Unser Blogbeitrag zum Systemansatz hat gezeigt, dass obwohl man uns beibringt, linear zu denken, unsere Gedanken häufig von einer Idee zur nächsten springen und unser Gehirn ständig Assoziationen von einem Wort zu einem anderen herstellt. Daher benötigen wir Konzepte und Werkzeuge, die uns helfen, unser mentales Chaos zu ordnen. Eines dieser Werkzeuge sind Mind Maps.
Das Konzept bzw. die Technik, Ideen strahlenförmig zu visualisieren ist nicht neu, Menschen verwenden sie bereits seit Jahrhunderten. Der Begriff „Mind Map“ jedoch ist relativ neu. Tony Buzan, ein Autor psychologischer Populärliteratur und TV-Persönlichkeit, hat den Begriff geprägt und ihn in den 1970er Jahren populär gemacht.
Die Grundlagen
Eine Mind Map ist grundsätzlich ein Diagramm mit einem zentralen Knoten in der Mitte, der die Idee oder das Konzept repräsentiert. Diese zentrale Idee hat mehrere verwandte Äste oder Knoten, die um sie herum aufgebaut werden. Viele bringen Mind Maps vermutlich mit Brainstorming in Verbindung und das stimmt – die Methode ist extrem hilfreich, wenn es darum geht, kreative Ideen zu entwickeln. Doch eine Mind Map ist mehr als ein Notizwerkzeug, sie kann verwendet werden, um Lösungen zu schwierigen Problemen zu finden und komplexe Sachverhalte in handhabbare Teile herunterzubrechen.
Sie können durchaus Papier und Stift verwenden oder ein einfaches Programm wie Microsoft Word, oder – falls das nicht genug ist für Ihre Ansprüche, dann gibt es eine ganze Reihe von speziellen Mind Mapping-Programmen auf dem Markt. Außerdem verfügen einige Projektmanagement-Tools über Mind Mapping-Funktionen.
Der Mind Mapping-Prozess
Mind Map mit “Agile” als zentralem Konzept (Quelle: Linh Tran)
Schritt 1
Entscheiden Sie sich als erstes für ein zentrales Konzept. Sie sollten ein Bild oder ein Wort nutzen, das diese Idee repräsentiert. Im Bild oben ist es „Agile“.
Schritt 2
Schaffen Sie Unterknoten, die an Ihrem zentralen Konzept andocken und die tiefer ins Thema einsteigen (im Beispiel sind es Scrum und Kanban). Diese Unteräste können wiederum Unteräste haben, die noch stärker ins Detail gehen. Benutzen Sie verschiedene Farben, Formen oder Bilder um Aspekte hervorzuheben und sie unterscheidbar zu machen.
Schritt 3
Sie können eine Mind Map auf einmal erstellen (z.B. in einer Besprechung oder einer Brainstorming-Sitzung), aber das bedeutet keineswegs, dass die Mind Map in Stein gemeißelt ist. Abhängig vom Problem oder Projekt kann es durchaus ratsam sein, die Mind Map kontinuierlich zu aktualisieren. Und am Ende kann Ihre Mind Map aussehen, wie die auf dem unteren Bild:
Creative Mind Map (Bildquelle: Flickr-User Pietro Zanarini, lizensiert unter CC BY 2.0)
Die Vorteile von Mind Maps
Mind Maps sind vor allem für kreative oder Brainstorming-Sessions ideal. Anders als Gantt-Charts, bei denen man Einschränkungen beachten muss, die durchaus als Limitierung im Prozess wahrgenommen werden können, hat man bei Mind Maps sehr viel mehr (kreativen) Freiraum. Daher helfen Mind Maps, unkonventionell zu denken und können kreatives Denken sowie Problemlösung fördern. Sie können auch dazu beitragen, sich auf das Wichtige zu konzentrieren und die relevanten Aspekte eines Themas herauszuarbeiten. Falls Sie bei einem Problem nicht weiterkommen, kann eine Mind Map für mehr Klarheit sorgen und eine neue Perspektive geben.
Mind Maps und Projektmanagement
Wie können sich also Projektmanager Mind Maps zunutze machen? Es sind vor allem die oben genannten Stärken, die Mind Maps zu einem großen Plus im Projektmanagement machen.
Ziele und Planung
Ein Projektmanager kann Mind Maps nutzen, um Projektziele zu definieren. Jedes Ziel sollte ein zentraler Knoten einer eigenen Mind Map sein (oder Teil einer Multi-Ideen-Mind Map). Die Äste ringsum stehen für Maßnahmen die nötig sind, um dieses Ziel zu erreichen.
Problemlösung
Der Job eines Projektmanagers ist alles andere als leicht. Es gibt so viele Variablen und Stakeholder, dass die Probleme, mit denen ein Projektteam konfrontiert ist, in der Regel komplex sind. Mind Maps helfen dabei, diese Komplexität zu reduzieren, die Wurzel des Problems zu finden und tragen zur Lösungsfindung bei. In der Folge wird das Projekt effizienter funktionieren.
Meetings
Teamleiter können Mind Maps nutzen, um alles zu dokumentieren, was das Team in Meetings besprochen hat. Eine visuelle Begleitung kann zur kreativen Ideenfindung sowie zur Problemlösung beitragen. Sie hilft dem Team außerdem dabei, einen besseren Überblick über die wichtigsten Themen des Meetings zu gewinnen und sich besser an sie zu erinnern.
Text: Linh Tran