Outsourcing im Projekt: Das sollten Sie beachten

Was bedeutet Outsourcing?

Im Laufe eines Projekts steht stets eine Vielzahl von unterschiedlichsten Aufgaben an. Somit ist es kaum verwunderlich, dass im Projektteam häufig nicht alle dafür benötigten Skills vorhanden sind und notwendige Ressourcen oftmals nicht zur Verfügung stehen. An dieser Stelle kommt Outsourcing ins Spiel.

Outsourcing bezeichnet die systematische Ausgliederung von Funktionen, Organisationseinheiten oder Prozessen. Eine gewisse unternehmerische Leistung wird folglich nicht intern erstellt, sondern wird von einem externen Dienstleister mit Expertise auf dem jeweiligen Gebiet in das Unternehmen gebracht. In aller Regel werden in Projekten lediglich Sekundärtätigkeiten ausgelagert, die die zentralen Prozesse stützen. Die Kernfunktionen werden nach Möglichkeit stets intern verrichtet.

Legt man die Herkunft des Begriffs offen, wird zusätzlich die Bedeutung von Outsourcing deutlich. Das Wort setzt sich aus outside, resource und using zusammen. Sinngemäß steht diese Fusion englischer Begriffe also für die Nutzung externer Ressourcen.

Grundsätzlich kann jede Art von Funktion ausgelagert werden. Kleinstunternehmen engagieren beispielsweise sehr häufig eine Steuerkanzlei zur Verwaltung finanzieller Angelegenheiten, anstatt die Position der Buchhaltung intern zu besetzen. Aber auch in global agierenden Unternehmen, in welchen große Kapazitäten vorhanden sind, ist Outsourcing kein Fremdwort. So arbeitet zum Beispiel Amazon – neben der Nutzung einer eigenen Flotte – im großen Stil mit diversen Versanddienstleister zusammen.

Auch in Projekten spielt Outsourcing häufig eine große Rolle. Handelt es sich bei dem Projekt beispielsweise um eine Produktentwicklung in der Automobilbranche, so kann die Berechnung von Prototypen outgesourced werden. Geht es bei dem Projekt um die Gründung eines neuen Unternehmens, so lässt sich zum Beispiel die Erstellung einer entsprechenden Website und eines Logos auslagern.

Welche Aspekte bei Outsourcing im Projektkontext wichtig sind und welche Vor- und Nachteile dies mit sich bringen kann, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Inhalt

• Kosten
• Flexibilität
• Expertise
• Kontrolle
• Sicherheit
• Workload
• Zeit
• Abstimmung
• Suche

Kosten

Kosten sind meist der ausschlaggebende Punkt dafür, dass Aufgaben im Projekt ausgelagert werden. Sind gewisse Kompetenzen intern nicht vorhanden, so ist es kostspielig, diese durch Trainings oder eine Anstellung von Mitarbeitenden mit Expertise auf diesem Gebiet aufzubauen. Handelt es sich dabei um Kompetenzen, die nur selten benötigt werden, lohnt sich dies kaum. Ähnlich verhält es sich mit Ressourcen. Wurde beispielsweise eine Maschine angeschafft, die letztendlich nur selten benötigt wird, so hätte Outsourcing wohl mehr Sinn gemacht. Aus Kostenperspektive ist es somit sinnvoll, Kernkompetenzen im Unternehmen zu behalten, während man selten benötigte Leistungen von außen beziehen sollte.

Ein weiterer Kostenvorteil von Outsourcing besteht darin, dass man letztendlich nur für die erworbene Leistung bezahlt. Ein eigener, für die etwaige Aufgabe Angestellter taucht hingegen monatlich auf der Gehaltsliste auf, verursacht administrative Kosten und führt zu anderweitigen Ausgaben, unabhängig von dessen Auslastung.

Flexibilität

Unsere Welt befindet sich in einem immer schnelleren Wandel, ebenso im Bereich der Wirtschaft. Die Ansprüche, die Unternehmen an ihre Mitarbeitenden stellen, ändern sich genauso schnell. Nur wenn man diesen sich ändernden Anforderungen in Echtzeit gerecht wird, kann man als Unternehmen angesichts der volatilen Umweltbedingungen langfristig überleben. Deshalb scheint es oft wenig sinnvoll, Mitarbeitende mit spezifischem Skill-Set in Erwartung einer langfristigen Zusammenarbeit zu akquirieren. Im Sinne der Flexibilität ist es zielführender, bedarfsgesteuert Dienstleister für die Erledigung sehr spezifischer Aufgaben zu bezahlen.

Expertise

Das Thema Expertise ist im Kontext des Outsourcings ein zweischneidiges Schwert. Einerseits ist ein besseres Ergebnis zu erwarten, wenn ein Dienstleister mit Erfahrung in diesem spezifischen Fachgebiet die Aufgabe übernimmt. Andererseits geht Know-How verloren, wenn immer mehr Aufgaben extern vergeben werden. Eine interne Abwicklung führt zu Lerneffekten und einem wachsenden Erfahrungsschatz, der in Zukunft von großem Wert sein kann. Dieses konstruktive Lernen erfolgt bei Outsourcing fast ausschließlich im beauftragten Unternehmen.

Kontrolle

Wer eine Aufgabe an einen externen Dienstleister übergibt, hat folglich nicht mehr die volle Kontrolle darüber. Durch ein ausführliches Briefing für diesen kann zwar dafür gesorgt werden, dass der Prozess nach den eigenen Vorstellungen abläuft. Oft ist aber der Gesamtprozess nicht exakt vorhersehbar und somit handhabt der Dienstleister Unvorhergesehenes in erster Instanz selbst.

