InLoox Best Practice 3: Archivierte Projekte

Über InLoox Best Practices

InLoox Best Practices liefert Ihnen regelmäßig kleine Tipps & Tricks für die tägliche Arbeit mit InLoox. Viele InLoox Funktionen können vielseitig genutzt werden. Geschickt eingesetzt, erleichtern sie Ihren Projektalltag. Im dritten Tipp erklären wir, wie Sie ein bereits archiviertes Projekt, das sich noch einmal ähnlich wiederholt, neu aufsetzen.

InLoox Best Practice 3

Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass sich ein bereits abgeschlossenes Projekt aus einer vergangenen Periode noch einmal nach demselben Schema wiederholt. Ein Beispiel hierfür wäre die Konzeption einer neuen Produktbroschüre. Nehmen wir an Sie haben 2010 für die neueste Produktversion eine entsprechende Broschüre umgesetzt. Dafür hatten Sie ein InLoox Projekt angelegt und dieses nach Abschluss archiviert. Nachdem 2017 eine neuere Produktversion auf den Markt kommen soll, benötigen Sie hierfür wiederum eine entsprechende Broschüre. Dabei werden sich der Ablauf und die Aufgaben des Projekts „Produktbroschüre“ nur sehr gering von dem vergangen Projekt unterscheiden.

In diesem Fall ist es nicht nötig, das Projekt von Grund auf neu in InLoox anzulegen. Sie können das „alte“ archivierte Projekt einfach neu aufsetzen und dabei beispielsweise die Aufgaben und die Planung übernehmen. Durch diese Vorgehensweise erzielen Sie eine hohe Zeit- und Aufwandsersparnis und können sofort mit der neuen Produktbroschüre starten. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich nur bei kleineren, wenig komplexen Projekten mit sehr ähnlichen Projektparametern (Planungsschritte, Aufgaben, Projektteam etc.)

 

 

So setzen Sie archivierte Projekte neu auf 

1. Wir starten vom Posteingang in Microsoft Outlook. Öffnen Sie InLoox über die Registerkarte InLoox PM bzw. InLoox now und klicken Sie im Ribbon auf Projekte.

2. Die Projektübersicht öffnet sich. In der Baumstruktur auf der linken Bildschirmseite, klicken Sie auf Projekte, um die untergeordneten Reiter anzuzeigen. Dort wählen Sie die Rubrik Archiv aus. 

3. Die Übersicht zu allen Projekten, die bereits archiviert wurden, öffnet sich. 

4. Um ein bestimmtes Projekt noch einmal zu verwenden, rechtsklicken Sie auf dieses Projekt und wählen im Kontextmenü Projekt wiederherstellen.

5. In einem neuen Fenster werden Sie gefragt, ob Sie das markierte Projekt wirklich wiederherstellen wollen. Hier klicken Sie auf Ja. Anschließend verschwindet das Projekt aus der Archivansicht, in der Sie sich immer noch befinden, da es in die Projektübersicht verschoben wird. Klicken Sie in der Baumstruktur auf Projekte, um zur Projektübersicht zurückzukehren.

6. Das wiederhergestellte Projekt wird durchgestrichen in der Projektübersicht angezeigt, da es aktuell noch mit dem Status „Fertiggestellt“ versehen ist. Um das Projekt nun neu aufzusetzen, öffnen Sie das Projekt über einen Doppelklick und nehmen die folgenden  grundlegenden Anpassungen vor:

• Passen Sie im Bereich Verantwortlich ggf. die für das Projekt zuständigen Personen an, falls sich diese geändert haben.
• Im Bereich Status/Datum ändern Sie den Status in „In Bearbeitung“ und passen das Start- und Enddatum an.
• Im Bereich Notiz löschen Sie alle alten Notizen, die für das neue Projekt irrelevant sind und verfassen eine neue Notiz im Textfeld, um zu hinterlegen, dass das Projekt neu aufgesetzt wurde (ggf. benachrichtigen Sie das Projektteam, über die Benachrichtigen-Funktion).

7. Um die Aufgaben aus dem vergangenen Projekt wiederzuverwenden, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Registerkarte Start auf Aufgaben, um die Aufgabenansicht zu öffnen.
• Hier werden Sie nun alle Aufgaben in der Spalte erledigt vorfinden. Um alle Aufgaben in die Spalte „Nicht begonnen“ zu verschieben, markieren Sie alle Aufgaben und klicken anschließend auf Erledigt in der Registerkarte Bearbeiten. Alle markierten Aufgaben werden jetzt als „Nicht begonnen“ begonnen angezeigt.

8. Um die Planung aus dem vergangenen Projekt wiederzuverwenden, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Registerkarte Start auf Planung, um die Planungsansicht zu öffnen.
• Zusätzlich zur Eingabe des Start- und Enddatums auf der Betreuungsseite (siehe 6.), müssen Sie in der Planung den neuen Planungsstart festlegen. Hierfür öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen und klicken auf Richtung. Im Dropdown-Menü können Sie nun das Startdatum bei Vorwärtsplanung oder das Enddatum bei Rückwärtsplanung festlegen. Die Planung wird nun automatisch an das neue Datum angepasst. (Dies funktioniert nur, wenn die Planung so angelegt wurde, dass Vorgänge „so früh, wie möglich“ beginnen. Wurde manuell ein Datum hinterlegt, müssen Sie dieses auch manuell anpassen. Wenn Sie eine Rückwärtsplanung gemacht haben, funktioniert dieser Vorgang nur, wenn alle Vorgänge „so spät, wie möglich“ enden.)

 

• Meilensteine werden Sie meist manuell anpassen müssen, da diese in der Regel auf ein bestimmtes Datum datiert werden.

9. Nun haben Sie das archivierte Projekt neu aufgesetzt und, damit die Zeit eingespart, die Sie für das komplette Neuanlegen des Projektes investiert hätten.

Hinweis: InLoox empfiehlt dieses Vorgehen bei kleineren, wenig komplexen Projekten. Sollte Ihr Projekt zeitlich und inhaltlich sehr umfangreich sein, bzw. haben sich viele Projektparameter geändert, ist es einfacher, ein neues Projekt anzulegen.

 

Hier geht es zu den anderen InLoox Best Practices:

• InLoox Best Practice 1: Den Projektprozess verfolgen
• InLoox Best Practice 2: Aufgaben formatieren
• InLoox Best Practice 4: Gute Teamarbeit