InLoox Best Practice 4: Gute Teamarbeit

In manchen Teams klappt die Teamarbeit reibungslos, während andere mit vielen kleinen Problemen kämpfen. Vor allem, wenn neue Teammitglieder zu einem bestehenden Projektteam hinzukommen, ist es wichtig, Regeln für die Zusammenarbeit zu definieren. InLoox unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit effektiv und erfolgreich zu gestalten. Unsere 5 Tipps werden Ihnen helfen, die Basis für eine gute Teamarbeit zu legen:

1. Klare Verteilung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Die Grundvoraussetzung für erfolgreiche Zusammenarbeit im Team ist die klare Festlegung der Zuständigkeiten, damit jeder weiß, was er und was die anderen wann zu tun haben. Dabei ist es wichtig zwischen den Begriffen Verantwortlichkeit und Zuständigkeit zu unterscheiden. Beispielsweise ist der Projektleiter verantwortlich, dass die Aufgaben innerhalb des festgesetzten Budgets erledigt werden. Im Rahmen seiner Verantwortlichkeit hat er dies zu gewährleisten, jedoch bedeutet das nicht, dass er selbst die Aufgabe bearbeiten muss. Hierfür ist normalerweise ein anderes Teammitglied vorgesehen, nämlich der oder die Zuständige. Folglich sollten diese Rollen genau definiert werden, um eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen. Zur Rollendefinition können Sie beispielsweise das Role Model Canvas nach Christian Botta heranziehen.

InLoox Best Practice: Mit InLoox können Aufgaben schnell und einfach verteilt werden und alle Teammitglieder haben einen Überblick darüber, wer was zu tun hat. Für jede Aufgabe können Sie die Ressourcenzuteilung individuell festlegen d.h. Sie wählen eine oder mehrere Ressourcen für die Erledigung der Aufgabe aus. Zudem können Sie die ausgewählten Ressourcen über neue Aufgaben schnell und einfach benachrichtigen. 

 

2. Gleichmäßige Aufteilung der Arbeitslast

Insbesondere kurz vor Deadlines oder dem Projektabschluss kann es in der Projektarbeit manchmal stressig werden. Zu diesen Zeiten sind Teammitglieder auch einmal über 100 Prozent ausgelastet. Hier ist es besonders wichtig, darauf zu achten, die Arbeitslast gleichmäßig auf die Teammitglieder zu verteilen, damit niemand überlastet ist.

InLoox Best Practice: Der Projektmanager verschafft sich regelmäßig einen Überblick über die Auslastung der Teammitglieder und verteilt bei Überlastung Aufgaben um. 

 

3. Regelmäßige Information

Der Umlauf von veralteten Dokumenten oder Informationen wirkt sich häufig negativ auf den Erfolg von Projektteams aus. Deshalb ist es umso wichtiger, Kollegen immer auf dem aktuellen Stand zu halten.

InLoox Best Practice: Dies wird beispielsweise durch ein gemeinsames Dokumentenmanagement unterstützt, indem Dokumente zentral abgelegt und bearbeitet werden. Damit vermeiden Sie, dass verschiedene Versionen von Dokumenten im Umlauf sind und Verwirrung entsteht. Wichtig ist es, Dateien bevorzugt projektbezogen abzulegen und mit dem aktuellen Bearbeitungsstatus zu kennzeichnen. 

 

Vorgehensweise zur Kennzeichnung des Bearbeitungsstatus:

• Öffnen Sie die globale Dokumentenablage (InLoox PM bzw. InLoox now >> Dokumente) bzw. den Dokumenten-Bereich innerhalb eines Projektes (InLoox PM bzw. InLoox now >> Projekte >> Doppelklick auf das entsprechende Projekte >> Dokumente).
• Um den Bearbeitungsstand eines bereits vorhandene Projektes zu kennzeichnen, rechtsklicken Sie auf dieses Dokument und wählen Dokument bearbeiten.
• Ein neues Dialogfenster öffnet sich, indem Sie im Bereich Status einen Kommentar zum aktuellen Bearbeitungsstand hinterlassen können. Hierfür können Sie den Status individuell definieren (z.B. Ausstehend, In Bearbeitung, Korrektur, Abgeschlossen). Sobald die Änderungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf OK. 

 

4. Gemeinsam Ziele setzen und erreichen

Für Teams ist es sehr wichtig, gemeinsam Ziele festzulegen und zu erreichen. Hier ist der Projektplan und insbesondere Meilensteine sehr hilfreich, da diese als Gliederungspunkte im Projektalltag dienen. Weiterhin bilden sie ein Frühwarnsystem, das signalisiert wenn das Projekt aus dem Ruder läuft.

InLoox Best Practice: Der Projektplan (Gantt-Chart) in InLoox gibt den Teammitgliedern einen Überblick über den gesamten Projektablauf inklusive anstehender Aufgaben, Vorgänge und Meilensteine. Daher sollten alle Projektmitglieder Leseberechtigung für den Projektplan haben. Zusätzlich kann der Projektleiter über die Benachrichtigungsfunktion die Teammitglieder bei Änderungen oder Erreichen von Meilensteinen benachrichtigen.

 

5. Regelmäßige Kommunikation

Die regelmäßige Kommunikation im Team ist essentiell für den Projekterfolg. Nur so können Sie wissen, womit die Kollegen gerade beschäftigt sind und können diese bei Bedarf auch unterstützen. Jedoch bedeutet gute Kommunikation nicht ständiger E-Mail-Kontakt oder aufwendige Meetings, die viel zu viel Zeit konsumieren.

InLoox Best Practice: Heutzutage halten moderne Tools, wie eine Projektmanagement-Software, Teams auf dem Laufenden. InLoox unterstützt Sie mittels vielfältiger Funktionen bei einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, wie die folgende Auswahl veranschaulicht.

• Lassen Sie die anderen Teammitglieder automatisch über Änderungen bei Dokumenten benachrichtigen.
• Nutzen Sie die Notizen im Projekt, um wichtige Informationen für die anderen Teammitglieder zu vermerken und benachrichtigen Sie diese dazu automatisch.
• Die Verlaufsübersicht bietet einen hilfreichen Überblick zu sämtlichen Änderungen, die auf Ihrer Datenbank in den unterschiedlichen Projekten vorgenommen wurden. Durch die Nutzung des Verlaufs können Sie sich mitunter einige Update-Meetings sparen und die Zeit für andere Aufgaben nutzen.
• Nutzer der InLoox Web App können sich unterwegs auf dem Laufenden halten, sowie die Chatfunktion für die Kommunikation mit den Kollegen einsetzen. 

 

Hier geht es zu den anderen InLoox Best Practices:

• InLoox Best Practice 1: Den Projektprozess verfolgen
• InLoox Best Practice 2: Aufgaben formatieren
• InLoox Best Practice 3: Archivierte Projekte neu aufsetzen