Projekte der öffentlichen Verwaltung - Teil 2: Die 5 Phasen im Projektmanagement

Per Praxisleitfaden zum erfolgreichen Projektabschluss

Um die Herausforderungen im Management von öffentlichen Projekten erfolgreich zu bewältigen, hat die Bundesregierung einen Praxisleitfaden hierfür erstellt. Dieser richtet sich in erster Linie an Fach- und IT-Projekte, aber durch die relativ allgemeine Formulierung ist der Leitfaden weitestgehend auf andere Szenarien übertragbar. Schließlich wird auch explizit darauf hingewiesen, dass das Phasenmodell konkret auf die Bedürfnisse des jeweiligen Projekts anzupassen ist. Nach Abschluss jeder Phase steht ein Ergebnis, das als Grundlage für die nächste Phase dient. Somit entsteht ein ganzheitlicher Prozess.

Phase 1: Initialisierung

In der Initialisierungsphase geht es darum, das bevorstehende Projekt grob zu umreißen. Die Projektidee wird besprochen und etwaige Ziele werden dargelegt und diskutiert. Auch die Vergabe von Zuständigkeiten findet erste Beachtung. Am Ende der Phase steht schließlich eine Projektskizze.

Handelt es sich bei dem Projekt beispielsweise um den Bau einer Autobahnbrücke, so wird hierbei besprochen, warum der Bau überhaupt sinnvoll ist und welches Problem gelöst werden soll. Ein erstes grobes Ziel ist möglicherweise die effizientere Gestaltung des Verkehrs. Die Projektskizze enthält einen etwaigen Zeithorizont, eine kurze Beschreibung und weitere Eckpfeiler wie den ungefähren Finanzbedarf.

Phase 2: Definition

Im Projektmodell der Bundesregierung existieren zwei Planungsphasen. Die erste ist hierbei die Definition oder auch die Grobplanungsphase. Die Projektskizze aus der vorherigen Phase wird konkretisiert und klare Ziele werden formuliert. Weiter wird das Kernteam, bestehend aus Projektmanager und den zentralen Verantwortlichen berufen. Zudem werden Meilensteine festgelegt, der Aufwand wird geschätzt und das Projektumfeld wird analysiert. Letztendlich werden in dieser Phase auch die Ziele diskutiert und die Standpunkte der Beteiligten werden festgehalten. Nicht zuletzt bei der gemeinsamen Bewertung der Machbarkeit herrscht hier der Grundsatz der Sorgfalt. Am Ende der Phase steht die Projektdefinition, die maßgeblich für die weitere Planung ist.

In unserem Beispiel wird hierbei der Kern des Projektteams berufen. Der Projektmanager sollte hierbei Expertise in Projekten der Verkehrsinfrastruktur aufweisen können. Weiter werden Bauingenieure benötigt und möglicherweise Contract Manager, die Subunternehmer miteinbinden. Ziele werden weiter konkretisiert und es wird beispielsweise eine 15-prozentige Effizienzsteigerung im Verkehr durch eine vierspurige Autobahnbrücke anvisiert.

Phase 3: Planung

Die zweite Planungsphase bezeichnet die Feinplanung. In diesem Zuge wird ein Ablauf-, ein Zeit- und schließlich ein Projektstrukturplan erstellt. Zudem wird die Allokation der Ressourcen geplant, es werden Risiken analysiert und die Wirtschaftlichkeit des Projekts wird geprüft. Letztendlich werden in dieser Planungsphase alle relevanten Aspekte des Projekts genau definiert. Festgehalten wird dies in der Projektplanung, beziehungsweise im Projekthandbuch.

In unserem Beispielprojekt wird hier das konkrete Startdatum festgelegt. Anschließend wird der Ablauf der verschiedenen Aufgaben, wie die Anlieferung von Bauteilen, die Erstellung des Fundaments oder schließlich die Markierung der fertigen Fahrbahn, klar festgelegt. Hierbei kann eine Gantt-Planung sinnvoll sein. Dadurch lassen sich alle Aufgaben und deren Interdependenzen effektiv abbilden und mögliche Bottlenecks werden sichtbar. Bei der Verwendung einer entsprechenden Projektmanagement-Software können auch externe Dienstleister wie Bauunternehmer die Planung einsehen. Somit werden Missverständnisse verhindert.

Phase 4: Durchführung und Steuerung

Im nächsten Schritt findet der wichtigste Teil des Projekts statt. Die Planung wird Schritt für Schritt vom Projektteam abgearbeitet. Das Ergebnis dieser Phase ist letztendlich das fertige Produkt, beziehungsweise die vereinbarte Leistung. In den meisten Fällen ist diese Phase noch weiter untergliedert. Dabei existieren verschiedene Meilensteine, die ein Teilergebnis mit sich bringen. Ein zentraler Aspekt in dieser Phase ist das Projektcontrolling. Es soll fortlaufend getrackt werden, auf welchem Stand sich das Projekt befindet und ob der Projektfortschritt der Planung entspricht. Ist dies nicht der Fall, müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

In unserem Beispiel beginnt diese Phase mit dem ersten Spatenstich und endet mit der Eröffnung der Brücke. Damit in der Zwischenzeit alles reibungslos abläuft, muss der Projektfortschritt fortlaufend sorgfältig überwacht werden.

Phase 5: Abschluss

Wurde die Projektleistung erfolgreich erstellt, so kann das Projekt nun abgeschlossen werden. Es wird ein finales Meeting durchgeführt, die Ressourcen werden zurückgeführt und die Organisation wird aufgelöst. Das Ergebnis dieser Phase stellt der Abschlussbericht dar.

Auch im genannten Beispiel ist der Projektabschlussbericht von großer Bedeutung. Denn hier werden neben Ergebnissen, Kosten und vielen weiteren zentralen Aspekten schließlich auch auftretende Problematiken festgehalten. Die Dokumentation kann dabei helfen, diese in Zukunft zu vermeiden und ist somit essentiell für den Lernprozess.

Das beschriebene Phasenmodell stellt das standardmäßige Vorgehen bei Projekten der öffentlichen Verwaltung dar, jedoch ist sie in dieser Form nicht verpflichtend. Je nach Umfang des Projekts können Phasen zusammengefasst werden. Dabei können in vielen Fällen die ersten beiden Phasen oder die Phasen drei und vier zusammengeführt werden.