Resource Leveling & Smoothing: Was sich hinter den Begriffen verbirgt

Warum wir in Projekten ein effektives Ressourcenmanagement benötigen

Das Ressourcenmanagement bezeichnet grundsätzlich den Prozess, bei dem Ressourcen so zugeordnet werden, dass sie für das Unternehmen oder auch für das Projektteam den größtmöglichen Nutzen stiften. Konkreter beschäftigt man sich damit, welche finanziellen Mittel, welche Technologien und schließlich welche Personen für welchen Zeitraum einer Aufgabe zugewiesen werden.

Gerade in komplexeren Projekten ist jedoch das Ressourcenmanagement alles andere als trivial. Schließlich müssen bis zu einer festgelegten Deadline begrenzte Ressourcen so eingesetzt werden, dass das Projektziel erreicht werden kann. Darüber hinaus muss stets darauf geachtet werden, dass bestimmte Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt für die richtige Aufgabe zur Verfügung stehen. Hat beispielsweise nur ein Mitglied des Projektteams Expertise in einem bestimmten Bereich, so muss vermieden werden, dass Aufgaben, die diese Expertise verlangen, nicht parallel ablaufen.

Der Schlüssel zu einem gut funktionierenden Ressourcenmanagement ist Transparenz. Nur durch einen permanenten und vollständigen Überblick über alle Ressourcen ist es möglich, Leerlaufzeiten zu vermeiden und Überbelastungen zu minimieren. Lediglich ein vollständig durchsichtiges Ressourcenmanagement ermöglicht es dem Projektmanager, folgende Aspekte zu verstehen:

• Ressourcenplanung und -terminierung: Hierfür ist es essentiell zu wissen, welche Ressourcen in welchem Zeitraum verfügbar sind.
• Ressourcenbedarf und -verfügbarkeit: In diesem Zuge sollte analysiert werden, welche Ressourcen für aktuelle und künftige Projekte benötigt werden und welche davon bereits verfügbar sind.
• Ressourceneinsatz: Es ist klarzustellen, wo aktuell Ressourcen zum Einsatz kommen und ob dies in diesem Rahmen sinnvoll ist.
• Ressourcenkapazität: Die Ressource kann in einem realistischen Szenario nicht vollständig für die geplante Zeit genutzt werden. Es ist herauszustellen, welche Kapazität tatsächlich zur Verfügung steht.
• Ressourcenallokation und -priorisierung: Es kommen häufig Aufgaben vor, die die gleichen Ressourcen benötigen. Hier gilt es, Aufgaben zu priorisieren und die Ressourcen entsprechend einzusetzen.

Was ist Resource Leveling?

Das Resource Leveling ist eine gängige Technik aus dem Ressourcenmanagement. Mit ihr lässt sich durch die Veränderung der Projektdaten das Projekt erfolgreich mit den verfügbaren Ressourcen durchführen. Die Ressourcenverfügbarkeit gilt hierbei als limitierender Faktor. Somit spielt es keine entscheidende Rolle, ob die ursprüngliche Deadline überschritten wird und sich die zeitliche Ausdehnung des Projekts verändert. Stattdessen liegt der Fokus auf die Durchführung mit den ursprünglich angedachten Ressourcen. Das Ziel von Resource Leveling ist es also, die Ressourcenbelastung mit den verfügbaren Ressourcenkapazitäten in Einklang zu bringen, um somit eine gleichmäßige Auslastung zu ermöglichen.

Gerade bei umfangreichen Projekten ist diese Methode von Bedeutung. Laufen Aufgaben parallel ab und bestimmte Ressourcen werden für mehrere Aufgaben benötigt, kann es zu Konflikten und schließlich zu Engpässen kommen. Um dies zu vermeiden und mögliche Unregelmäßigkeiten in der Auslastung zu identifizieren, kommt Resource Leveling zum Einsatz. Kurzum bedeutet dies, dass die Ressourcen vom Projektteam effizienter genutzt werden. Darüber hinaus wird dadurch eine übermäßige Belastung der Mitarbeitenden vermieden, was nicht zuletzt zu einer höheren Zufriedenheit und zu einer gesteigerten Produktivität führen kann.

Strategien für das Resource Leveling

Um in der Praxis in ihrem Projekt ein erfolgreiches Resource Leveling zu implementieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier gängigsten kurz dar.

