Ein Projekt an einem Unternehmensstandort erfolgreich zu managen, ist für Projektleiter nicht immer einfach. Schwieriger wird es noch, wenn die Projektgruppen auf mehrere Orte oder sogar unterschiedliche Kontinente und Zeitzonen verteilt sind. Ein Projekt mit internationaler Besetzung zu steuern, ist für den Projektleiter eine Herausforderung, bietet aber auch Vorteile.
Die Bündelung unterschiedlicher Fachkompetenzen der einzelnen Mitarbeiter und das Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen eröffnet sogar die Möglichkeit, an einem Projekt rund um die Uhr zu arbeiten und kann so zu einer Steigerung der Entwicklungsgeschwindigkeit beitragen. Dennoch können kulturelle Unterschiede der Projektbeteiligten und das Fehlen von regelmäßigen Face-to-Face-Meetings schnell zu Missverständnissen und Problemen führen. Die folgenden Ratschläge können Ihnen als Projektleiter helfen, ein internationales Projektteam erfolgreich zu leiten und das Projekt schneller abzuschließen.
Basiskenntnisse
Als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Projektarbeit sollten Sie als Projektleiter offen für neue Methoden und Verfahren sein. Dadurch bleiben Sie in der Planung flexibel und können schneller Probleme analysieren und passende Lösungen finden. Außerdem sollten Sie sich mit der Arbeitskultur und Mentalität der beteiligten Länder vertraut machen. Deutsche Manager gelten im Ausland zum Teil als sehr sachlich und forsch – was von anderen nicht immer als angenehm empfunden wird. In speziellen interkulturellen Trainings können Sie sich auf Situationen im internationalen Geschäftsalltag vorbereiten. Auch profunde Recherchen zum rechtlichen, betrieblichen und außerbetrieblichen Projektumfeld beugen negativen Überraschungen vor.
Kommunikation
Entscheidend für eine funktionierende Projektarbeit ist die Kommunikation innerhalb der Gruppe. Deswegen sollten Sie als Projektleiter Ziele, Aufgabe, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten vor Beginn des Projektes klar definieren und verteilen. Häufig entstehen Probleme durch Selbstverständlichkeiten, die in der interkulturellen Zusammenarbeit unterschiedlich aufgefasst und gehandhabt werden. Hier kann es hilfreich sein, Verständigungsregeln festzulegen, sodass zum Beispiel schlechte Nachrichten nicht aus kultureller Höflichkeit verschwiegen werden, sondern offen über Projektkomplikationen gesprochen wird.
Führung
Ein entscheidender Punkt bei der Projektarbeit ist die Führung der Mitarbeiter und die Kontrolle der Aufgaben. Verteilen Sie zu Beginn des Projektes detaillierte Arbeitsanweisungen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten und überprüfen Sie regelmäßig, ob die Vorgaben bei Ihrem Team richtig verstanden werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden. Hier ist es sinnvoll, mit den Teammitgliedern detailliert über ihre geplanten nächsten Schritte und ihre persönlichen Fortschritte zu sprechen. Außerdem sollten Sie Benchmarks und Standards definieren und diese regelmäßig überprüfen.
Durch die Verteilung der Projektgruppe auf verschiedene Länder ist es besonders wichtig, möglichst schnell einen Gruppenzusammenhalt aufzubauen, sodass das Team gemeinsam seine Aufgabe erfüllen kann. Auch regelmäßige Feedbacks an jeden Einzelnen und an die Gruppe sind entscheidend, um die Motivation zu stärken oder gegebenenfalls Komplikationen frühzeitig zu erkennen. Dabei wirkt es sich positiv aus, wenn sich die Teammitglieder zumindest einmal im Laufe des Projekts persönlich getroffen haben und so Vertrauen auf- und interkulturelle Vorurteile abbauen können.