Bild: "Writing Thesis" von Sam, lizensiert unter CC BY 2.0
Jeder kennt es, dass unliebsame Aufgaben häufig nicht gleich in Angriff genommen, sondern auf die lange Bank geschoben werden. Auch wenn im Projektmanagement sehr viel geplant und organisiert werden muss, so kann es trotzdem passieren, dass Teammitglieder Aufgaben vor sich herschieben. Doch woran liegt das und wie kann man damit umgehen?
Um das Problem an der Wurzel zu packen, müssen zunächst die Gründe der „Aufschieberitis“ erkannt werden. Warum zögere ich es hinaus, statt es gleich anzugehen? Warum verstreicht so viel Zeit, bis ich beginne und die Deadline immer näher rückt? Dieses Phänomen ist auch als „Studentensyndrom“ oder Prokrastination bekannt. Viel zu lange wird unkonkret geplant, da kein Zeitdruck herrscht, bis schließlich der Stress einsetzt und die zu erledigende Aufgabe sehr schnell und deshalb womöglich mit Qualitätseinbußen erledigt werden muss.
Laut dem britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson dehnt sich die Arbeit in genau dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht, und nicht entsprechend ihrer Komplexität ("Work expands so as to fill the time available for its completion"). Diese als Parkinson'sche Gesetz bekannte Zeitmanagement-Weisheit besagt also, dass Sie für eine Aufgabe länger brauchen werden, wenn sie mehr Zeit zur Verfügung haben, und umgekehrt die Aufgabe unter Zeitdruck schneller ausführen als sonst.
Aufgaben, die verschoben werden, lassen sich meist in zwei Gruppen aufteilen:
Aufgaben, die einfach und schnell sind, werden oft ohne weiteres erledigt. Der Grund dafür ist, dass die Belohnung dafür zeitnah erfolgt: kaum begonnen, ist die Arbeit auch schon erledigt. Deshalb ist es ratsam, sich für die Beendigung längerer Teilschritte andere Belohnungen auszudenken, die man sich vor Augen halten kann. Zum Beispiel kann dies eine Kaffee- oder Teepause mit Arbeitskollegen sein, oder eine kurze Auszeit an der frischen Luft. Ein Projektende hingegen kann etwa mit einem gemeinsamen Abendessen aller Beteiligten gefeiert werden.
Eine weitere Möglichkeit, den inneren Schweinehund zu besiegen, ist die Strukturierung des Arbeitstages. Erledigen Sie dies am besten bereits am Tag zuvor, um dann optimal in den nächsten Tag zu starten. Der Tagesplan sollte jedoch auch freie Zeitfenster beinhalten, die Unvorhergesehenes auffangen und eine kurzfristige Umstrukturierung erleichtern. Hier gilt: Seien Sie realistisch und planen Sie keine Heldentaten. Auch To-Do-Listen sind nützlich, um anstehende Tätigkeiten nicht zu vergessen.
Ist eine Aufgabe zu unübersichtlich, da ihr Endtermin noch in weiter Ferne liegt, so teilt man sie am besten in kleinere Unteraufgaben mit je einer eigenen Frist ein. Denn auch ein Projekt wird auf Vorgänge und Meilensteine heruntergebrochen, um seine Komplexität zu reduzieren.
Unklare Zuständigkeiten lassen sich durch Kommunikation lösen: Klären Sie Ihre Fragen mit Vorgesetzten und/oder Arbeitskollegen - vorzugsweise persönlich, damit alles mit möglichst wenig Aufwand sofort geregelt werden kann.
Zu guter Letzt muss erwähnt werden, dass dies nicht alles von heute auf morgen angewandt werden kann. Gehen Sie graduell vor, jedoch immer nach dem Motto "What would YOU TOMORROW want YOU TODAY to do?".