• Critical Path Methode: Der sogenannte kritische Pfad in einem Projekt bezeichnet die Abfolge von Vorgängen mit der längsten Dauer, die für einen erfolgreichen Projektabschluss nötig ist. Aufgaben auf dem kritischen Pfad haben einen Gesamtspielraum von Null. Das bedeutet, dass eine Verzögerung auf dem kritischen Pfad zu einer Verzögerung des gesamten Projekts führt. Werden kritische Pfade identifiziert, so können diese im Zuge der Ressourcenallokation priorisiert werden. So können die ausreichend mit Ressourcen versorgten kritischen Aufgaben planmäßig erledigt werden und bei nicht-kritischen Aufgaben kann der bestehende Spielraum im Sinne einer effizienten Ressourcennutzung ausgenutzt werden.
• Critical Chain Methode: Diese Technik basiert auf der Critical Path Methode, berücksichtigt jedoch die begrenzte Ressourcenverfügbarkeit. Schließlich können im Rahmen des Critical Path Unregelmäßigkeiten auftreten, die zu einer Ressourcenknappheit führen. Die Critical Chain Methode geht dagegen vor und implementiert im Projektzeitplan Ressourcenpuffer. Eingeplante überschüssige Ressourcen dienen hierbei als Sicherheit.
• Fast Tracking: Dies bezeichnet eine Maßnahme zur Terminverdichtung. Das simultane Ausführen mehrerer Aufgaben führt dazu, dass das Projekt deutlich beschleunigt wird. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die Maßnahmen bis zu einem gewissen Grad überschneiden. Es wird jedoch wahrscheinlicher, dass im Nachhinein Anpassungen nötig werden, die die fertiggestellten Module kompatibel machen.
• Crashing: Die Crashing-Methode nutzt zusätzliche Ressourcen, um den zeitlichen Rahmen des Projekts zu verkürzen. Eine Bedarfsanalyse ist dabei unverzichtbar. So können Ressourcenoptionen ausfindig gemacht werden, die bei den geringsten Kosten den höchsten Nutzen erzielen.

Was ist Resource Smoothing?

Die Ressourcenmanagement-Technik Resource Smoothing unterscheidet sich in einem Aspekt klar vom Resource Leveling. Der limitierende Faktor ist hierbei nämlich nicht die Ressourcenverfügbarkeit, sondern die Zeit. Das bedeutet wiederum, dass die Deadline für das Projekt feststehend und unveränderlich ist. Aufgaben können dementsprechend nur innerhalb des vorgegebenen Zeitraums verschoben werden. Grundsätzlich schafft Resource Smoothing Abhilfe bei einer ungleichmäßigen Verteilung von Ressourcen, während Resource Leveling eine Überlastung der Ressourcen adressiert. Im Zweifelsfall können beim Resource Smoothing weitere Ressourcen herangezogen werden, um Termine verlässlich einzuhalten.

Häufig kommen beide Techniken in einem Projekt zum Einsatz. Im Normalfall wird zuerst durch Resource Leveling dafür gesorgt, dass Überlastungskonflikte ausgeschlossen sind. Im Anschluss kommt es dann zum Resource Smoothing, wodurch schließlich der Projektzeitplan ausgeglichen wird. Die Gesamtressourcenbelastung bleibt beim Smoothing folglich gleich, während aber Belastungsspitzen abgeflacht werden.  

Fazit

Das Ressourcenmanagement stellt in vielen Projekten eine große Herausforderung dar. Egal ob Sie sich in diesem Kontext mit Resource Leveling oder Resource Smoothing auseinandersetzen: Es ist alles andere als einfach, einen Überblick über alle Prozesse, Aufgaben und Ressourcen im Projekt zu behalten. Die Nutzung einer entsprechenden Projektmanagement-Software kann bei dieser Problematik jedoch Abhilfe schaffen. Durch die konkrete Abbildung aller Prozesse und Aufgaben, mit eindeutiger Zuweisung der Ressourcen, können Sie in einer derartigen Software mögliche Konflikte oder Engstellen im Projekt erkennen. Gewisse Tools sind darüber hinaus dazu in der Lage, Auslastungen der Ressourcen anzuzeigen. Kommt es zu einer Überlastung, so wird darauf vom System hingewiesen.

Gerade, wenn Sie mit der Critical Path Methode arbeiten, kann zusätzlich die Verwendung eines Gantt-Diagramms sinnvoll sein. Durch die übersichtliche Darstellung des Projektzeitplans identifizieren Sie schnell wichtige Termine und die Gesamtdauer des Projekts.

Häufig ist es auch sinnvoll, auf Daten vergangener Projekte zurückzugreifen. Haben Sie bereits an Projekten gearbeitet, die dem jetzigen Projekt ähnlich sind, können Sie dadurch wertvolle Informationen erhalten. Sie werden sehen, welche Ressourcen tatsächlich für eine bestimmte Aufgabe benötigt werden. Folglich können Sie den Projektzeitplan deutlich genauer gestalten.

Indem Sie eine umfangreiche Projektmanagementsoftware mit hilfreichen Tools wie einer Gantt-Planung verwenden, erleichtern Sie das Management der Ressourcen drastisch. In der Folge behalten Sie den Überblick und können Unregelmäßigkeiten stets identifizieren. So wird auch Ihr nächstes Projekt zum Erfolg!