Prozessoptimierung im PM (2): Die 5S-Methode

5S-Methode: Bedeutung & Beispiele

5S ist eine systematische Methode zur Organisation von Arbeitsplätzen durch die Beseitigung von Verschwendung, die Verbesserung des Workflows und der Reduzierung von Prozessen, wo dies möglich ist.

Dabei werden die fünf Prinzipien angewandt:

1. Sortieren (seiri)
2. Ordnen (seiton)
3. Glänzen (seiso)
4. Standardisieren (seiketsu)
5. Erhalten (shitsuke)

Diese Prinzipien wurden von der Toyota Motor Company eingeführt und haben die Effizienz in ihren Produktionsstätten verbessert.

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Wie Sie erkennen, ob Ihr Unternehmen die 5S-Methode braucht?

Die 5S-Methode ist für fast jede Art von Betrieb hilfreich, unabhängig von der Branche. Die Notwendigkeit eine 5S-Methode in Ihr Unternehmen zu integrieren, hängt jedoch davon ab, wie dringend Sie Änderungen vornehmen müssen. Im Folgenden finden Sie einige Anzeichen, an denen Sie erkennen können, ob Sie so schnell wie möglich die 5S-Methode benötigen:

Sie sind mit Ihrer betrieblichen Effizienz unzufrieden

Ganz gleich, ob Sie das Gefühl haben, Ihre Ziele nicht zu erreichen oder nicht mit maximaler Kapazität zu arbeiten, die 5S-Methode kann Ihnen helfen, Ineffizienzen zu erkennen und zu beseitigen. Mit Hilfe von Standard-Arbeitspraktiken, Ergonomie und Arbeitsplatzhygiene können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen.

Die Material-, Fertigungs- und/oder Betriebskosten steigen

Unternehmen, die 5S oder andere ähnliche Systeme nicht anwenden, geben aufgrund von Überproduktion und Überbeständen möglicherweise mehr Geld aus als nötig. Die 5S-Methode ist speziell darauf ausgerichtet, die Abläufe zu optimieren und die übermäßige Verwendung von Unternehmensressourcen zu verhindern.

Mangelnde Konsistenz bei Qualität und Produktion

Unstimmigkeiten bei Qualität und Leistung werden direkt von der Ergonomie des Arbeitsplatzes beeinflusst. Die Einhaltung der 5S-Prinzipien kann Unternehmen dabei helfen, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, indem Maschinen, Geräte, Werkzeuge und Materialien so platziert werden, dass sie leicht zugänglich sind und weniger Hindernisse darstellen. Auf diese Weise wird der Zeit- und Energieaufwand für das Auffinden von Ressourcen auf ein Minimum reduziert, was zu einer Verbesserung von Leistung und Qualität führt.

Zunahme der Kundenbeschwerden

Die Zunahme von Kundenbeschwerden ist ein Warnsignal, das die Unternehmen nicht ignorieren können. Da die häufigsten Beschwerden die Produkt- und Servicequalität betreffen, kann der arbeitsplatzorientierte Ansatz der 5S-Methode den Mitarbeitern helfen, sich darauf zu konzentrieren, die Kundenerwartungen konsequent zu erfüllen.

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Die Vorteile der 5S-Methode

Mit Hilfe der 5S sollen Chaos und Ineffizienz unternehmensweit schneller entdeckt und beseitigt werden. Die Methode liefert besonders kleineren Unternehmen einen ersten Einstieg in die Prozessoptimierung. Der Vorteil? Schnelle Erfolge und geringe Kosten führen bereits kurzfristig zu einem richtigen Motivationsschub bei den Mitarbeitern. Wenn Sie die Methode nachhaltig im Unternehmen einführen und kontinuierlich einsetzen, werden Sie auch eine Veränderung in der Arbeitshaltung in allen Abteilungen beobachten.

