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Der Begriff „Ressource“ umfasst ein weitläufiges Konzept. Viele von Ihnen werden es sofort mit dem Bereich „Human Resources“ assoziieren. Doch auch wenn dieses unter das Schlagwort des Ressourcenmanagements fällt, so umfasst Letzteres mehr als nur das Personalwesen.
Ressourcenmanagement bildet neben Change- und Zeitmanagement eine der Basisfunktionen für den Erfolg eines Projekts. Wie bei einem Tisch bilden diese drei Elemente die Tischbeine, die ein Projekt stützen. Fehlt eines davon oder ist es zu kurz, so stürzt das Konstrukt ein. Projektmanagement funktioniert also nur, wenn alle Aspekte berücksichtigt werden.
Was sind Ressourcen?
Stellen Sie sich Ressourcen als eine Art „Vorräte“ vor, die benötigt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen und ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Jede Branche ist zwar auf andere spezifische Ressourcen angewiesen, grundlegend sind jedoch folgende:
Natürlich sollten Menschen nicht mit Dingen verglichen oder gar wie solche behandelt werden. Da sie jedoch im Bereich Budgetplanung in dieselbe Kategorie fallen („Kosten“), ist es praktischer, sie auch im Projektmanagement in dieselbe Kategorie aufzunehmen.
Was ist Ressourcenmanagement?
Im Ressourcenmanagement dreht sich alles darum, wie Ressourcen effektiv, effizient und ökonomisch eingesetzt werden können. Da jede Ressource in den Augen eines Unternehmens eine Ausgabe bedeutet, müssen sie sorgfältig verwaltet werden. Ansonsten kann es den gesamten Plan auf den Kopf stellen, wenn eine Ressource benötigt wird, die aber nicht verfügbar ist. Betriebe sollten sich vergewissern, Ressourcen kosteneffizient bereitzustellen und dass diese einen Mehrwert schaffen.
Ressourcenmanagement trägt dazu bei, dass ein Projekt pünktlich und erwartungsgemäß umgesetzt wird. Zudem weist es Teammitgliedern ihre Rollen und Aufgaben zu. Deshalb ist die Verwaltung von Ressourcen ein wesentlicher Bestandteil des Planungsprozesses eines Projekts. Damit man nicht den Überblick über Details verliert, können spezielle Tools eingesetzt werden, in denen Rollen und Aufgaben verteilt sowie Zeit und Budget verfolgt werden können.
Ressourcen verwalten
Ressourcenplanung
Planen bildet den Kern des Projektmanagements – es sollte also auch der Ressourcenbedarf geplant werden. Ein solcher Plan beinhaltet alle benötigten Ressourcen und den Zeitpunkt ihres Einsatzes. Hierbei müssen Vorbereitungszeiten wie zum Beispiel Produktionszeiten berücksichtig werden. Wenn dabei unvorhergesehene Ereignisse auftreten, kommt Changemanagement ins Spiel: Die verzögerte Lieferung eines Computerteils kann den Projektplan um mehrere Tage verschieben, weshalb Änderungen nötig sind.
Ressourcenverteilung
Zuerst müssen die Teammitglieder bestimmt werden. Dabei stellen sich folgende Fragen: Wer ist verfügbar und wann? Muss neues Personal mit dem nötigen Sach- und Fachwissen rekrutiert werden oder sind Weiterbildungsmaßnahmen notwendig? Wo und wann werden die Teammitglieder arbeiten? Und zu guter Letzt: Welche Aufgaben werden sie erledigen? Bezogen auf Material und Equipment treten ähnliche Fragen auf, zum Beispiel wann und wo man sie benötigt. Eine Software für Aufgabenverwaltung kann dabei helfen, die richtigen Ressourcen den passenden Arbeitspaketen zuzuordnen.
Zusammenarbeit und Projektverfolgung
Wie auch Changemanagement wirkt sich Ressourcenmanagement auf zahlreiche Teile einer Organisation aus. Inwiefern eine Ressource von Belang ist, muss jedes Mal neu abgewogen werden, um das limitierte Budget nicht überzustrapazieren und sie je nach Priorität des Projekts einzusetzen. Ein wichtiger Punkt dabei ist die Vernetzung der Ressourcen: Als Projektmanager sollten Sie stets sicherstellen, dass die Kommunikation zwischen Ressourcen reibungslos ablaufen kann und das Team auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet, nämlich den erfolgreichen Projektabschluss.
Um zu sehen, ob vorgegebene Ziele eingehalten werden oder wurden, müssen aktuelle Werte mit geschätzten verglichen werden. So erhalten Sie eine Übersicht über den Projektfortschritt und die Ressourcenauslastung, die dabei hilft, zukünftige Projekte besser einschätzen zu können und sowohl Über- als auch Unterforderung zu vermeiden.
(Text von Linh Tran, übersetzt von Klara Obermair)