Bildquelle: "Information Technology" von Bob Mical, lizensiert unter CC BY 2.0
Im Bereich der Informationstechnologie ist projektbasiertes Arbeiten seit langem etabliert. Bei agilen Projektmanagement-Methoden ist die Branche sogar Vorreiter. Trotzdem häufen sich die Bericht über fehlgeschlagene Projekte und auch Studien kommen immer wieder zu dem Ergebnis, dass IT-Projekte vor allem von Misserfolg bestimmt sind. Woher kommt das und was sollte man bei IT-Projekten beachten, um sie erfolgreich durchzuführen?
Unter IT-Projekten versteht man zwei Arten von Projekten. Auf der einen Seite gehören dazu Vorhaben, die von IT-Unternehmen durchgeführt werden, wie zum Beispiel die Erstellung einer Firmenwebsite oder die Softwareentwicklung. Andererseits sind es aber auch Projekte in Firmen eines anderen Wirtschaftszweigs, in denen es um IT-Infrastruktur geht, wie beispielsweise die Software- oder Hardwareumstellung in einem Betrieb.
IT-Projekte: zum Scheitern verurteilt?
Laut einschlägigen Studien ist es um das Gelingen von IT-Projekten schlecht bestimmt. Eine der bekanntesten Studien ist das „Chaos Manifesto 2013“ der Standish Group. Laut diesem Bericht sind nur 39 Prozent aller IT-Projekte erfolgreich. Der Großteil der untersuchten Projekte stammt dabei aus dem amerikanischen Raum (60 Prozent), ein Viertel aus Europa. Im Vergleich zu vorherigen Untersuchungsjahren lässt sich jedoch ein Aufwärtstrend feststellen: so wurden 2004 nur 29 Prozent der Projekte als erfolgreich eingestuft. Zu beachten ist auch, dass „erfolgreich“ folgendermaßen definiert wurde: „pünktlich abgeschlossen, im Rahmen des geplanten Budgets, mit den vorgeschriebenen Eigenschaften und Funktionen“ – bei einer Abweichung in einem Bereich wurde das Projekt bereits in die Kategorie der teilweise erfolgreichen Projekte eingeordnet, die 2012 43 Prozent betrug. Zu den restlichen 18 Prozent zählen Projekte, die abgebrochen oder zwar abgeschlossen, aber dann nie angewandt wurden.
Ein Grund für diese hohen Zahlen ist, dass bei IT-Projekten tendenziell viele Änderungsanträge eingereicht und Ziele im Laufe des Projekts abgeändert werden. Kommt zum Beispiel eine neuere und effektivere technologische Lösung für das angestrebte Produkt auf den Markt, müssen anfängliche Ziele verändert und angepasst werden. Auch Änderungen der Gesetzeslage können Veränderungen notwendig machen. Solche „moving targets“ sind dabei nicht immer vorhersehbar. Eine Veränderung der Anforderungen ist dann zwar nicht vermeidbar, allerdings sollten die Änderungen in gelenkten Bahnen erfolgen. Dies kann man sicherstellen indem vorab ein standardisierter Prozess für Änderungsanträge festgelegt wird, der Eingang, Umfang und Auswirkung der Änderung auf das Gesamtprojekt dokumentiert. Damit ist sichergestellt, dass alle Beteiligten über eventuelle Änderungen im Zeitplan informiert sind.
IT-spezifische Anforderungen
Auch ein IT-Projekt ist von den drei Zielgrößen Leistung, Kosten und Zeit bestimmt, die unter Kontrolle gehalten werden müssen. Jedoch fließt zusätzlich noch eine technische Komponente mit ein, die zum Beispiel Hardware, Software, Betriebssysteme oder Kompatibilität betrifft. Zudem ist die IT-Branche von hoher Dynamik und Kurzlebigkeit bestimmt: eine Software beispielsweise verlangt ständige Updates und Verbesserungen, um anfängliche Fehler zu beheben und besser auf die Wünsche der Kunden einzugehen. Aber auch Kommunikation und Soft Skills sollten genannt werden: der Austausch zwischen allen Beteiligten ist gerade hier besonders gefährdet, wenn man sich im Projekt zu sehr nur auf den technischen Bereich konzentriert.
Agile Vorgehensweise
Die mittlerweile weit verbreiteten agilen Projektmanagement-Ansätze wie Scrum und Kanban wurde zu erst in der IT-Branche eingesetzt. Agiles Projektmanagement ist durch iterative Prozesse definiert, das bedeutet, dass sie das Gesamtprojekt in kleinere Schritte unterteilen. Am Ende jeder Iteration steht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt auf dem jeder weitere Abschnitt aufbaut. So kann man bereits während der Projektumsetzung den Ist-Zustand mit den Planvorstellungen abgleichen und notwendige Änderungen bereits im Verlauf einsteuern und nicht erst nach Ablauf des Gesamtprojekts. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität, die bei IT-Projekten erhebliche Kosten sparen kann. Gerade bei IT-Projekte kommt es häufig zu Änderungen in den Anforderungen, die sich oft erst im Laufe des Projekts heraus kristallisieren und zu Projektbeginn noch nicht absehbar waren. Die niedrigere Planungssicherheit, die ein solches Projektumfeld mit sich bringt, erfordert ein besonders gründliches Changemanagement. Um zeitliche Verzögerungen des Projekts zu vermeiden und den Critical Path des Projekts zu entzerren, sollte der ursprüngliche Projekplan einen entsprechenden Zeitpuffer für Änderungen berücksichtigen. Im Gegensatz zur klassischen Projektmanagement-Methode, die einen festen Zeitplan und verbindliche Ressourceneinteilungen vorsieht, sollten Projektmanager im Bereich IT Dynamik zulassen und auf Zwischenergebnisse setzen.