Obwohl viele erfolgreiche Unternehmen, die 5S-Methode anwenden, in der Fertigungsindustrie tätig sind, ist sie so vielseitig, dass es für nahezu jede Art von Betrieb von Nutzen ist, unabhängig von Größe und Branche. Hier sind einige allgemeine Geschäftsvorteile, die sich aus der Einführung der 5S-Methode ergeben:

Verringerung der Verschwendung

Wie der Name schon sagt, zielt 5S darauf ab, das "Fett" aus dem Geschäftsbetrieb zu entfernen, damit die verbleibenden relevanten Prozesse und Komponenten mit maximaler Kapazität arbeiten können.

Verbesserte Produktivität

Durch die erfolgreiche Reduzierung von Verschwendung wird natürlich auch die Produktivität verbessert. Wenn nur die notwendigen Geräte, Materialien und Werkzeuge angeschafft werden, verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Sortieren und Einrichten und haben mehr Zeit für die Produktion. Die Überprüfung alter Prozesse und deren Optimierung im Hinblick auf Effizienz bedeutet, dass Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können.

Mehr Sicherheit am Arbeitsplatz

Ein weiterer Nebeneffekt eines "schlanken" Arbeitsplatzes ist die Verbesserung der Sicherheit. Ein gut organisierter und aufgeräumter Arbeitsplatz senkt das Risiko von Unfällen wie Ausrutschen und Stolpern, umstürzenden oder herabfallenden Gegenständen und dem Kontakt mit Gefahrstoffen.

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Ständige Verbesserung mit der 5S-Methode: So funktioniert‘s

Wer kennt es nicht? In jedem Unternehmen finden sich Arbeitsplätze, die vor Unordnung überquellen – chaotische Papierstapel, herumliegende Stifte, Textmarker und Post-Its. Unordnung führt sehr schnell zu Such- oder Wartezeiten und damit auch zur Erhöhung der Kosten.

Auch vor dem Hintergrund der Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit, ist Chaos nicht gerade förderlich. Sorgen Sie mit der 5S-Methode für Sauberkeit, Ordnung und Wirtschaftlichkeit am Arbeitsplatz. Auf diese Weise arbeiten Sie tatsächlich effektiver und schaffen eine gute Grundlage für weiterführende Optimierungsprozesse. 

Optimieren Sie Ihr Arbeitsumfeld in nur fünf Schritten:

1. Seiri – Sortieren

Los geht es mit einer Bestandsaufnahme. Nehmen Sie sich etwas Zeit und schauen Sie sich Ihren Arbeitsplatz genau an. Wie sind die Gegenstände angeordnet? Haben Sie alles Wichtige in greifbarer Nähe? Finden Sie sofort alle Unterlagen oder Arbeitsgeräte? Gehen Sie dann einen Schritt weiter und sortieren Sie Ihre Materialien: Nicht benötigte Dinge werden dabei sofort aussortiert. 

2. Seiton – Aufräumen

Überlegen Sie sich nun, wie Sie Ihren Arbeitsplatz und die genutzten Geräte und Materialien sinnvoll gestalten könnten. Ordnen Sie alles so an, dass sich auch Außenstehende sofort zurechtfinden würden. Arbeiten Sie hier mit Beschriftungen und kennzeichnen Sie so beispielsweise Ordner oder Aufbewahrungsboxen.

Vor allem im Lager oder in der Produktion sind Markierungen hilfreich, um Dinge langfristig an den gleichen Orten abzulegen. Häufig benötigte Unterlagen ordnen Sie näher am Arbeitsplatz an, als weniger oft benötigte Dinge. Achten Sie auch auf ergonomische Prinzipien! 

3. Seiso – Reinigen

Sauberkeit ist das A und O. Nicht nur, um wichtige Unterlagen nicht zu verschmutzen, sondern auch, um sich am Arbeitsplatz wohl zu fühlen. Auch, wenn bei Ihnen regelmäßig ein Reinigungsdienst für ein gewisses Maß an Grundsauberkeit sorgt, säubern Sie dennoch hin und wieder Ihre persönlichen Dinge. Dafür benötigtes Putzzubehör deponieren Sie direkt in der Arbeit.

