Checkliste: Vorbereitung eines Kick-Off-Meetings

Laut DIN 69901-5 findet ein Kick-Off-Meeting nach der Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung statt. Ein Kick-Off-Meeting ist nicht zwingend notwendig, doch gerade erfolgreiche Projekte beginnen meist mit einem Treffen, das für den nötigen Motivationsschub bei allen Beteiligten sorgt. Das Meeting bietet auch die beste Gelegenheit, um aus Einzelpersonen ein Team zu machen und alle Teammitglieder auf die gemeinsamen Ziele einzuschwören. Ein solcher Start-Workshop bietet also die besten Chancen, dem Projekt ein positives Image und dem Team eine energiegeladene und motivierte Grundstimmung mit auf den Weg zu geben. So werden die Weichen für einen erfolgreichen Projektverlauf gestellt.

Doch kein Kick-Off-Meeting kann ohne die entsprechende Planung gelingen. Unsere Checkliste zum Herunterladen hilft Ihnen dabei, an alle wichtigen Punkte zu denken und ein erfolgreiches Meeting auf die Beine zu stellen:

Das Meeting vorbereiten

• Projektziele und gewünschte Ergebnisse definieren, Eckpunkte mit den Projektinitiatoren klären
• Teammitglieder festlegen
• Kontaktdaten für jedes Teammitglied zusammentragen (lassen)
• Verantwortlichkeiten klären: Welches Teammitglied soll welche Funktion im Projekt erfüllen?
• Vorläufige Projektplanung erstellen (Zeitplan, Budgetplanung, Ressourcenplanung)
• Ablauf und Agenda des Meetings detailliert festlegen

Das Meeting organisieren

• Teilnehmer des Meetings bestimmen. Neben den Teammitglieder und dem Projektleiter/der Projektleiterin sollten auch alle relevanten Stakeholder, externe Zulieferer und Berater sowie die Initiatoren bzw. Auftraggeber eingeladen werden.
• Ort, Zeit und Dauer des Meetings abstimmen
• Raum in ausreichender Größe und mit entsprechender Ausstattung buchen (ggf. Verfügbarkeit von Beamer, Notebook, Flipchart, Tafel etc. vorab prüfen)
• Optional: Catering und Getränke vorbestellen
• Einladung durch den Projektleiter/die Projektleiterin
• Präsentation des Projektes vorbereiten
• Mindestens zwei Tage vor dem Meeting die Agenda und ggf. die Grobplanung des Projektes an alle Teilnehmer verschicken
• Unterlagen vorbereiten, die an die Teilnehmer ausgegeben werden sollen und in ausreichender Zahl vervielfältigen
• Einen Protokollanten/eine Protokollantin bestimmen, der/die die Ergebnisse des Meetings festhält
• Ggf. die Initiatoren bitten, einige einleitende Worte zur Wichtigkeit und Bedeutung des Projektes vorzubereiten

Zu Beginn des Meetings

• Die Minuten vor Beginn des Meetings zur Kontaktaufnahme und zum zwanglosen Kennenlernen nutzen
• Begrüßung und einleitende Worte durch den Projektleiter/die Projektleiterin
• Vorstellung der Meeting-Agenda
• Vorstellungsrunde: Alle Teilnehmer sollten kurz ein paar Worte zu sich sagen.
• Darstellung der Ziele des Projektes: Welches Ergebnis soll erzielt werden?
• Erläuterung des Projektnutzens: Was soll nach Abschluss des Projektes besser sein als vorher?
• Optional: Einleitende Worte der Initiatoren zum Projekt

Der weitere Ablauf

Ein wichtiger Hinweis am Rande: Bei einem Kick-off-Meeting geht es um eine erste Weichenstellung für das Projekt und noch nicht um die Detailarbeit. Anmerkungen, Kritik, Bedenken usw. sollten ernstgenommen und protokolliert werden. Es sollte sich allerdings keine Diskussion um Details des Projektplans oder einzelner Aufgaben entspinnen.

• Entwurf des Projektplans erläutern
• Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten besprechen
• Arbeitsumfang besprechen: Wurde der Zeitrahmen für das Projekt, die einzelnen Projektabschnitte und wichtige Meilensteine richtig gewählt?
• Plan besprechen: Abhängigkeiten, Flaschenhälse, Erfolgsfaktoren im Projektplan besprechen – wo könnten potenzielle Probleme und Risiken auftauchen?
• Eventuell auch die Freistellung der Mitarbeiter in der Linie für das Projekt klären
• Hinweis darauf, dass der Plan ab sofort das Gerüst eines jeden Status-Meetings ist. Vorsicht: Hier wiederum nicht in kleinste Details abdriften
• Plan wird vor dem nächsten Status-Meeting entsprechend angepasst.
• Die Projektmanagement-Methoden erklären, die angewendet werden sollen: Wie soll weiter vorgegangen werden?
• Wichtigkeit der Rolle eines jeden Einzelnen betonen: Es kommt auf die zuverlässige Bearbeitung und Rückmeldung von Aufgaben an sowie auf den Zusammenhalt im Team. Wenn Probleme auftauchen, sollte man sich gegenseitig unterstützen. Regelmäßiges Feedback und die zuverlässige Teilnahme an Status-Meetings sind essenziell.

Wie wird ab sofort kommuniziert?

• Status-Meetings: Wie oft finden sie statt? Wer nimmt daran teil? Können Sie auch am Telefon stattfinden? Hier sollten die ersten Termine bereits vereinbart werden.
• Update des Projektplans: In welchem Rhythmus soll dies geschehen? Wer darf ein Update vornehmen? Wer hat das Recht, wichtige Meilensteine oder Deadlines zu verschieben?
• Wie ist das Berichtswesen geregelt? Wer berichtet wann an das Management?
• Welche Kommunikationskanäle sollen genutzt werden? – Telefonkonferenzen, Skype, Präsenz-Meetings, Abstimmung über Projektmanagement-Software etc.
• Welche Dokumente werden erstellt? Wie ist die Ablage geregelt?
• Wichtig: Die Notwendigkeit vermitteln, dass alle Teammitglieder relevante Informationen zum Projekt dem Team mitteilen müssen.

Zusammenfassung

Feedback: Fragen und Antworten

• Hier sollte auch die Stimmung im Team eruiert werden.
• Für Zweifel, Bedenken und Fragen sollte genügend Raum in der Meeting-Planung eingeräumt werden.

Abschluss

Nachbereitung

• Meeting-Protokoll erstellen und ggf. an die Teilnehmer versenden
• Fragen und Anregungen sammeln und an geeigneter Stelle weiter bearbeiten
• Plan anhand der Meeting-Ergebnisse anpassen und nochmals versenden