Prozessoptimierung im PM (1): Stetiger Fortschritt mit Kaizen

Prozessoptimierung im Projektmanagement

Schneller, höher, weiter – in nahezu allen Lebensbereichen steigt der Optimierungsdruck. So auch in Unternehmen und Projekten. Wenn auch in Ihrer Firma der Ruf nach Verbesserungen lauter wird, sollten Sie sich nicht unvorbereitet auf irgendeinen Optimierungsansatz stürzen. Natürlich bietet sich die Projektstruktur geradezu dafür an, in ausgewählten Projekten einen Testlauf mit verschiedenen Modellen zu fahren. Wer Prozesse im Projektmanagement jedoch nachhaltig verbessern möchte, sollte sich zuerst einen Überblick über die vielfältigen Möglichkeiten – von radikalen Methoden bis hin zu grundlegenden Denkweisen – verschaffen. Als kleine Orientierung im Optimierungsdschungel, stellen wir Ihnen die bekanntesten Ansätze für Prozessoptimierung vor. Den Anfang macht Kaizen – das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung. 

Kontinuierliche Prozessverbesserung mit Kaizen

Wir starten nicht mit einer klassischen Methode, sondern mit der aus Japan stammenden Kaizen-Denkweise in unser Thema Prozessoptimierung im Projektmanagement. Genauso wie Qualitätsmanagement wird Kaizen nicht einmalig eingesetzt, sondern muss im Unternehmen und bei den Mitarbeitern verankert werden. Ursprünglich stammt das Managementkonzept aus Japan und der Begriff „Kaizen“ setzt sich aus den Wörtern „Kai“ (=Veränderung) und „Zen“ (=zum Besseren) zusammen. Anstatt auf große bahnbrechende Veränderungen zu setzen, legt Kaizen den Fokus auf kleine, kontinuierliche Verbesserungen. Die Denkweise basiert zudem auf der Annahme, dass alles verbessert werden kann, egal wie klein oder groß der Prozess ist.

Die 5 wichtigsten Prinzipien von Kaizen

Warum Kaizen?

Ein schöner Grundgedanke bei Kaizen ist, dass der Mitarbeiter nicht mehr als das kleine austauschbare Rädchen, wie damals zu Zeiten der Industrialisierung am Fließband, angesehen wird. Hier hat jeder Mitarbeiter Bedeutung, trägt für seine Aufgaben Verantwortung und bringt eigene Vorschläge zur Prozessoptimierung. Ein weiterer Vorteil ist der stetige Prozess in kleinen Schritten. Auf diese Weise können sich Projektmitarbeiter leichter auf Veränderungen einstellen. Im Mittelpunkt des Konzepts steht die Teamarbeit: Prozesse und Abläufe werden regelmäßig gemeinsam analysiert, diskutiert und optimiert. Führungskräfte und Mitarbeiter arbeiten ständig auf das gemeinsame Ziel von durchdachten und optimierten Projektprozessen und damit auch besseren Produkten und Dienstleistungen für die Kunden hin. So trägt Kaizen zu einer höheren Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern bei und hilft alle Faktoren des magischen Dreiecks zu verbessern. 

Wie wird Kaizen im Projektmanagement implementiert? 

Kaizen ist eine Denkweise und kein starres Instrument. Daher bietet es hohe Flexibilität in der Anwendung. Wie im Projektmanagement, geht es auch im Kaizen um Schritte und Etappen, von denen jeder zum Erfolg beiträgt. Wichtig ist, dass das Prinzip als selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags angesehen und auf allen Hierarchieebenen angewandt wird. Egal, ob Top-Management oder Projektmitarbeiter, jeder einzelne Mitarbeiter beobachtet seine Aufgaben ganz genau und bringt regelmäßig Verbesserungsvorschläge. Häufig empfehlen Experten die projektbezogene Einführung von Kaizen, da das Management zuerst die entsprechenden Rahmenbedingungen schaffen muss. So kann Kaizen zum Beispiel schrittweise über alle Ebenen hinweg eingesetzt werden:

• Unternehmensleitung: Führt Kaizen ein und schafft die nötigen Rahmenbedingungen.
• Abteilungsleiter: Unterstützt bei der Umsetzung der Rahmenbedingungen und fördert die Kompetenz aller Mitarbeiter z.B. durch relevante Schulungen.
• Projekt- bzw. Teamleiter: Sind für das Erfolgscontrolling zuständig und stehen den Mitarbeitern bei der Entwicklung und Umsetzung neuer Ideen zur Seite.
• Projektmitarbeiter und Mitarbeiter der operativen Ebene: Entwickeln regelmäßig Verbesserungsvorschläge zu ihren Aufgabenbereichen und setzen diese auch um. Hier ist häufig die Arbeit in Kleingruppen hilfreich. 

Wie können SIE starten?

1. Verändern Sie Ihre Denkweise

Starten Sie ab sofort mit dem Vorsatz, sich zu verbessern, in Ihren Arbeitstag. Dabei geht es nicht darum, der oder die Beste zu sein, sondern „besser als gestern“ zu sein. Mit diesem Ziel vor Augen werden Sie effektiver arbeiten. Kaizen betrifft aber nicht nur das Individuum, sondern das gesamte Unternehmen. Deshalb sollten Sie als Projektleiter Ihr Team immer in den Entscheidungsprozess miteinbeziehen. Sonst nutzt Ihr Team vielleicht weiterhin ältere, weniger effektive Methoden. 

2. Dokumentieren Sie Fortschritte & Ergebnisse

Um festzustellen, ob der Verlauf eines Projekts verbessert wurde, müssen Daten verfolgt und ausgewertet werden. Vergleichen Sie die Resultate mit vergangenen und überlegen Sie, ob die Teamleistung vielleicht auch anderweitig gemessen werden könnte. Kaizen wird hier also „analytisch“. Auf der einen Seite müssen dazu Vorgänge dokumentiert, aber auf der anderen Seite auch Ergebnisse sichtbar gemacht werden. Beobachten Sie Ihre täglichen Tätigkeiten und versuchen Sie herauszufinden, wie Sie dabei Ihre Leistung verbessern könnten.

3. Seien Sie kreativ & offen

Um sich zu verbessern, sollten Sie neugierig für neue Ideen sein. Manchmal ist der Grund für eine stagnierende Leistung der, dass die bisher verwendete Methode einfach nicht die passende ist. Vergessen Sie nicht, dass Kaizen das gesamte Team betrifft und Sie dieses in die Entwicklung neuer Ideen deshalb miteinbeziehen sollten. Doch nicht alle Wünsche können auch konkret umgesetzt werden: Vorschläge müssen priorisiert und je nach Wichtigkeit für das Projekt ausgewählt werden. 

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut!

Achten Sie darauf, Prozesse nicht von einem Tag auf den nächsten einfach umzukrempeln. Eingriffe in Prozessstrukturen ändern den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und sind damit immer tiefschürfend – sollten sie auch noch so klein sein. Für erfolgreiche Prozessoptimierung benötigen Sie fundiertes Fachwissen im Unternehmen. Falls dies nicht der Fall ist, empfiehlt es sich einen externen Berater hinzuziehen. Sie brennen schon darauf anzufangen? Dann starten Sie klein und beschäftigen sich zuerst einmal selbst mit den unterschiedlichen Theorien. Im nächsten Schritt können Sie dann versuchen die zugehörige Philosophie und nötigen Strukturen im Management zu implementieren und vorzuleben, um sie dann nach und nach an die Mitarbeiter zu übertragen. 

Prozessoptimierung im PM:

• Teil 2: Die 5S-Methode
• Teil 3: Lean Project Management