Produktiv arbeiten mit Timeboxing

Zeitmanagement-Methoden stehen derzeit hoch im Kurs. Kein Wunder, denn wer möchte denn nicht konzentrierter und fokussierter arbeiten, um so mehr Aufgaben zu erledigen? In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen das sogenannte Timeboxing vor.

• Was ist Timeboxing?
• Wer hat Timeboxing entwickelt?
• Wer setzt Timeboxing erfolgreich ein?
• Was sind die Vorteile von Timeboxing?
• Was sind die Nachteile von Timeboxing?
• Welche Beispiele für Timeboxing gibt es für den Arbeitsalltag?
• Timeboxing in der Praxis

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Was ist Timeboxing?

Die Timeboxing-Methode ist eine Technik des Zeitmanagements, die darauf abzielt, die Produktivität, Effektivität und Effizienz zu steigern. Sie ist eine flexible und einfache Zeitmanagement Methode, die von vielen erfolgreichen Personen und Unternehmen angewendet wird.

Ursprünglich stammt die Technik des Timeboxing aus der Projektplanung. Statt auf eine Aufgabe so viel Zeit zu verwenden wie nötig wäre, werden vorab feste Zeitfenster (Timeboxes) inklusive Endergebnis festgesetzt. Nach Ablauf dieser Zeit wird die Arbeit an der Aufgabe beendet oder eine neue Timebox gestartet. Dies sorgt für Fokussierung und verhindert Multitasking. Die wichtigste Regel hierbei: Die Zeitfenster werden konsequent eingehalten und nicht überzogen! Je nach Aufgabenumfang wird eine Zeiteinheit anhand von Minuten, Stunden oder Tagen definiert.

Mit der Timeboxing-Methode soll dem Parkinson'schen Gesetz entgegengewirkt werden. Dieses besagt, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit zur Verfügung steht.

Das Ganze noch einmal kurz zusammengefasst:

• Technik aus der Projektplanung
• Feste Zeitfenster
• Vorab definiertes Endergebnis
• Fokussierung statt Multitasking
• Zeiteinheiten in Minuten, Stunden oder Tagen

Wer hat Timeboxing entwickelt?

Die Timeboxing-Methode wurde von James Martin als grundlegender Teil des Rapid Software Development (RAD) in den 1980er Jahren entwickelt. Martin war ein Pionier in der Informationstechnologie und veröffentlichte mehrere Bücher über das Management von Software-Projekten. Er erkannte die Notwendigkeit einer effizienten Zeitmanagement Methode, um die Produktivität in Projekten zu erhöhen.

Die Idee dahinter war es, nicht den Umfang der Aufgaben oder Projekte im Vorhinein zu limitieren, sondern die Zeit. Es ging also darum, innerhalb einer bestimmten Timebox - einem Zeitrahmen in Minuten, Stunden oder Tagen - das zuvor gesetzte Arbeitsziel in so guter Qualität wie möglich abzuliefern, oder die Aufgabe schlicht zu erledigen. Der Zeitrahmen ist dafür groß genug bemessen, aber eben begrenzt. Aufgaben können schneller erledigt werden, dürfen aber die fixe Zeitplanung nicht sprengen.

Wer setzt Timeboxing erfolgreich ein?

Timeboxing wird von zahlreichen Unternehmen und Einzelpersonen weltweit erfolgreich eingesetzt. Bekannte Beispiele sind Unternehmen wie Google und Microsoft, die diese Technik nutzen, um die Effizienz und Effektivität ihrer Teams zu maximieren.

Auch im Projektmanagement ist Timeboxing eine weit verbreitete Technik. So kommt dieser Ansatz bestimmt dem einen oder anderen schon aus agilen Projektmanagement-Methoden bekannt vor. Timeboxing wird zum Beispiel im Scrum eingesetzt. Hier werden Events wie der Daily Scrum oder ein Sprint als fest definierte Timebox geplant. Interessant ist auch, dass Scrum-Teams ihr Daily Scrum Meeting häufig im Stehen durchführen. So hält sich jeder kurz, es wird nicht allzu gemütlich und der festgesetzte Zeitrahmen wird nicht überschritten. Auch andere Zeitmanagement-Methoden arbeiten mit dem Prinzip des Timeboxings, wie beispielsweise die Pomodoro-Technik.

Was sind die Vorteile von Timeboxing?

Timeboxing hat dann Vorteile, wenn es konsequent durchgezogen wird. Denn dann schafft die Methode Fokussierung und dies ist zu Zeiten von unzähligen E-Mails, Unterbrechungen im Großraumbüro und zahlreichen parallellaufenden Aufgaben enorm wichtig. Ob Bill Gates und Elon Musk tatsächlich Timeboxing für sich nutzen, oder eher ein Team von Profis Ihnen den Rücken für fokussiertes Arbeiten freihält, darüber können wir nur spekulieren.