Eine permanente enge Kontrolle ist also kaum möglich. Dies ist jedoch für viele Manager enorm wichtig, beispielsweise um sicherzustellen, dass gewisse Regularien erfüllt werden oder um dem eigenen Qualitätsanspruch gerecht zu werden.

Projektmanagement-Lösungen wie InLoox ermöglichen durch eine höhere Transparenz im gesamten Projekt eine bessere Kontrolle, auch von externen Beteiligten.

Sicherheit

Oft sind in einem Projekt hochempfindliche Daten involviert. Wenn beispielsweise Kundendaten im Rahmen eines Projekts genutzt werden, so kann ein unerwünschter Datenverlust fatale Folgen haben. Kunden, die davon betroffen sind, werden das Unternehmen in Zukunft meiden. Ebenso führen Imageschäden dazu, dass die Zahl zukünftiger, potenzieller Kunden deutlich sinkt. Darüber hinaus stehen noch weitere Negativaspekte, wie das Begleichen etwaiger Gerichtskosten und das Aufkommen für entstandene Schäden im Raum. Kurzgesagt, Sie sollten genaustens darauf achten, wem Sie interne Daten anvertrauen und welche Daten Sie an Dritte weitergeben. Arbeiten Sie mit externen Dienstleistern zusammen, so müssen Sie sich vertraglich zusichern lassen, dass Ihre Daten nur mit äußerster Sorgfalt und unter Einhaltung aktueller DSGVO-Richtlinien verarbeitet werden. Aber selbst hier bleibt ein gewisses Restrisiko bestehen. Der sicherste Weg ist es, die volle Kontrolle über empfindliche Daten selbst zu behalten.

Workload

Je mehr Aufgaben outgesourced werden, desto weniger muss vom Projektteam erledigt werden. Somit kann das Auslagern von Aufgaben ein sinnvolles Mittel sein, um die Auslastung des Teams zu optimieren und den Workload zu lockern. So kann beispielsweise einer Unterbesetzung oder einem Hinzukommen unvorhergesehener Aufgaben entgegengewirkt werden.

Bedenken Sie hierbei stets, dass eine Überlastung Ihres Teams zu einem Output von geringerer Qualität und schließlich zu Unzufriedenheit führt. Um Ihr Team langfristig motiviert und leistungsfähig zu halten, sollten Sie stets für eine angemessene Auslastung sorgen.

Zeit

“Zeit ist Geld.” - Dieses Sprichwort bewahrheitet sich im Projektkontext immer wieder. Deshalb kann es sinnvoll sein, für gewisse Aufgaben auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen, welcher aufgrund seiner Expertise weniger Zeit dafür benötigt. Auf der anderen Seite steht Ihrem Projektteam somit mehr Zeit zur Verfügung, welche genutzt werden kann, um deren Aufgaben besser zu erledigen. Insgesamt ermöglicht Outsourcing, dass Projekte weniger Zeit beanspruchen und somit schneller fertiggestellt werden können.

Abstimmung

Durch das Einbeziehen externer Dienstleister wird das Projektumfeld komplexer. Je mehr Gruppen in das Projekt involviert sind, desto anspruchsvoller wird die Koordination und schließlich die Kommunikation. Dementsprechend entsteht auch ein höheres Fehlerpotenzial. Für die Zusammenarbeit mit Dienstleistern ist es folglich essentiell, gewisse Eckpunkte der Kollaboration klar zu definieren. Kommunizieren Sie vorab unmissverständlich Ihre Werte und Ziele, um eine gemeinsame Basis zu bilden. Auch das Übermitteln von betrieblichen Richtlinien, beispielsweise im Bezug auf ethische Grundätze oder die Richtlinien des Qualitätsmanagements, sollte nicht vergessen werden.

Eine Projektmanagement-Software wie InLoox kann dabei helfen, die Komplexität selbst bei der Kollaboration vieler verschiedener Parteien stark zu vermindern. Dadurch, dass alle relevanten Dateien zentral zugänglich sind und die projektbezogene Kommunikation auf einer Plattform abgewickelt wird, werden Informationsasymmetrien vermindert.

Suche

Wer eine Aufgabe outsourcen will, muss dafür erst einen passenden Dienstleister finden. Die Suche nach diesem ist häufig nicht trivial und kommt einem Prozess gleich. Zunächst sind die genauen Anforderungen an diesen zu definieren, bevor verschiedene in Frage kommende Anbieter evaluiert werden. Diese werden nach verschiedenen Kriterien bewertet, sodass sich der vermeintlich beste Anbieter herauskristallisiert. Je nach Umfang und Wichtigkeit der Aufgabe wird dieser entweder direkt engagiert oder es wird zuvor noch eine Testphase durchlaufen.

Selbst bei Implementierung einer Testphase kann niemals ganz sichergestellt werden, dass der gewählte Dienstleister die bestmögliche Lösung darstellt. Häufig wird erst im Nachhinein bemerkt, dass gewisse Aufgaben von diesem nicht zufriedenstellend erledigt werden können. Dies hat zur Folge, dass der Suchprozess ein weiteres Mal durchlaufen werden muss. Bei der Beauftragung von eigenen Mitarbeitenden kann ein derartiger Aufwand vermieden werden.

Outsourcing und externe Dienstleister können dabei helfen, den Projektalltag zu bewältigen. Jedoch sollten Sie stets darauf achten, in welchem Umfang Sie diese in Ihr Projekt miteinbeziehen. Seien Sie sich stets bewusst, dass neben zahlreichen Vorteilen auch gewisse Risiken auftreten können, beispielsweise der Verlust von Know-How oder sensiblen Daten.