PMO 2: Mitarbeiter und Positionen im PMO

Im ersten Beitrag dieser Reihe „PMO (1): Definition und Funktionen des PMO“ hatten wir bereits eine grundlegende Definition für das Projekt Management Office vorgestellt.

„Das Project Management Office ist die zentrale Stelle im Unternehmen zur Steuerung des Projektmanagements und Pflege des Projektmanagementsystems. Dabei unterstützt es alle Projekte im Betrieb und liefert Hilfsmittel, wie Projektassistenzen, Standards und Richtlinien an alle Projektmanager.“

Auf Basis dieser Definition, der Einbindung in die Linienorganisation und den sechs wichtigsten Funktionen des PMO lässt sich der Ressourcenbedarf grob ermitteln.

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Die wichtigsten Positionen im PMO

In der Realität bestimmt letztendlich das Aufgabenspektrum des PMO die zu besetzenden Positionen. Jedoch lassen die vielfältigen Funktionen eines PMO bereits darauf schließen, dass vor allem Interdisziplinarität bei der Zusammenstellung der Mitarbeiter im PMO eine große Rolle spielt.

Unabhängig von den spezifischen Bedürfnissen eines jeden Unternehmens, gibt es zwei Positionen im PMO, die Sie in jedem Unternehmen vorfinden werden:

1. Der PMO-Manager

Die Qualität des PMO steht und fällt mit dem PMO-Manager, deshalb sollte diese Position mit Bedacht besetzt werden. Die Position des PMO-Managers sollte so früh wie möglich und am besten zeitnah zum Planungsstart der PMO-Einführung besetzt werden. Damit können Sie den PMO-Manager in die PMO-Planung miteinbeziehen und die Zusammenstellung des Teams nach seinen Wünschen ausrichten.

Vor der Ausschreibung wird in der Regel zuerst ein ausführliches Anforderungsprofil erstellt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Qualifikationen, die ein PMO-Manager mitbringen sollte:

• Langjährige Erfahrung im Projektmanagement und optimaler Weise in einer Führungsposition
• Erfahrung in einer Schnittstellenposition und Vermittlungsfähigkeiten
• Hohe Sozial- und Führungskompetenz
• Ein gewisser Grad an Dienstleistungsorientierung und Durchsetzungsvermögen
• Kenntnisse zu PM-Standards und Prozessen
• Unter Umständen eine PM-Zertifizierung

Oft macht es Sinn, die Stelle erst intern auszuschreiben, wenn eine ausführliche Einarbeitung in die unternehmensinternen Abläufe und Strukturen vermieden werden soll. Zusätzlich verfügt ein bestehender Mitarbeiter bereits über Kontakte zu den einzelnen Projektleitern und Projektteams und kann so die Schnittstellenfunktion schneller umsetzen.

Am besten wählt der PMO-Manager seine Mitarbeiter selbst aus, um eine optimale Besetzung und eine gute Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten.

2. Mitarbeiter im PMO-Team

Alle Mitarbeiter sollten ebenfalls über eine gewisse Dienstleistungsorientierung und Durchsetzungsvermögen verfügen. Andernfalls entwickelt sich das PMO zur zentralen Stelle, an die unliebsame Aufgaben aus den einzelnen Projekten abgewälzt werden. Zusätzlich ist es wichtig, dass die einzelnen Mitarbeiter Organisationstalent und grundlegende PM-Kenntnisse mitbringen. Es kann sinnvoll sein Mitarbeiter, die vorher in unterschiedlichen Projektbereichen tätig waren, einzugliedern, um das PMO interdisziplinär aufzustellen.

Die Mitarbeit im PMO-Team ist eine gute Möglichkeit für junge PM-Einsteiger, alle Bereiche im Projektmanagement im Detail kennenzulernen. Jedoch sollten Sie bei Einsteigern vor allem auf deren Belastbarkeit achten.

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Lesen Sie auch die anderen Beiträge unserer PMO-Reihe oder nutzen Sie unser ausführliches Whitepaper

• PMO 1: Definition und Funktionen des PMO
• PMO 3: Verschiedene Formen des PMO
• PMO 4: Einführung eines PMO im Unternehmen
• PMO 5: Das PMO als Treiber der agilen Transformation
• PMO Whitepaper: Das Project Management Office