Eindeutig sind jedoch die Vorteile von Timeboxing:

• Erhöhte Produktivität: Durch die Festlegung von Zeitrahmen wird der Fokus auf die wesentlichen Aufgaben erhöht.
• Verbesserte Effizienz: Timeboxing verhindert, dass zu viel Zeit für eine einzelne Aufgabe aufgewendet wird.
• Besseres Zeitmanagement: Die Methode hilft, den umfangreiche Arbeit in strukturierte Abschnitte zu unterteilen und somit die verfügbare Arbeitszeit optimal zu nutzen.
• Reduzierung von Prokrastination: Durch die klaren Zeitvorgaben wird die Tendenz, Aufgaben aufzuschieben, reduziert. Adé Studentensyndrom!
• Perfektionismus eindämmen: Ein klares Stopp hält Sie davon ab, etwas Gutes noch weiter perfektionieren zu wollen. Denken Sie daran: Good ist good enough ;-)

Timeboxing sorgt also für:

• Fokus statt Multitasking
• Steigerung der Effektivität
• Weniger Prokrastination
• Motivation

Was sind die Nachteile von Timeboxing?

Timeboxing an sich ist kein Wundermittel und macht nicht automatisch produktiver. Außerdem ist der Ansatz auch nicht für alle Arten von Aufgaben oder auch Meetings geeignet. Wenn es zum Beispiel um Kreativität oder Ideenfindung geht, brauchen viele Freiraum, Bewegung und Zeit. Zeitdruck ist dabei eher hinderlich. Wichtig ist es noch dazu, immer auf die Qualität der Ergebnisse zu achten. Egal, ob mit oder ohne Timeboxing, das Ziel sollte immer ein qualitativ hochwertiges Arbeitsergebnis sein.

• Stress: Die ständige Arbeit unter Zeitdruck kann stressig sein und zu Überlastung führen.
• Unrealistische Zeitrahmen: Wenn die Zeitrahmen zu knapp bemessen sind, kann dies zu unvollständigen oder minderwertigen Ergebnissen führen.
• Eingeschränkte Flexibilität: Es kann schwierig sein, spontan auf unvorhergesehene Aufgaben zu reagieren, wenn der Zeitplan strikt eingehalten wird.

Timeboxing löst auch das Problem der Aufgaben um eine Aufgabe herum nicht: mit Timeboxing werden Sie trotzdem noch bestimmte Genehmigungen einholen oder Testläufe durchführen müssen. Aber wenn Sie für das Festlegen der Timebox diesen Faktor mitgedacht haben, erweitern Sie eben den Zeitrahmen. Oder Sie splitten die Aufgabe in einzelne Unteraufgaben. Beispielsweise wenn Sie vor einer Besprechung das Briefing durchlesen müssen, um vorbereitet zu sein setzen Sie zwei Timeboxes: 1 für das Lesen des Briefings und 1 für die Besprechung an sich.

Welche Beispiele für Timeboxing gibt es für den Arbeitsalltag?

Die tägliche Hektik kann die besten Vorsätze zunichte machen. Daher sind Timeboxen im Kalender sehr hilfreich, denn wenn Sie als belegt erscheinen, signalisieren sie klar, dass Unterbrechungen nicht erwünscht sind. Die Zeitboxen strukturieren den Tag ähnliche einem Stundenplan und geben klar vor, was wann zu tun ist.

• E-Mail-Management: Setzen Sie sich in Ihrem Terminkalender eine tägliche Timebox von 30 Minuten, um Ihre E-Mails zu überprüfen und zu beantworten. Hier können die drei Schritte Think, Schedule, Do helfen.
• Tagesgeschäft: Egal ob es um Anträge, die Abrechnung oder die Kundenbetreuung geht - eine Timebox für diese Tätigkeiten motiviert und hilft beim Abarbeiten.
• Projektarbeit: Definieren Sie Ihre Aufgaben und planen Sie entsprechend dem Umfang der Aufgabe Timeboxen dafür ein. Allerdings kann hier eine Projektmanagement-Software professionellere Unterstützung bieten.
• Meetings: Begrenzen Sie Meetings auf eine feste Dauer, zum Beispiel 15 Minuten für ein tägliches Status-Update im agilen Projektumfeld, um die Produktivität zu steigern.

Timeboxing in der Praxis

Für die Umsetzung dieser Zeitmanagement-Methode lohnt es sich, Folgendes zu beachten:

Timeboxen mit Zielsetzung oder Timeblocking ohne Zielsetzung?

Die Antwort lautet eindeutig: mit Zielsetzung. Denn die kann auch sehr einfach sein. Beispielsweise: ich möchte in 1 Stunde alle projektrelevanten E-Mails dieser Woche als Dokumente in meiner Projektmanagement-Software ablegen. Oder Sie setzen sich zum Zeil in 4 Stunden so viele Bug-Tickets wie möglich zu beantworten, damit Sie für die nächste Timebox "Bug-Tickets beantworten" eine bessere Schätzung abgeben können. Gehen Sie hier realistisch aber ambitioniert vor.