Für Gemeinschaftsbereiche wie etwa die Küche oder den Aufenthaltsraum, erstellen Sie am besten gemeinschaftliche Reinigungspläne. So ist beispielsweise jede Woche ein anderes Team für die Grundordnung in der Küche zuständig.    

4. Seiketsu – Standardisieren

Entwickeln Sie nun eine nachvollziehbare und verständliche Beschreibung aller Arbeitsabläufe an Ihrem Arbeitsplatz (besonders in der Produktion). In jedem Fall sollten Sie Ihre Vorgehensweise in Phasen Seiri, Seiton und Seiso festhalten. So können diese Grundlagen auch auf andere Arbeitsplätze, an denen gleiche oder ähnliche Tätigkeiten durchgeführt werden, übertragen werden.

Bei Bedarf visualisieren Sie bestimmte Prozessabläufe zum besseren Verständnis. Damit die 5S auch langfristig eingesetzt werden, nutzen Sie beispielsweise die „Fünf-Minuten-Regel“. Hier soll sich jeder Mitarbeiter am Tag fünf Minuten Zeit nehmen, um an seinem Arbeitsplatz für Ordnung zu sorgen. 

5. Shitsuke – Bewahren

Ohne Fleiß, kein Preis – Ohne Selbstdisziplin und regelmäßiger Anwendung der 5S wird an den meisten Arbeitsplätzen in nur kurzer Zeit wieder das alte Chaos Einzug halten. Motivieren Sie Ihre Kollegen und berichten Sie von Ihren eigenen Ideen und Fortschritten. Wer an den Ehrgeiz des Teams appellieren möchte, kann auch einen Wettbewerb, um den am effektivsten gestalteten Arbeitsplatz veranstalten. Achten Sie auch darauf, dass neue Mitarbeiter konsequent in die Methode eingearbeitet werden und, dass Ergebnisse aktiv durch die Projektleitung von den Projektmanagern und -managerinnen eingefordert werden. Wie in vielen anderen Bereichen auch, ist hier Kontinuität ausschlaggebend. Scheuen Sie jedoch nicht davor zurück, Anpassungen bei veränderten Rahmenbedingungen vorzunehmen.

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Wo wird die 5S-Methode verwendet?

Nachdem die 5S-Methode zunächst durch ihre Verwendung zur Verbesserung von Fertigungsprozessen an Popularität gewonnen hatte, entdeckten Unternehmen außerhalb der Fertigungsindustrie, dass sie vielseitig genug ist, um auch für andere Arten von Geschäftsabläufen verwendet zu werden. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Branchen aufgeführt, die von der 5S-Methode profitieren.

Fertigung

Die von Sakichi Toyoda in den 70er Jahren entwickelte und in das TPS (Toyota Production System) integrierte 5S-Methode trug dazu bei, dass Toyota zu einem der führenden Automobilhersteller der Welt wurde.

Sowohl in den Montagewerken als auch in den Büros sind die Arbeitsmaterialien leicht zugänglich und die Arbeitsfläche wird durch die Festlegung von Bereichen für Möbel, Geräte und Vorrichtungen maximiert.

Toyota verwendet außerdem eine Vielzahl von Checklisten, um sicherzustellen, dass alle 5S-Aktivitäten konsequent durchgeführt werden. Aufgrund des Erfolgs von Toyota wurde 5S zu einem Standard für Fertigungsunternehmen, die ihr Potenzial maximieren wollen.

Medizintechnik

In Krankenhäusern und Arztpraxen kann 5S eingesetzt werden, um die Ordnung zu fördern, die ordnungsgemäße Kennzeichnung von Medikamenten und Utensilien sicherzustellen und die allgemeine Patientensicherheit zu verbessern. Der 5S-Ansatz erhöht auch die betriebliche Effizienz medizinischer Einrichtungen, da er es den Mitarbeitern erleichtert, ihre Arbeit in einer optimierten und übersichtlichen Umgebung auszuführen.

