Bild: "Booklets in blue" von tanakawho (Änderungen vorgenommen), lizensiert unter CC BY 2.0
Projektteams werden häufig abteilungsübergreifend zusammengestellt oder haben sogar Teammitglieder aus unterschiedlichen Unternehmen. Vor allem bei neuen, noch nicht eingespielten Teams ist eine klare Kommunikation gleich zu Projektstart unbedingt notwendig. Lasten- und Pflichtenheft können dabei helfen: sie klären und dokumentieren die Anforderungen an das zu erstellende Produkt und bieten so eine gemeinsame Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Sowohl das Lasten- als auch das Pflichtenheft werden in der Anfangsphase eines Projekts erstellt. Auch wenn die beiden Wörter im Alltag häufig synonym gebraucht werden, so gibt es doch Unterschiede zwischen den beiden Dokumenten. Das Lastenheft wird zuerst erarbeitet, und zwar vom Auftraggeber, während das Pflichtenheft anschließend vom Auftragnehmer ausgearbeitet wird.
Das Lastenheft: Was und wofür ist etwas zu leisten?
Plant der Auftraggeber ein Projekt, so kann er mit dem Lastenheft verschiedene Angebote von potenziellen Kunden einholen. Es enthält alle Anforderungen, die das Projekt nach Wunsch des Auftraggebers erfüllen soll, weshalb man es auch als Anforderungs- bzw. Kundenspezifikation bezeichnen kann. Das Lastenheft bildet den Grundstein für spätere Verhandlungen über das geplante Projekt, im Pflichtenheft wird anschließend alles noch einmal detaillierter dargestellt.
Was den Inhalt betrifft, so kann das Dokument auf verschiedene Art und Weise aufgebaut werden. Kernkriterien sind jedoch folgende: Grund und Ziele des Projekts, beabsichtigte Funktionen und Leistungen (wobei dies möglichst aus Anwendersicht geschrieben werden sollte), vertragliche Rahmenbedingungen wie Preis und Liefertermin und Risikoakzeptanz. Das Lastenheft beinhaltet also inhaltliche und technische Vorgaben.
Das Pflichtenheft: Wie und womit werden die Anforderungen umgesetzt?
Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierung des zuvor angefertigten Lastenhefts und wird vom Auftragnehmer erstellt. Möglichst exakt werden darin die Umsetzung der Anforderungen beschrieben sowie alle nötigen Informationen zur Implementierung festgehalten. All dies bildet die Grundlage für die vertraglich festgehaltenen Leistungen des Auftragnehmers und eine Vorstufe der Projektplanung.
Inhaltlich konkretisiert das Pflichtenheft alle Punkte des Lastenhefts. Leistungspunkte werden mit genauen Lieferterminen angegeben, Lösungsvorschläge klar formuliert und neben Zielen auch Nicht-Ziele mit aufgenommen, also Vorhaben, die das Produkt nicht erreichen wird.
Hinweise zur Anfertigung
Achten Sie bei der Formulierung darauf, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer möglicherweise unterschiedliches Fachwissen zum Produkt oder zum Arbeitsablauf haben. Der gewählte Schreibstil sollte dies berücksichtigen, um keine Unklarheiten hervorzurufen. Technische Fachbegriffe können zum Beispiel in Form eines Glossars erklärt werden. Auch grafische Darstellungen und Tabellen können Inhalte leichter verständlich machen. Zugleich lockern sie das Dokument auf.
Ziele und Anforderungen sollten möglichst konkret gehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Wichtig ist dabei auch deren Vollständigkeit. So wird ein großer Teil der Projektplanung schon in Angriff genommen, was einen reibungslosen Ablauf des Projekts ermöglicht.
