, Ingenieurbüro oder Generalunternehmen, das Einholen, Vergleichen und Auswählen der Angebote, sowie die Dokumentation des Ganzen. Die einzelnen Grundleistungen sind folgende:
Gegebenenfalls muss auch noch bei Nachprüfungsverfahren mitgewirkt werden.
Herausforderung in dieser Phase: Die Rechtsicherheit der Vergabe ist eng geknüpft an die lückenlose, schriftliche Dokumentation. Am besten wird hier eine Person mit der Verantwortung der Dokumentation betraut. Diese Aufgabe ist sehr umfangreich und sollte nicht nebenbei erledigt werden. Sonst drohen Lücken in der Dokumentation, welche als Einfallstore für Klagen genutzt werden können.
Diese Phase ist nicht nur enorm wichtig sondern sehr umfangreich, denn das Architektenbüro, Ingenieurbüro oder Generalunternehmen übernimmt die Aufgaben der Bauleitung. Wie in allen anderen Projekten auch zeichnet sich die Phase der produktiven Umsetzung des Projektplans durch kontinuierliche Überwachung und Dokumentation des Baufortschritts. Das beinhaltet die Bauzeit sowie Verzögerungen und die Baukosten sowie mögliche Schwankungen genau im Blick zu behalten. Die erbrachten Leistungen müssen ständig geprüft und Unterlagen kontrolliert werden. Eine strukturierte und transparente Vorgehensweise ist essentiell um Chaos zu vermeiden. Die lückenlose Dokumentation aller Details ist in dieser Ausführungsphase das beste Mittel um Risiken frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Die grundlegenden Aufgaben in dieser Phase sind:
Außerdem gilt es bei speziellen Vorgaben diese spezifisch zu dokumentieren, ggf. auch Zahlungspläne, Zeitpläne für Nebenprojekte oder Kapazitätsplane zu er erstellen und überwachen, sowie ggf. bei fachlichen Gerichtsverfahren mitzuwirken.
Herausforderung in dieser Phase: Die wohl größte Herausforderung lässt sich am Negativbeispiel Berliner Flughafen aufzeigen. Eine fehlende Projektleitung in der Ausführungsphase führte dort zu totalem Chaos im Bauablauf und stürzte das gesamte Vorhaben in völlige Intransparenz. Die unzähligen Subunternehmen wurden nicht koordiniert und hatten keinerlei Überblick zu den zeitlichen Abläufen. Stellen Sie also sicher, dass es eine zentrale Projektleitung für das Bauvorhaben gibt, welche obenstehende Aufgaben vollständig übernehmen kann.
Nachdem der Bauabschluss mit der Endabnahme erfolgt ist, geht das fertiggestellte Bauwerk oder Infrastrukturbauwerk in die Gewährleistungsphase über. Die Gewährleistungsfrist beträgt aktuell 5 Jahre (nach VOB 4 Jahre), was bedeutet, dass es dem Architekturbüro/Ingenieurbüro/Generalunternehmen obliegt, mögliche Mängel während dieser Zeit festzustellen und zu melden. Aufgaben sind grundlegende folgende:
Außerdem können noch folgende besondere Leistungen zu den Aufgaben zählen:
Für die Gewährleistungsphase im privaten Baugewerbe gilt in Deutschland die Regelung nach § 633 des BGB, wonach der Bauunternehmer ein Bauwerk frei von Sachmängeln und Rechtsmängeln zu übergeben hat. Für öffentliche Bauaufträge gilt der VOB. Demnach gibt es für private Bauvorhaben eine Gewährleistungsfrist von 5 Jahren, für öffentliche Bauvorhaben jedoch nur eine Gewährleistungsfrist von 4 Jahren, die sich jedoch nach Beseitigung der Mängel um 2 weitere Jahre verlängert. In Österreich wird neben dem ABGB die ÖNORM B 2110 als Vertragsgrundlage für Bauvorhaben herangezogen. Bei öffentlichen Bauvorhaben gilt das Bundesvergabesetz BVergG. In der Schweiz spricht man im Baugewerbe von Garantiefrist, welche in der SIA-Norm 118 geregelt ist und 2 Jahre beträgt. Alle weiteren Details sollten Interessensvertreter im Baugewebe über ihre Rechtsvertretungen einholen.*
Herausforderungen in dieser Phase: Auch hier ist die Lückenlose und fachlich einwandfreie Dokumentation das A und O. Wer rechtssicher Dokumentiert hat bei möglichen Beanstandungen eine sehr gute Faktenbasis. Das bedeutet wie auch bei anderen Aufgaben, die sehr umfangreiche und detaillierte Dokumentation enthalten, dass dies nicht nebenher gemacht werden kann. Es muss eine Person eindeutig dafür zuständig sein und für die Erledigung einen realistischen Zeitrahmen eingeräumt bekommen.
Der erfolgreiche - sprich rentable - Abschluss von Bauvorhaben hängt maßgeblich von einer strukturierten und transparenten Planung mir klaren Zuständigkeiten ab. Damit das einfach gelingt, gibt es Projektmanagement-Tools wie InLoox. Architekten, Ingenieure und Bauunternehmen haben damit alle Leistungsphasen, Aufgaben, Abgabetermine und Dokumente zentral und digital im Blick und können mit allen anderen Facharbeitern auf einer zentralen Plattform kommunizieren. Für den schnellen Start gibt es die Planungsvorlage nach HOAI kostenlos zum Download.
Im Gegensatz zu Projektphasen als allgemeiner Begriff im Projektmanagement sind die Leistungsphasen im Bauprojektmanagement in Deutschland für alle Bauvorhaben klarer definiert und geben damit eine klarer Struktur für die Projektplanung eines Bauvorhabens vor. Die dadurch entstandene Verbindlichkeit und Transparenz kommt allen beim Bauvorhaben beteiligten Stakeholdern zugute und sorgt für klare Zuständigkeiten und Abläufe.