Einzelhandel

Die 5S-Methode eignet sich perfekt für den Einzelhandel, da es die Sortierung und Organisation fördert - zwei Elemente, die sowohl für die Mitarbeiter im Einzelhandel als auch für potenzielle Kunden von Vorteil sind.

Seiri wird eingesetzt, um die Bestände im Lager zu sortieren, damit die Mitarbeiter bestimmte Artikel leicht finden können. Dieses S kann auch auf die Ausstellungsregale angewendet werden, um sicherzustellen, dass die Kunden das Gesuchte problemlos finden.

Seiton wird eingesetzt, um Lagerbestände und Geräte zur einfachen Identifizierung zu kennzeichnen und sie an optimalen Stellen für einen schnellen Zugriff zu platzieren.

Seiso wird angewandt, um das Geschäft und die Bestände sauber und gepflegt zu halten, während Seiketsu und Shitsuke angewandt werden, indem Standards und Protokolle durch Schulungen eingeführt werden, um sicherzustellen, dass die Qualität in allen Filialen jederzeit gewährleistet ist.

Gastgewerbe

Die Ziele von Hotels, Restaurants, Resorts und anderen Betrieben des Gastgewerbes stimmen natürlich mit den 5S-Prinzipien überein. Organisation, Ordnung, Sauberkeit und Konsistenz - Qualitäten, die Kunden in einem Gastgewerbe suchen - werden durch die 5S-Methode erreicht. Die Integration der 5S-Prinzipien in die Kultur des Gastgewerbes verbessert die betriebliche Effizienz, maximiert die Ressourcen und erhöht die allgemeine Kundenzufriedenheit.

Computer und Technologie

Die Computer Systems Division von Hewlett-Packard setzt 5S ein, um den Systembau effizienter zu gestalten. Wenn Computerteile sortiert, richtig beschriftet und in leicht zugänglichen Bereichen gelagert werden, wird die Fertigung schneller und einfacher.

Darüber hinaus kann 5S auch zur Rationalisierung der Arbeit im Softwarebereich eingesetzt werden. Die Kennzeichnung häufig verwendeter Werkzeuge, um sie leicht zugänglich zu machen, spart Zeit und fördert die Produktivität, und die Standardisierung von Arbeitspraktiken kann dafür sorgen, dass die Leistung der Mitarbeiter in verschiedenen Büros und Schichten gleich bleibt.

Bildung

Schulen müssen ein angenehmes Umfeld schaffen, das dem Lernen förderlich ist, um effektiv zu sein. Klassenzimmer profitieren von der 5S-Methode, indem alle unnötigen Gegenstände aus dem Klassenzimmer entfernt werden, einschließlich überflüssiger Stühle, Tische, Schränke und Materialien, um den Schülern die Konzentration zu erleichtern.

Wenn die verbleibenden Möbel und Einrichtungsgegenstände in Ordnung gebracht werden, kann der Platz maximiert und ausreichend Platz für alle Schüler geschaffen werden. Schließlich bietet 5S einen Rahmen, um die optimale Lernumgebung zu erhalten, die es für jedes Klassenzimmer festlegt.

5S im Büro

Unabhängig von der Branche verfügen fast alle Unternehmen über eine Betriebszentrale, die sich hinter den Kulissen um die Geschäftsabläufe kümmert.

In Büros, in denen 5S oder eine ähnliche Methode nicht praktiziert wird, herrschen oft unordentliche Schreibtische und Lagerräume sowie unaufgeräumte Arbeitsbereiche, Materialien und Geräte vor. Diese Art von Arbeitsumgebung schadet der Produktivität und fördert ungewollt die Verschwendung von Ressourcen.

Die Beseitigung unnötiger Gegenstände und die Anwendung der 5S am Arbeitsplatz können die Effizienz steigern und sogar die Betriebskosten senken.

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Prozessoptimierung im PM:

• Teil 1: Stetiger Fortschritt mit Kaizen
• Teil 3: Lean Project Management