Projektmanagement für die Rechtsbranche

Bedingt durch den starken Wettbewerb versuchen Unternehmen der Rechtsbranche einerseits Kosten zu senken und andererseits höhere Umsätze zu generieren. Zudem soll den Kunden ein erhöhter Mehrwert geboten werden. In dieser kritischen Marktsituation kann die Implementierung von Projektmanagement-Prozessen helfen, Herr der Lage zu sein. 

Die Rechtsbranche & Projektmanagement

Da die beiden Branchen eng miteinander verbunden sind, spricht man im Projektmanagement auch vom Fachbereich des „Rechts-Projektmanagement“. Projektmanager berücksichtigen bei der Planung und Durchführung von Projekten vielfältige rechtliche Anforderungen. Insbesondere bei internationalen Projekten kann dies schnell zur Herausforderung werden, da sich die gesetzlichen Regelungen von Land zu Land, oft sogar von Region zu Region, deutlich unterscheiden.

Ergänzend dazu erkennt die Rechtsbranche nach und nach die immensen Vorteile von Projektmanagement. Vielen Kanzleien wird bewusst, dass die klassischen Prozesse und Herangehensweisen nicht ausreichen, um auch zukünftig im Wettbewerb zu bestehen. 

5 Projektmanagement-Tipps für die Rechtsbranche

Allein die Implementierung von Projektmanagement-Methoden kann keinen Erfolg garantieren, dennoch können Sie damit die Effizienz Ihrer Prozesse deutlich verbessern. Durch die Effizienz-Steigerung können Sie sowohl die Kosten senken, als auch die Qualität Ihres Kundenservices steigern und damit die Kundenbindung stärken. Wir haben fünf Praxistipps zusammengestellt, wie Sie Projektmanagement gewinnbringend in der Rechtsbranche einsetzen:

1. Versetzen Sie sich in die Position eines Projektmanagers

Als Projektmanager benötigen Sie bestimmte Fachkenntnisse und Softskills, sowie außerordentliche organisatorische Fähigkeiten. Zudem sollten Sie sich in den folgenden Bereichen auskennen:

• Datenanalyse
• Überwachung von Kennzahlen
• Budgetmanagement
• Risikomanagement

Erfolgreiche Projekt-Manager verfügen zudem über Softskills, wie Führungs- und Kommunikationskompetenzen.

Die gute Nachricht: Die Mehrheit der Anwälte wird in diesen Fähigkeiten ausgebildet und kontinuierlich geschult. Ein Rechtsprozess – ähnlich ein Projekt – erfordert sorgfältige Planung inklusive Kosten- und Risikomanagement. Zudem verfügen Anwälte über die notwendigen Softskills, da sie im Berufsalltag viele verschiedene Stakeholder (Kunden, Anwaltskollegen, Richter etc.) zufrieden stellen müssen. Damit dürfte es für Sie nicht so schwierig sein, Ihren Arbeitsalltag aus der Sicht eines Projektmanagers zu sehen. 

2. Prozessoptimierung

Natürlich ist jede Fallbearbeitung je nach Kanzlei und zuständigem Bereich unterschiedlich, dennoch gibt es einige Prozesse, die sich immer wieder wiederholen. Außerdem ist die Vorgehensweise gesetzlichen Vorgaben unterworfen bzw. wird in Gerichtsverhandlungen fest vorgegeben. Während die Details sehr unterschiedlich sein können, folgt jeder Fall bestimmten Schritten, wie z.B. Fallprüfung, vorprozessuale Abläufe, Prozessvorbereitung, Prozessnachbereitung usw. Diese immer wiederkehrenden Vorgänge und Aufgaben können Sie durch den Einsatz von Projektmanagement-Methoden standardisieren und optimieren. So können Sie beispielsweise Ihre Aufgaben in einem Projektstrukturplan herunterbrechen und damit den Projektfortschritt verfolgen. 

3. Lessons Learned dokumentieren

Eine gründliche, flächendeckende und vor unerlaubtem Zugriff gesicherte Dokumentation ist ein Muss in der Rechtsbranche. Nicht nur Protokolle, verfahrensrelevante Dokumente oder Beweismaterial werden erfasst. Auch Vorgehensweisen, die sich bewährt haben sollten Sie dokumentieren. Zusammen mit Dokumentenvorlagen sichern Sie so das Expertenwissen und generieren eine Basis für zukünftige Fälle. Ergänzend dazu sollten Sie sowohl Erfolge als auch Fehler dokumentieren. Im Nachgang können die Kollegen von Ihren Fehlern – als Lessons Learned – und Ihren Erfolgen – als Best Practices – profitieren. Durch die Etablierung einer offenen Fehlerkultur kann die Planungssicherheit für zukünftige Fälle gesteigert werden. Beispielsweise können Sie so genauere Budgetschätzungen durchführen, da Sie u.a. Kosten auf Basis der Vergangenheit einfacher vorhersagen können.

4. Arbeiten Sie agil

Agiles Arbeiten wird oft automatisch mit Software-Entwicklung in Verbindung gebracht. Doch auch andere Branchen wie die Rechtsbranche können von dieser spezifischen Vorgehensweise profitieren. Kunden werden heute immer preissensibler, deshalb ist es so wichtig einen qualitativ hochwertigen Kundenservice zu relativ geringen Kosten zu bieten. Mit dem agilen Ansatz fördern Sie eine effiziente Arbeitsweise und Zusammenarbeit im Team und mit externen Stakeholdern. Agile Teams sind viel flexibler als Teams, können schneller reagieren und gegensteuern bevor etwas grundlegend schief läuft.

5. Verwenden Sie die richtigen Tools

Natürlich können Sie mit Excel oder sogar mit Stift und Papier planen, aber dies bedeutet nicht, dass Sie es tun sollten. Eine Kernkompetenz des Projektmanagements ist die Planung. Während Excel in vielen Bereichen ein sehr gutes Tool ist, werden Sie hier schnell an Grenzen stoßen. Die Effizienz der Fallbearbeitung und Ihre Erfolgsraten können Sie nur mit Hilfe eines passenden Projektmanagement-Tools steigern. Mit dem richtigen System können Sie Ihre Prozesse optimieren, eine feinere Budgetierung aufstellen und die Basis für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team schaffen.

Rechtsunternehmen können Projektmanagement-Tools u.a. in folgenden Bereichen verwenden:

• Planung der Fallbearbeitung
• Identifizierung und Verteilung von Aufgaben
• Gewährleistung einer gleichmäßigen Ressourcenauslastung
• Erstellung und Monitoring von Budgets

Ein weiterer Vorteil einer Projektmanagement-Software ist, dass Dokumente zentral bei den entsprechenden Aufgaben oder Vorgängen hinterlegt werden können. So haben Sie immer einen Überblick zu allen wichtigen Fallunterlagen, zudem können Sie überall von jedem Gerät auf Ihre Unterlagen zugreifen. Da auch Kunden den Projektfortschritt in Echtzeit über das Tool nachverfolgen können, profitieren alle Parteien von einer enormen Zeitersparnis und erhöhter Transparenz. 

 

(Originaltext auf Englisch von Lin Tran, übersetzt von Kathrin Jungwirth)