Projektmanagement mit Kanban

Woher kommt Kanban?

Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet „Signalkarte“. Der japanische Automobilkonzern Toyota hat das Vorgehensmodell in den 1940er-Jahren eingeführt, um seine Produktfertigung zu optimieren. Taiichi Ohno, der Erfinder der Methode, beschrieb die Idee so: „Es müsste doch möglich sein, den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren, das heißt, ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine Ware bestimmter Spezifikation und Menge; die Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt“.

David Anderson hat das Konzept 2007 auf die IT übertragen und so den Weg geebnet, nicht nur Produktionsprozesse, sondern auch Projekte mit Hilfe von Kanban schneller und effizienter zu machen.

Wie funktioniert Kanban im Projektmanagement?

Kanban hilft dabei, den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Im klassischen Modell gibt es drei Spalten:

• In die Spalte ganz links werden die Aufgaben oder Signalkarten eingeordnet, die noch nicht begonnene Tätigkeiten bezeichnen.
• Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, so wird sie in die mittlere Spalte verschoben.
• Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert sie in die rechte Spalte mit den abgeschlossenen Arbeitspaketen.

Die Menge der angefangenen Arbeit sollte laut David Anderson begrenzt werden. Die Anzahl der Aufgabenkarten, die sich eine „Station“ (meist ein Mitarbeiter, eine Abteilung oder ein Team) ziehen darf, wird also limitiert. Dabei entsteht ein Pull-System, d.h. jede Arbeitsstation zieht sich aktiv eine neue Aufgabe aus dem Aufgabenpool, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Dazu muss die Kapazität der einzelnen Stationen aber vorab definiert werden, denn meist liegen mehr Aufgaben an, als das Team zeitgleich bewältigen kann. Das System baut also auf eine konsequente Priorisierung beim Abarbeiten von Aufgaben und soll so schlank und agil bleiben.

Zwangsläufig entstehen sogenannte Bottlenecks, an denen sich die Arbeit staut (erkennbar an einer größeren Menge von Kanban-Karten bei einer Person oder einem Teilprojektteam). An dieser Stelle muss das System dann verbessert werden, beispielsweise durch das Umschichten von Ressourcen oder eine andere Aufteilung der Arbeit.  

Kanban und Motivation

Das Arbeiten nach der Kanban-Methode bietet den Mitarbeitern ein großes Maß an Mitbestimmung und Eigenverantwortung. Sie können sich ihre Aufgaben zu einem gewissen Grad selbst aussuchen und sich innerhalb des Teams selbst organisieren. Arbeitspakete werden bei diesem System also Teammitgliedern nicht „von oben“ übertragen und das sorgt für große Motivation bei den Mitarbeitern.

Die Kanban-Tafel in InLoox PM

In InLoox PM 8 für Outlook finden Sie die Kanban-Tafel im Projekt, auf der Registerkarte Start, wenn Sie auf die Schaltfläche Arbeitspakete klicken.

Die Spalten der Kanban-Tafel können Sie dabei ganz nach Bedarf anpassen und falls nötig weitere Spalten hinzufügen, um den Arbeitsfluss im Projektteam möglichst gut abzubilden.

Arbeitspakete können auf Wunsch unabhängig von einer Zeitplanung angelegt werden. Zusätzlich können Teammitglieder Kommentare hinterlassen und andere automatisch über Änderungen am Arbeitspaket benachrichtigen.

Ein Arbeitspaket kann zunächst auch angelegt werden, ohne ein zuständiges Teammitglied dafür einzutragen.

„Kanban klingt gut, aber wir arbeiten mit festen Terminen. Gibt es dafür eine Lösung?“

Auch das ist kein Problem. Zur Projektzeitplanung wird ein Gantt-Chart angelegt, das alle Fälligkeitsdaten aufführt. Im Bereich Arbeitspakete rechts werden die noch nicht zugeordneten Arbeitspakete aufgeführt. Man kann sie dann einfach per Drag & Drop einem Vorgang zuordnen. Der Zeitrahmen wird so automatisch übernommen. Wenn ein Mitarbeiter ein Arbeitspaket in den Bereich Erledigt auf der Kanban-Tafel zieht, wird dieser Status automatisch in den Projektzeitplan übernommen, genauso wie anders herum.