PMO 5: Das PMO als Treiber der agilen Transformation

Dieser brandaktuellen Frage werden wir im letzten Beitrag unserer Blogreihe rund um das Projekt Management Office auf den Grund gehen. Vor allem das PMO als unternehmensübergreifende und zentrale Einheit für das Projektmanagement im Unternehmen sollte auf die neuen agilen Methoden, wie z.B. Scrum oder Kanban, reagieren. 

>> Ausführliches Whitepaper zum PMO herunterladen <<

Der Trend zu agilen Methoden

Agilität ist im Projektmanagement das Buzzword schlechthin. Durch den Einsatz agiler Methoden erhoffen sich Unternehmen u.a. eine stärkere Selbstmotivation der Mitarbeiter, eine höhere Reaktionsfähigkeit auf Änderungen aus dem Projektumfeld und einen ausgeprägten Team-Gedanken. Dennoch sollte jedes Unternehmen für sich abwägen, ob agile Methoden tatsächlich gewinnbringend eingesetzt werden können. Für manche Unternehmen bzw. Projekte wird sich das klassische PM auch weiterhin als die am besten geeignete Methode erweisen.

Das PMO als zentrale Einheit für das PM im Unternehmen sollte seine Arbeitsweise idealerweise auf agile Methoden in den Projektteams anpassen. Damit möchten wir Sie nicht auffordern sofort alle bestehenden PM Methoden durch agile Ansätze zu ersetzen. Vielmehr sollten Sie eine Analyse durchführen, um herauszufinden welche PM Methoden (klassisch, agil oder gemischt) für Ihr Unternehmen am besten sind. 

Bestandsaufnahme und Methoden-Konzept für das PMO

Es ist die Aufgabe des PMO eine Bestandsaufnahme bzw. eine Analyse der IST-Situation durchzuführen. Hierbei können Sie sich an den folgenden Leitfragen orientieren:

• Welche PM-Methoden werden im Unternehmen eingesetzt?
• Wie häufig werden diese Methoden eingesetzt?
• Sind die Projektleiter zufrieden mit den eingesetzten Methoden und dem damit erzielten Erfolg?
• Fühlen sich die Projektleiter durch bestimmte Methoden eingeschränkt?
• Wünschen sich die Projektteams zusätzliche oder neue Methoden?

Anhand dieser Bestandsaufnahme werden Sie bereits erkennen, ob das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen durch neue Methoden bereichert bzw. verbessert werden kann. Diese Bestandsaufnahme wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Sollten Sie hierbei erkannt haben, dass die Einführung von neuen PM-Methoden durchaus sinnvoll ist, erstellen Sie im nächsten Schritt ein neues Methoden-Konzept für das PMO.

In Ihrem Konzept erarbeiten Sie welche Methoden das bisherige Projektmanagement im Unternehmen ergänzen können und legen fest, welche Methoden in Zukunft nicht mehr angewandt werden sollen. In diesem Schritt ist Feedback von den Projektteams ausschlaggebend. Nachdem Sie das Konzept erstellt haben, senden Sie es an alle Projektmitarbeiter und fordern diese zum Feedback auf. Damit können Sie die Praxistauglichkeit Ihres Konzepts überprüfen und gewährleisten, dass es optimal zu den Bedürfnissen im Unternehmen passt.

Nachdem Änderungswünsche oder Verbesserungsvorschläge eingearbeitet wurden und das finale Konzept feststeht, muss dieses in den Regelbetrieb des PMO und in den Projektalltag übertragen werden. Dies beinhaltet für das PMO grundlegende Änderungen in den Funktionen und im Angebot.

Änderungen im Angebot und den Funktionen des PMO

Zu den zentralen Funktionen des PMO zählen das Projekt Coaching & Training und die Gewährleistung von einheitlichen PM-Standards und -Qualität im Unternehmen. Durch die Umstellung in den einzusetzenden PM Methoden entsteht zu Beginn ein hoher Aufwand im Bereich des Projekt Coachings & Trainings. Das PMO sollte nun grundlegende Schulungen in den neuen Methoden für alle Projektmitarbeiter anbieten und damit die neuen Methoden im Unternehmen etablieren. Zusätzlich ist es wichtig die PM-Richtlinien und Prozesse zu überarbeiten. Zudem kann es sinnvoll sein, zusätzliche Zertifizierungsangebote im agilen Methodenbereich zu schaffen.

Beachten Sie jedoch, dass die neuen Methoden nicht für immer in Stein gemeißelt sind, sondern wie alle agilen Prozesse kontinuierlichen Änderungen unterliegen. 

Zusammenfassung und Abschluss der PMO-Reihe

Mit dem letzten Beitrag unserer PMO Reihe möchten wir die wichtigsten Aspekte zum PMO noch einmal festhalten. Das Project Management Office (=PMO) übernimmt als zentrale Stelle die Steuerung und Pflege des Projektmanagements eines Unternehmens. Dabei unterstützt es alle Projekte im Unternehmen und ist von der Projektassistenz zu unterscheiden. Das Aufgabenspektrum des PMO bestimmt letztendlich die zu besetzenden Positionen und die Größe des PMO. Dabei ist vor allem bei der Auswahl des PMO-Managers Vorsicht geboten, da die Qualität des PMO mit dem PMO-Manager steht und fällt.

Grundsätzlich können drei PMO-Haupttypen unterschieden werden: das strategische PMO, das projektüberwachende PMO und das projektunterstützende bzw. operative PMO. Unabhängig des Typs können Sie sich bei der erstmaligen Einführung eines PMO an den folgenden vier Phasen orientieren: Analyse der IST-Situation, Konzeptionierung, Implementierung und Übergang in den Regelbetrieb.

Da das PMO als zentrale Einheit unternehmensübergreifend für das Projektmanagement verantwortlich ist, gilt es als Treiber für die agile Transformation im Unternehmen. Das PMO legt fest, welche PM-Methoden im Unternehmen eingesetzt werden und sollte deshalb auf den Trend zur Agilität reagieren.

Lesen Sie auch die anderen Beiträge der Blogreihe rund um das PMO oder nutzen Sie unser ausführliches und kostenloses Whitepaper

PMO 1: Definition und Funktionen des PMO

PMO 2: Mitarbeiter und Positionen im PMO

PMO 3: Verschiedene Formen des PMO

PMO 4: Einführung eines PMO im Unternehmen

Whitepaper: Das Project Management Office im Detail