Projektmanagement und Public Relations (PR)

Es ist nicht so einfach, Unternehmen und Personen des öffentlichen Lebens gut aussehen zu lassen – es steckt eine komplexe Strategie dahinter und eine gute Prise an Projektmanagementwissen ist nötig, um eine PR-Kampagne erfolgreich umzusetzen.

Die Deutsche Public Relations Gesellschaft (DPRG) definiert PR als „das Management (die Regelung) von Kommunikation zwischen einer Organisation und deren Bezugsgruppen“. Somit ist die Kernaufgabe der PR eine effektive Kommunikation aufzubauen, welche sorgfältig geplant und implementiert werden muss, und das Ziel ist dabei immer, die öffentliche Meinung gegenüber einem Unternehmen oder einer Einzelperson positiv zu beeinflussen. Welche Rolle spielt Projektmanagement dabei? PR-Manager müssen zwischen vielen verschiedenen Klienten und Kampagnen jonglieren, deshalb können sie von einem umfassenden PM-Wissen profitieren um ihre Arbeitslast besser zu bewältigen.  

Die Beziehung zwischen PM und PR

Jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, muss in irgendeiner Weise Öffentlichkeitsarbeit betreiben. Das Klima in der Geschäftswelt ist extrem wettbewerbsintensiv, somit sind das Image und der gute Ruf entscheidend für Unternehmen um sich von der Konkurrenz abzugrenzen. Kleinere Unternehmen beauftragen häufig eine PR-Agentur, die sich um die öffentliche Kommunikation der Firma kümmert. Größere Unternehmen und Konzerne haben dagegen oft eigene PR-Abteilungen. Die Prozesse in der PR ähneln sich denen im Projektmanagement, zum Beispiel besteht ein PR-Prozess normalerweise aus 4 Schritten:

1. Situationsanalyse
2. Strategieplanung
3. Implementation
4. Evaluation

Somit beginnt jede PR-Kampagne mit einem umfassenden Kommunikationsplan, der Informationen zu Zeit, Kosten und Leistung enthält. Genauso wie ein Projektmanager Projektziele festlegen muss, so muss ein PR-Manager die Kommunikationsziele genau bestimmen.

Auf der anderen Seite, ist PM auch auf PR angewiesen. Besonders Projekte, die im Fokus der Öffentlichkeit stehen und öffentlich finanziert sind, stützen sich auf gute PR um Erfolg zu haben. Für solche Projekte ist es extrem wichtig, die Zustimmung der Öffentlichkeit zu gewinnen um ein Projekt erfolgreich zu implementieren.

Welche PM “Best Practices” kann die PR nutzen?

Der Projektmanager

Jede PR-Kampagne braucht einen PR-Manager, der die Unternehmung leitet, einen PR-Plan entwickelt und die richtigen Leute für das Team auswählt. PR-Führungskräfte sind für die erfolgreiche Implementierung einer Kampagne verantwortlich und sie brauchen, genauso wie Projektmanager, sowohl „Hard Skills“ (Budgets erstellen, Risikobewertung, Veränderungsmanagement etc.). Aber sie brauchen auch außergewöhnlich gute Kommunikationskompetenz, emotionale Intelligenz und müssen ein schnelles Reaktionsvermögen haben, vor allem dann, wenn Sie sich um anspruchsvolle Situationen kümmern müssen, in denen sie kaum oder keine Zeit haben zu reagieren.

Scope Management

PR-Kampagnen und Strategien sind oft komplex und bestehen aus sehr vielen Aufgaben und Schritten. Zuerst einmal müssen Sie den Aufgabenumfang, auch Scope genannt, festlegen. Es ist wichtig, dass Sie den Scope genau im Auge behalten, denn wenn der Scope oder die Zielvorgaben schlecht definiert oder kontrolliert wurden, kann es langfristig viele Probleme bereiten. In der PR müssen Sie genau definieren, was unter „Erfolg“ verstanden wird. Besprechen sie es mit dem Kunden und achten Sie darauf, dass Sie beide auf derselben Wellenlänge sind. Halten Sie Ihre Kunden regelmäßig auf den Laufenden und kommunizieren Sie alle Veränderungen und Abweichungen vom Plan sofort.

Aufgabenmanagement

Nachdem Sie den Umfang festgelegt haben, können Sie Projektmanagement Methoden wie zum Beispiel den Projektstrukturplan (engl. Work Breakdown Structure (WBS)) nutzen um das Projekt in kleinere Aufgaben aufzuteilen, die überschaubarer sind. Entwickeln Sie auf den Plan basierend einen umfassenden Zeit- und Arbeitsplan. Gantt Diagramme, die zusätzlich den kritischen Pfad abbilden, sind am besten dazu geeignet, um den Kampagnenplan zu visualisieren.

Budgetierung

Die Budgetierung ist eine der wichtigsten Aufgaben für PR-Manager. Aber es ist nicht einfach, da die Kosten in der PR extrem diversifiziert sind. Es können Kosten für die Planung von Pressekonferenzen und Events entstehen, oder Personalkosten, Materiakosten, Werbeplatzierung, administrative Kosten usw. Das Hauptinteresse von Klienten ist es, diese Kosten so niedrig wie möglich zu halten und das Maximum aus der Kampagne herauszuholen.

PM Anwendungen

PR-Agenturen können von der Benutzung einer Projektmanagement-Software stark profitieren. Eine Software kann dem PR-Manager bei der Planung seines Kampagnenkalenders helfen. Dieser Kalender kann Ereignisse und Meilensteine wie geplante Events, Zeitpläne für Werbeplatzierungen und Pressemeldungen etc. enthalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine PM-Anwendung auswählen, die eine Dokumentationsfunktion besitzt. Mit dieser können Sie Dokumente einzelnen Aufgaben und Projekten zuordnen. Sie vermeiden so Papierchaos und machen Ihre Maßnahmen für den Kunden transparenter und einfacher nachzuvollziehen. So können Sie Veränderungen am ursprünglichen Plan oder höhere Kosten einfacher rechtfertigen, da Ihre Kunden den Fortschritt der Kampagne nachverfolgen und den ROI ihrer Investition direkt sehen können.

Eine Projektmanagement-Software kann die Kollaboration innerhalb des Teams verbessern. Funktionen wie Kanban-Tafeln oder Nachrichten- und Kommentarfunktionen innerhalb von Projekten erhöhen die Effektivität der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und vereinfachen sie auch.

Text: Linh Tran