Wenn Sie sich aber mit der Zielsetzung schwer tun, dann starten Sie doch einfach mit Time Blocking - also dem Blockieren von Zeit in Ihrem Kalender für eine Art von Tätigkeit. Beispielsweise zwischen 8 und 9 Uhr E-Mails beantworten. Wie viele Sie schaffen ist nebensächlich. Es geht hier einfach darum, dass Sie anfangen, Ihre Zeit besser zu strukturieren. Wenn Ihnen das in Fleisch und Blut über gegangen ist, dann können Sie Timeboxing für einzelne Aufgaben mit Zielsetzung umsetzen.

Sie können natürlich auch beide Konzepte mischen. Jene Aufgaben, die zeitlich begrenzt und inhaltlich klar definiert sind werden als Timeboxes im Kalender eingetragen. Und Timeblocks werden als Fokus-Zeit eingetragen um sich einem Thema oder Aufgabenbereich zu widmen, der im vorhinein noch nicht klar definiert ist. Wie in diesem Kalender:

Timeboxes für:

• Vorbereitung auf Termine
• Termine + Besprechungen/Calls
• Webinare
• Termine außer Haus inkl. An- und Abreise

Timeblocks für:

• Fokus auf bestimmte Tätigkeiten (rot)

^{Bild: Beispiel für Timeboxing und Timeblocking in einem Kalender. ©InLoox GmbH}

Harte oder weiche Timeboxen?

Streng genommen gibt es im Timeboxing nur harte Zeitblöcke. Denn das ist der Sinn der Methode: die Zeit klar zu begrenzen. Da sich in der Praxis jedoch oftmals eine weniger strenge Form der Methode als nützlich erweist haben sich harte und weiche Timeboxen entwickelt:

Harte Timeboxen sind zeitlich fix und können nicht erweitert werden, weil sie sonst Ineffizienz Tür und Tor öffnen würden. Beispiele für harte Timeboxen sind:

• Status-Update Meetings
• Abrechnung machen
• E-Mails beantworten
• Sprints in der Software-Entwicklung

Weiche Timeboxen sind flexibler und können bei Bedarf ausgedehnt werden um z. B. Ideenfindung oder Content-Creation mehr kreativem Raum zu geben. Beispiele für weiche Timeboxen sind:

• Kreative Tätigkeiten wie Blog-Artikel schreiben
• Komplexe Tätigkeiten, wo Änderungen berücksichtigt werden müssen
• Tätigkeiten die mehrere Personen involvieren und durch den Abstimmungsaufwand nicht im Vorhinein klar terminierbar sind

Wichtig bei weichen Timeboxen ist es, nicht unbegrenzt auszudehnen. Dafür sollten Sie sich bzw. im Team Grenzen setzen, beispielsweise max. 5 Minuten Überziehung bei Meetings oder 1 zusätzlichen Testtag in der Software-Entwicklung.

Timeboxen im Kalender setzen oder mit Timer?

Im privaten Kontext ist es völlig ausreichend, wenn Sie eine Stoppuhr oder einen Timer setzen, um z. B. Ihre Steuererklärung zu machen oder einen Kasten auszusortieren. Im beruflichen Kontext führt eigentlich kein Weg an Ihrem Kalender vorbei. Denn das setzen von Zeitblöcken im Kalender hat folgende Vorteile:

• Geblockte Zeit kann nicht durch jemand anderen gebucht werden
• Geblockte Zeit ist für alle anderen in Ihrem Team sichtbar und wird respektiert
• Geblockte Zeit im Kalender kann auch andere Tools, wie Teams oder Slack blocken, sofern synchronisiert

Damit das klappt, setzen Sie Ihren Status für den Zeitrahmen der Timebox im Kalender auf "beschäftigt".

Meeting-Timeboxen mit oder ohne Agenda?

Hier kommt es darauf an, um welche Art von Meeting es sich handelt. Wenn es sich um eine Daily in Ihrem Team handelt, dann wird es eher einzelne Punkte geben, die jedes Teammitglied individuell mit in das Daily bringt. Wenn es sich um ein Kick-off Meeting eines Projekts handelt, dann ist eine Agenda Pflicht. Die Agenda bringt nämlich den Vorteil mit, dass Sie als Leitplanke dienen kann, damit der gesetzte Zeitrahmen der Timebox nicht gesprengt wird.

Mit der Timeboxing-Methode können Sie Ihre Arbeitszeit effizienter nutzen und Ihre Produktivität steigern. Indem Sie in Ihrem Outlook-Kalender klare Zeitrahmen für Ihre Aufgaben festlegen, verbessern Sie nicht nur Ihr Zeitmanagement, sondern auch Ihre Effektivität und Effizienz im Arbeitsalltag.