PMO 1: Definition und Funktionen des PMO

Doch was genau ist ein PMO überhaupt und welche Funktion hat es? Der Beantwortung dieser Fragen werden wir uns in diesem ersten Beitrag widmen. Die gesamte Blogreihe können Sie auch in unserem ausführlichen Whitepaper nachlesen. 

Definition PMO

Bereits bei der Definition des PMO scheiden sich die Geister. Einige sprechen hier vom Project Management Office, die anderen vom Program Management Office und wiederum andere vom Portfolio Management Office. Im Rahmen unserer Blogreihe werden wir uns immer auf PMO als das Project Management Office beziehen.

Das Project Management Office ist die zentrale Stelle im Unternehmen zur Steuerung des Projektmanagements und Pflege des Projektmanagementsystems. Dabei unterstützt es alle Projekte im Betrieb und liefert Hilfsmittel, wie Projektassistenzen, Standards und Richtlinien an alle Projektmanager.

Das nachfolgende Organigramm veranschaulicht noch einmal, wie das PMO als unternehmensübergreifende PM-Zentrale in die Linienorganisation eingebunden ist:

Beachten Sie hier, dass das PMO kein Synonym zur Projektassistenz darstellt, da die Projektassistenz jeweils nur einem bestimmten Projekt zugeordnet ist, während das PMO die zentrale Stelle für alle Projekt im Unternehmen bildet. 

Die 6 wichtigsten Funktionen und Aufgaben des PMO

PMOs übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben im Unternehmen. Die sechs wichtigsten Funktionen des PMO geben Ihnen einen kurzen Überblick über den vielfältigen Aufgabenbereich. 

1. Gewährleistung von einheitlichen PM-Standards und Qualität

Die zentrale Pflege des Projektmanagementsystems ist eine der Kernfunktionen eines PMO. Im Rahmen dieser Funktion stellt es sämtlichen Projektteams Vorgaben und Leitlinien zur Verfügung. Zusätzlich kann dies auch die fachliche Fortbildung der Projektmitarbeiter beinhalten (siehe Punkt 6) oder die Einführung einer einheitlichen Projektmanagement Software. Damit gewährleistet das PMO, dass in allen Projektetappen und in allen Projekten im Unternehmen dieselben Methoden und Werkzeuge angewendet werden. Das PMO begleitet somit alle Projektleiter bei der operativen Arbeit. Konsistente PM-Standards, die sich auf demselben Niveau durch alle Projekte eines Betriebs ziehen, sind der erste Schritt in Richtung professionellem Projektmanagement.

2. Strategisches Projektmanagement

Auf Grund seiner unternehmensübergreifenden Funktion spielt das PMO auch eine wichtige Rolle im strategischen Projektmanagement. Zum einen führt es Projektauswahl- und Priorisierungsverfahren durch und zum anderen schafft es die Rahmenbedingungen für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagementsystems.

3. Operative Unterstützung

Im operativen Bereich liefert das PMO Projekt Services für die Projektmanager und Teams im Unternehmen. Die operative Unterstützung beinhaltet u.a. die Moderation von Workshops und Meetings, temporäres Projektcontrolling und die Sammlung oder die Dokumentation des Projektfortschritts für die Geschäftsleitung. Zudem kann das PMO bei schlecht laufenden Projekten einspringen, um zum Beispiel die Teamkommunikation oder Terminplanung zu optimieren.

Diese Aufgaben übernehmen PMOs vor allem in kleinen Unternehmen, in denen es keine eigene Projektassistenz für die einzelnen Projekte gibt.

4. Koordination von Projekten und Ressourcen

Zusätzlich übernimmt das PMO die Koordination zwischen den einzelnen Projekten und ihren Projektleitern. Dies beinhaltet u.a. die standardisierte Ressourcensteuerung bezüglich der Verfügbarkeit und Mitarbeit in Projekten.

5. Effektivitäts- und Effizienzsteigerung

Durch die Übernahme des zentralen Chancen- und Risiken Management für alle Projekte im Unternehmen, trägt das PMO zudem zur Effektivitäts- und Effizienzsteigerung im Projektmanagement bei. Auch die Bereitstellung von konsistenten PM-Standards, Prozesse und Richtlinien (siehe Punkt 1) erhöht die Effizienz und Effektivität der Projekte. 

6. Projekt Coaching & Training

Als Knotenpunkt für PM-Wissen dient das PMO auch der fachlichen Weiterbildung der Projektmitarbeiter. Unter anderem organisiert es Kick-Off-Veranstaltungen für neue Projekte, sowie Projektmanagement und Softwareschulungen abhängig vom Schulungsbedarf in den einzelnen Projektteams.

Die tatsächlichen Aufgaben des PMOs sind in der Realität von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und von den jeweiligen Anforderungen im Betrieb abhängig. Jedoch lässt sich bereits erkennen, dass vor allem Interdisziplinarität bei der Zusammenstellung der Mitarbeiter im PMO eine große Rolle spielt. Nächste Woche werden wir die verschiedenen Positionen im PMO genauer betrachten.  

Lesen Sie auch die anderen Beiträge unserer PMO-Reihe oder nutzen Sie unser ausführliches Whitepaper

• PMO 2: Mitarbeiter und Positionen im PMO
• PMO 3: Verschiedene Formen des PMO
• PMO 4: Einführung eines PMO im Unternehmen
• PMO 5: Das PMO als Treiber der agilen Transformation
• Whitepaper: Das Project Management Office