Innovativ & selbstbestimmt: Mitarbeiterführung mit OKR

Inhalt: 

1. Was ist OKR? 

2. Fokus, Fokus, Fokus

3. Vor- und Nachteile von OKR

4. Beispiele von OKRs aus verschiedenen Unternehmensbereichen

5. OKRs mit InLoox

Was ist OKR?

OKR steht für „Objectives and Key Results“, also im Deutschen für Ziele und Schlüsselergebnisse. Dabei handelt es sich um eine Management-Methode, die derzeit bei großen Unternehmen immer beliebter wird. Die Führungsmethode ist nicht nur für schnell wachsende Firmen interessant: Einfache Regeln und hohe Flexibilität machen OKRs zu einem effizienten Ansatz, um Unternehmensziele auf Teams und Mitarbeiter zu übertragen, den Fortschritt im Auge zu behalten und messbar zu machen.  

Fokus, Fokus, Fokus!

In regelmäßigen Abständen (z.B. quartalsweise) wird die Zielerreichung überprüft. Danach werden neue OKRs für den nächsten Zeitraum festgelegt. Die einzelnen Key Results dürfen ambitioniert gesetzt werden, um die Mitarbeiter zu motivieren. Dabei werden die Ziele und Schlüsselergebnisse nicht „von oben“ vorgegeben, sondern gemeinsam erarbeitet. Dies garantiert Committment und Fokussierung bei jedem Einzelnen.

Zuerst werden die OKRs für das Unternehmen definiert und dann für jedes Team heruntergebrochen. Damit sorgen Sie für unternehmensweite Priorisierung und:

1. Fokus im gesamten Unternehmen
2. Fokus in den einzelnen Abteilungen & Teams
3. Fokus für jeden einzelnen Mitarbeiter

Jeder weiß, was er bis wann zu erledigen hat und kann seinen Arbeitsalltag auf diese Ziele ausrichten.

Damit dieser Ansatz funktioniert, definieren Sie nicht mehr als fünf Objectives mit jeweils maximal vier Key Results pro Person.  

Vor- und Nachteile von OKR

OKRs sorgen für Klarheit auf allen Unternehmensebenen. Sie garantieren den richtigen Einsatz knapper Ressourcen und schaffen Transparenz für alle Beteiligten. Auch die Messbarkeit der einzelnen Schlüsselergebnisse überzeugt, da schwammige Unternehmensvisionen greifbar werden.  

Dennoch bergen die OKRs Frust-Potential in Punkto Mitarbeitermotivation. Sind die Ziele zu hoch, fühlt sich das Team, als würde es einer nie erreichbaren Wunschvorstellung „hinterherhecheln“. Ziele sollten in diesem Modell hochgesteckt werden, aber achten Sie darauf, dass sie realistisch bleiben. Eine weitere Voraussetzung für den Einsatz der OKRs, ist die Information aller beteiligten Mitarbeiter. Zur Einführung empfiehlt sich daher ein Workshop, um das Grundprinzip vorzustellen.

Beispiele für OKRs aus verschiedenen Unternehmensbereichen

1. Beispiel: Marketing

• Objective: Wir haben eine Marke mit hohem Wiedererkennungswert.
• Key Result 1: 10% mehr Visits aus der organischen Google-Suche
• Key Result 2: 5 Platzierungen in der Presse 

2. Beispiel: Produktion

• Objective: Wir produzieren ohne Auftragsrückstand.
• Key Result 1: 10% weniger Ausschuss
• Key Result 2: Verringerung von Leerzeiten in der Produktion um 5%

3. Beispiel: Human Ressources

• Objective: Wir haben einen einzigartigen Teamzusammenhalt.
• Key Result 1: Jeder neue Mitarbeiter wird Teil unseres Buddy Programms.
• Key Result 2: Wir unterstützen den „Wir-Gedanken“ mit 2 Teamevents.
• Key Result 3: Wir fördern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit einem übergreifenden Austausch-Meeting pro Monat.

OKRs mit InLoox

OKRs komfortabel und einfach verwalten? Mit der InLoox Projektmanagement-Software organisieren Sie Ihre OKRs schnell und übersichtlich – allein oder transparent im Team. Dabei halten Sie nicht nur Ziele fest, sondern legen auch einzelne Key-Results als explizites To-Do an.

