Bild: "13 30 100" von fhwrdh, lizensiert unter CC BY 2.0
Häufig müssen im Projektmanagement Aufwandsschätzungen vorgenommen werden. Wie lange braucht man für Aufgabe X, wie lange für Aufgabe Y? Als zeitsparende Vorgehensweise, die realistische Ergebnisse liefert, bietet sich dabei Planning Poker an. Was genau das ist, erfahren Sie hier.
Planning Poker wurde 2002 von James Grenning erfunden. Es vereinfacht die Konsensfindung in einer Gruppe, wenn es darum geht, einen Zeitaufwand für ein bestimmtes Projekt oder einen Teil eines Projekts zu schätzen, und funktioniert wie ein Kartenspiel – eine willkommene Alternative zu herkömmlichen Schätzungsmethoden.
Ablauf
Teilnehmer des Spiels sind alle Mitarbeiter des Projekts, das besprochen wird. Jeder bekommt den gleichen Kartensatz ausgeteilt; diese sind mit Nummern zwischen 0 und 100 beschriftet, wobei die Abstände zwischen den Zahlen immer größer werden.
Zuerst wird das zu bewertende Projekt in mehrere Teile aufgeteilt, die dann einzeln geschätzt werden. Nachdem eine Aufgabe vorgestellt wurde, sucht sich jeder Teilnehmer eine Zahl aus, die seiner Erwartung nach dem Zeitaufwand dafür entspricht. Höhere Zahlen stehen dabei für einen größeren Zeitaufwand. Dies geschieht jedoch ohne gegenseitige Absprache: die Zahlen bleiben zunächst verdeckt. Nach Ablauf einer gewissen Zeitspanne werden die ausgewählten Karten aufgedeckt und miteinander verglichen.
Dann kann die Diskussion beginnen: es starten die beiden, die die jeweils niedrigste und höchste Zahl gelegt haben, und begründen ihre jeweilige Entscheidung. Anschließend kann auch der Rest der Gruppe die eigenen Gedanken einbringen. Als letzter Schritt wird erneut abgestimmt, bis eine gemeinsame Schätzung erzielt wird.
Eine mögliche Variante des Spiels wäre, im Vorfeld einen Moderator zu ernennen, der selbst nicht mit abstimmt. Seine Aufgaben sind hingegen die Präsentation der Themen und eventuell auch die Einführung einer Zeitbeschränkung, damit die Diskussionslänge nicht den Rahmen sprengt.
Vorteile
Der wohl größte Vorteil gegenüber anderen Schätzmethoden besteht darin, dass sich die Teilnehmer beim Planning Poker nicht gegenseitig beeinflussen, weder bewusst noch unbewusst, da die Karten alle zugleich umgedreht werden. So fühlt sich niemand durch bereits genannte Schätzungen unter Druck gesetzt. Außerdem eignet sich die Methode hervorragend, um der Tendenz von Über- oder Unterschätzungen in der Projektplanung zu begegnen. Mitarbeiter, die die Aufgabe später selbst bearbeiten sollen, neigen beispielsweise dazu, den Aufwand für eine Aufgabe zu überschätzen, um mehr Zeit für die Bearbeitung zu bekommen. Projektleiter möchten natürlich beim Auftraggeber ein möglichst positives Bild abgeben und haben daher die Tendenz, den Projektaufwand zu unterschätzen. Mit dem Planning Poker werden beide Extreme ausgeglichen.
Zudem kann es vorkommen, dass im Laufe des Spiels auch Probleme aufgedeckt werden, an die man selbst gar nicht gedacht hat: liegt am anderen Ende des Tischs der dreifache Wert des eigenen, kann man den Kollegen einfach nach dem Grund fragen. Aber auch das Gegenteil kann passieren: womöglich überschätzt man manche Schritte, deren Zeitaufwand eigentlich geringer ist.