Leicht gemacht: Verantwortlichkeiten in InLoox

Transparenz und klare Zuteilungen durch InLoox

Vor Kurzem haben wir auf unserem Projektmanagement-Blog über die Verwendung der RACI-Matrix im Projektmanagement berichtet und haben vor diesem Hintergrund die Bedeutung von klaren Verantwortlichkeiten hervorgehoben. Die transparente Darstellung von Verantwortlichkeiten kann durch eine Projektmanagement-Software erleichtert werden. InLoox bietet Funktionen, die Ihnen als Projektleiter das Management von Zuständigkeiten deutlich erleichtern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie über Projektrollen, über die Aufgabenzuteilung und die Follower-Option die Verantwortlichkeiten des Projektteams effektiv handhaben.

Die Definition der Projektrollen

In jedem Projekt gibt es verschiedene Projektrollen. Die zentralste ist im Normalfall die des Projektleiters. Weiter bekleiden Beteiligte jedoch auch die Rollen des Teammitglieds, des Kunden oder beispielsweise des externen Partners. Mit jeder Rolle kommen gewisse Zuständigkeiten. Die Zuständigkeit des Projektleiters ist es unter anderem, den Projektfortschritt im Überblick zu behalten und bei Bedarf zu intervenieren. Um dies umsetzen zu können, benötigt er im Projektumfeld umfassende Berechtigungen. Nicht zuletzt muss er dazu in der Lage sein, die vollständige Planung, inklusive Budgets und Deadlines, einsehen und abändern zu können.

In den Verantwortungsbereich des Mitarbeitenden fallen hingegen lediglich einzelne Aufgaben und nicht die ganzheitliche Überwachung des Projekts. Umfassende Berechtigungen sind somit überflüssig und möglicherweise sogar verwirrend. Zugriff sollte ein einfaches Mitglied des Projektteams auf die eigenen Aufgaben haben. Zusätzlich macht eine Leseberechtigung Sinn für die Projektzeitplanung, da dies auch die eigenen Aufgaben betrifft. Ähnlich verhält es sich mit externen Partnern. Sie sollten ebenso nur Zugriff auf Aufgaben haben, die sie selbst betreffen. Mit der Vergabe von sonstigen Schreibrechten sollte sehr vorsichtig und restriktiv umgegangen werden. Schließlich sollten keine wichtigen Informationen versehentlich geändert werden können oder gar das Projektteam verlassen, wenn dies nicht absolut nötig ist.

Optional kann darüber hinaus noch der Kunde oder ein anderer externer Stakeholder in das Projektumfeld miteingebunden werden. Hierbei empfiehlt es sich, nur den Gesamtfortschritt des Projekts einsehbar zu machen. Somit wird eine Informationsüberflutung vermieden und der Kunde hat einen schnellen Überblick über das, was ihn interessiert.

Mit der Projektmanagement-Software von InLoox lassen sich diese Zugangsberechtigungen schnell und einfach umsetzen. Gehen Sie hierfür einfach in den Bereich “Account-Einstellungen”. Anschließend wählen Sie die Benutzerverwaltung aus und klicken in den Sicherheitseinstellungen auf Rollen. Jede der genannten Rollen hat hier einen eigenen Reiter, unter welchem man per Slider die jeweiligen Berechtigungen für eine bestimmte Rolle auswählen kann. Jeder, der schließlich die Rolle innehat, erhält die Berechtigungen, die Sie hier für die jeweilige Rolle vorgeben. So sorgen Sie sicher und nachhaltig dafür, dass jeder Zugriff zu Inhalten erhält, die für seine Rolle, seine Verantwortlichkeit und schließlich seine Aufgaben notwendig sind. Es wird vermieden, dass vertrauliche Informationen unerwünscht nach außen gelangen und die zu verarbeitende Informationsmenge wird für jede Rolle sinnvoll limitiert.

Die Zuteilung von Aufgaben

Nachdem die Zuordnung von Berechtigungen erfolgt ist und die Projektbeteiligten einer entsprechenden Rolle zugeteilt wurden, gilt es, die konkreten Aufgaben zu vergeben. In InLoox wird eine Aufgabe stets genau einer Person zugeordnet. So erfolgt eine klare Zuteilung jeder einzelnen Aufgabe und Missverständnisse werden vermieden. Im Rahmen der RACI-Matrix ist die Person, die einer Aufgabe zugeteilt ist, “Responsible” und somit mit der Erledigung der Aufgabe beauftragt.

Wenn Sie eine neue Aufgabe in InLoox erstellen und keinen Zuständigen hinterlegen, wird Ihnen diese automatisch zugeordnet. Wenn Sie die Aufgabe einer anderen Person zuordnen möchten, so wählen Sie diese hierfür einfach in Ihrer Kontaktliste aus.

InLoox sorgt dafür, dass die Aufgaben in Ihrem Projekt stets einer Person zugeordnet sind. So können Sie als Projektleiter darauf zählen, dass die Aufgaben dank eindeutiger Zuständigkeiten erledigt werden. Es wird transparent dargestellt, an wen Sie sich bei Unregelmäßigkeiten bezüglich einer Aufgabe wenden können, und Sie sehen im Kanban-Board stets, welcher Fortschritt bereits verzeichnet wurde.

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit der Follower-Funktion

Wer bei einer Aufgabe up-to-date bleiben will, kann sich durch die Follower-Funktion in InLoox bei sämtlichen Änderungen innerhalb einer Aufgabe benachrichtigen lassen. Gerade für Personen, die in der RACI-Matrix in die Kategorien “Accountable”,“Consulted” oder “Informed” fallen, können von dieser Funktion Gebrauch machen. Insbesondere Personen, die für das Gesamtprojekt verantwortlich sind, finden diese Funktion nützlich, da sie ein berechtigtes Interesse an der Erledigung einer Aufgabe haben. Schließlich wird es möglich, die Aufgabe exakt nachzuvollziehen, und zwar ohne ein proaktives Handeln des Followers. Dies erspart den jeweiligen Stakeholdern Zeit und Arbeit.

Um der Follower einer Aufgabe in InLoox zu werden, müssen Sie lediglich die Aufgabe in Ihrem Projekt öffnen und im sich öffnenden Fenster rechts unten auf Folgen klicken. Schon erhalten Sie bei jedem Update der Aufgabe eine E-Mail, die Sie über die Änderung benachrichtigt.

 

Dank moderner Projektmanagement-Software müssen Sie bei der Zuteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten heute nicht mehr zu Stift und Papier greifen. Mit Hilfe von InLoox können Sie Inhalte der RACI-Matrix oder anderweitige Zuweisungen auch digital abbilden. So hat Ihr Projektteam immer und überall Zugriff auf diese Informationen.