Die OKRs sind sehr flexibel und können individuell angepasst werden. Ziele und Schlüsselergebnisse sollten immer einfach handhabbar sein. Allein in InLoox gibt es mehrere Möglichkeiten, um OKRs darzustellen. Wir stellen Ihnen nachfolgend eine Variante zur Abbildung der OKRs mit InLoox vor. Diese setzen wir selbst ein.

Sie können die OKRs über ein InLoox Projekt managen und dafür mit dem Projektplan und dem Kanban-Board arbeiten. Basierend auf den Unternehmenszielen werden Abteilungs-Ziele definiert und daraus für jedes Team-Mitglied persönliche Key Results abgeleitet, die auf die Abteilungs-Objectives einzahlen. Achtung: Dies ist keine 1:1-Abbildung des OKR-Modells, sondern eine Adaption, die unseren Bedürfnissen für den täglichen Gebrauch entspricht!

Lassen Sie sich von unserer Idee inspirieren und entwickeln Sie Ihren eigenen Ansatz, um OKRs mit InLoox abzubilden:

1. InLoox Projekt zur Organisation von Team- und Mitarbeiter OKRS

Zuerst legen Sie ein neues OKR-Projekt in InLoox an. Darüber organisieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Ziele der Abteilung und die korrespondierenden Key Results jedes Einzelnen. Als Start- und Enddatum hinterlegen Sie Anfang und Ende des OKR Zeitraums – also zum Beispiel vom 1. Januar bis 31. März 2019. Fügen Sie die Mitglieder Ihres Projektteams oder Ihrer Abteilung zum Projekt hinzu.

2. Projektplan mit Sammelvorgängen & Vorgängen

Wechseln Sie in die Planung und legen Sie einen groben Projektplan zur Orientierung an. Für jedes Team bzw. Abteilungs-Objective wird ein Sammelvorgang erstellt. Pro Sammelvorgang erhält jeder Mitarbeiter einen persönlichen Vorgang, um darin die individuellen Schlüsselergebnisse abzubilden. Am Ende erstellen Sie noch einen Meilenstein für die Retrospektive.

3. Aufgaben mit individuellen Key Results

Wechseln Sie in die Aufgaben und passen Sie zuerst das Kanban-Board für die Abbildung der OKRs an. Wir verwenden folgende Spalten:

• Backlog: Aufgaben, die anstehen, jedoch für die aktuellen Key Results keine hohe Priorität haben. Diese werden abgearbeitet, wenn Zeit ist, oder sie werden ins nächste Quartal mitgenommen.
• KR Q1: Hier werden zunächst alle Key Results für das erste Quartal gesammelt.
• Ziel nicht erreicht: Alle Schlüsselergebnisse, die nicht erreicht wurden.
• Ziel erreicht/übererreicht: Alle KR, die erreicht bzw. übererreicht wurden.

In der Aufgabenbeschreibung spezifizieren Sie die Schlüsselergebnisse und hinterlegen bei Bedarf weitere Zwischenschritte, die nötig sind, um zu dem jeweiligen Ergebnis zu gelangen. Die Arbeit mit dem Kanban-Board ist besonders für die Retrospektive hilfreich. Hier erfahren Sie auf einen Blick, was im jeweiligen Quartal erreicht oder nicht geschafft wurde.

4. Schlüsselergebnisse den Objectives zuordnen

Springen Sie zurück in die Planung. Hier entscheiden Sie, welches Key Result zu welchem Objective beiträgt. Die entsprechenden Aufgaben werden dann per Drag&Drop dem individuellen Vorgang der verantwortlichen Ressource im Sammelvorgang des angestrebten Ziels zugeordnet.

Laden Sie sich hier die kostenlose InLoox Planungsvorlage für OKRs herunter:

>> Planungsvorlage OKRs herunterladen << 

• In diesem Video-Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Projektplan erstellen: Einen Projektplan erstellen mit InLoox für Outlook
• Hier gibt es eine Anleitung, wie Sie Planungsvorlagen in InLoox für Outlook importieren können: Planungsvorlagen laden, importieren und exportieren
• Noch mehr Informationen zu OKRs lesen Sie hier: OKR als Management-Tool