(Multi-)Projektmanagement Mythen – entlarvt!

Multiprojektmanagement ist für viele Unternehmen nichts Neues. Trotzdem gibt es enorme Herausforderungen beim zeitgleichen Management von vielen Projekten, die immer noch nicht hinreichend gelöst sind – zumindest denken das viele. Auch ranken sich viele Mythen um das Thema, die ein effektives und effizientes Multiprojektmanagement erschweren. In diesem Beitrag entlarven wir diese Mythen und zeigen Ihnen, wie Sie diese Hürden mit InLoox überwinden können, dabei greifen wir Punkte aus dem Blogbeitrag von Capterra bezüglich der tödlichen Gifte im Multiprojektmanagement auf.

Mythos 1: Durch Multitasking erhöht man die Effizienz 

Wer kennt das nicht? Sie arbeiten hochkonzentriert an einer Aufgabe und werden plötzlich von einem eingehenden Anruf unterbrochen. Oder Ihr Kollege klopft mit einer ganz dringenden Aufgabe an der Tür. Also lassen Sie Ihre ursprüngliche Aufgabe liegen und beschäftigen sich mit Aufgabe B. Aufgabe B führt zu Aufgabe C. Und plötzlich haben Sie Ihre ursprüngliche Aufgabe vergessen. Zwei Tage später klopft Ihr Chef an und verlangt von Ihnen Ergebnisse für Aufgabe A. Und jetzt? 

Multitasking mag in manchen Fällen sinnvoll und sogar recht produktiv sein, vor allem, wenn die Leerlaufzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben recht groß sind. Für Projektleiter ist es aber das genaue Gegenteil. Projekte dauern länger und werden teurer als ursprünglich geplant.  

Unser Tipp 

Obwohl es für viele eine Umstellung bedeutet und anfangs etwas umständlich erscheinen mag, gibt es in InLoox nur eine einzige Stoppuhr. Sie sind dadurch mehr oder weniger gezwungen, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und kehren auch nach zeitweiliger Unterbrechung immer zu dieser einen Aufgabe zurück. Wichtig für dieses Vorgehen ist dabei eine korrekte Priorisierung Ihrer Projekte, wie weiter unten vorgeschlagen.

Mythos 2: Man sollte sich nur auf das eigene Projekt konzentrieren  

Es ist klar, dass jeder Projektleiter sein oder ihr eigenes Projekt in den Vordergrund stellt und Entscheidungen immer zugunsten dieses Projektes trifft. Schließlich wird auch seine Leistung anhand des Erfolges seines Projektes bewertet. Dabei wird häufig übersehen, dass nahezu jede Entscheidung innerhalb des Projektes gleichzeitig Auswirkungen auf andere Projekte und den Rest der Organisation hat, vor allem wenn es um Entscheidungen bezüglich Budgets und Ressourcen handelt. So schneidet sich Multiprojektmanagement oft ins eigene Fleisch. 

Unser Tipp 

Erstellen Sie sich am besten ein Masterprojekt in welches Sie die wichtigsten Meilensteine und Vorgänge der Einzelprojekte veröffentlichen und geben Sie Ihren jeweiligen Projektleitern Leserechte. So können die Projektmanager immer selbst auf dem Laufenden bleiben und sich genau die Informationen schnell heraussuchen, die sie gerade braucht, und somit rechtzeitig intervenieren, falls etwas aus dem Ruder laufen sollte. Vereinbaren Sie wöchentliche Statusmeetings mit den Projektleitern, wo jeder den Stand seines Projektes kurz (maximal 5 Minuten). So behalten nicht nur Sie als Multiprojektmanager, sondern auch all Ihre Projektleiter einen Überblick und sehen sofort, welche Auswirkungen ihre Projektentscheidungen auf andere Projekte haben.

Mythos 3: Es gibt mehrere Prioritäten mit der #1 

Die Priorisierung von Projekten ist DAS Thema im Multiprojektmanagement. Welche Projekte sind wichtig? Welche sind vielleicht noch wichtiger? Unterschiedlichste Faktoren müssen scheinbar gegeneinander abgewogen werden, die wiederum selbst unterschiedlich wichtig sind. Methoden wie die ABC-Analyse sollen helfen, sicherer zu priorisieren, sind aber oft auch zeitaufwendig. In vielen Unternehmen kostet die Priorisierung von Projekten sehr viel Zeit. Zeit, die man auch in die eigentliche Bearbeitung der Projektaufgaben investieren könnte. Wir fragen uns also: Wieso kompliziert, wenn es auch so einfach sein kann? 

Unser Tipp 

Priorisieren Sie nach nur einem Kriterium -  der Deadline. So können Sie sicher gehen, dass Sie immer nur EINE Priorisierung #1 haben: Das Projekt, dessen Fertigstellungstermin am frühesten ist. Eine übergeordnete Planung mit all Ihren Projekten und Deadlines hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Beachten Sie aber unbedingt, dass sich damit die Bearbeitung anderer Projekte automatisch nach hinten verschiebt, was wiederum in Konflikt mit anderen wichtigen Deadlines stehen könnte! Eine umsichtige Planung (siehe Punkt Einzelprojekte) ist entscheidend! In InLoox helfen Ihnen z.B. die Projektgruppen, mit denen sich sogar Abhängigkeiten zwischen den Projekten darstellen lassen. 

Mythos 4: Je mehr Berichte desto besser 

Es ist die Aufgabe von Multiprojektmanagern, den Überblick über alle Projekte und deren Fortschritt zu behalten. Deswegen ist es ihr gutes Recht, Berichte über genau diesen Fortschritt von den jeweiligen Projektteams einzufordern. Leider gibt es schon hier oft Missverständnisse über Ausführlichkeit oder Formalität der Berichte. Außerdem fehlt den Mitarbeitern oft einfach die Zeit, solche Berichte zu erstellen oder Berichte werden beschönigt, um nicht in das Blickfeld des Managements zu geraten. Zeit- oder Budgetüberschreitungen fallen dann oft erst auf, wenn es schon zu spät ist. Das wiederum führt dazu, dass sich Misstrauen beim Management bildet, und dieses immer mehr und immer ausführlichere Berichte anfordert – ein Teufelskreis.

Unser Tipp

„Hocheffektive Multiprojekt-Organisationen brauchen keine Berichte, um Projekte zu fokussieren und zu priorisieren, sondern können ihre Informationen jederzeit aus einem einfachen Steuerungssystem ablesen" (Capterra). Genau das bietet Ihnen InLoox. Durch die Dashboards und das Anlegen on Berichtsvorlagen behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Projekte und die jeweiligen KPIs in der Planung. Informationen sind hier jederzeit auf dem aktuellsten Stand verfügbar und leicht abzulesen. Mit Hilfe der neuen Benachrichtigungsfunktionen können alle wichtigen Stakeholder zusätzlich per Mail über Änderungen am Projekt informiert werden. Sollen trotzdem zusätzliche Berichte erstellt werden, geht das mit nur wenigen Klicks in InLoox ganz automatisch. So haben Sie standardisierte Berichte mit genau den Informationen, die Sie brauchen.

Fazit

Ja, Multiprojektmanagement ist schwierig. Es gibt tausende Faktoren, die es zu beachten gilt. Aber es gibt auch Hilfe. Mit kleinen Griffen können Sie die Herausforderungen meisten. Weitere Informationen zu den InLoox-Produkten finden Sie hier.