Risiken im Projekt: Ein Überblick

Kennen Sie die Risiken in Ihrem Projekt!

Das Risikomanagement spielt im Projektmanagement eine enorm wichtige Rolle. Die Aufgabe dabei ist es, Risiken zu identifizieren, zu analysieren, zu steuern und schließlich zu minimieren. Obwohl manche Risiken mit einer geeigneten Lösungsstrategie vollständig aus dem Weg geschafft werden können, lassen sich gewisse Risiken im Projektkontext nie vollständig ausschließen. Diese gilt es folglich möglichst gering zu halten.

Je besser das Risikomanagement in Ihrem Projekt gehandhabt wird, desto größer ist unter sonst gleichen Bedingungen die Erfolgswahrscheinlichkeit. Jedoch sollte nicht vernachlässigt werden, dass das Risikomanagement nicht der einzige entscheidende Faktor für den Projekterfolg ist, beispielsweise spielt hier auch die Beschaffenheit des Projekts oder schließlich die Planung eine große Rolle. Darüber hinaus sollte das Risikomanagement im Projekt keine einmalige Aufgabe sein, viel mehr muss ein iterativer Prozess etabliert werden, um fortlaufend neu entstehende Risiken zu identifizieren und entsprechend zu handhaben.

Für eine zielführende Handhabung der Risiken ist es von großer Bedeutung zu erkennen, welche Art von Risiko im jeweiligen Kontext eine Rolle spielt und wie exakt damit umgegangen werden kann. Aus diesem Grund haben wir für Sie im Folgenden die häufigsten und bedeutendsten Risikoarten im Projektkontext zusammengestellt und erläutert:

Inhalt:

• Internes vs. Externes Risiko
• Kostenrisiko
• Terminplanrisiko
• Performancerisiko
• Rechtliches Risiko
• Governance-Risiko
• Strategisches Risiko
• Operatives Risiko
• Marktrisiko
• Höhere Gewalt

Internes vs. Externes Risiko

Grundsätzlich lassen sich Risiken in die beiden Kategorien intern und extern unterteilen.

Interne Risiken werden als solche bezeichnet, die ihren Ursprung innerhalb der Organisation, beziehungsweise innerhalb des Projektumfelds haben. Diese Risikoart lässt sich dementsprechend leichter kontrollieren, da das Projektteam einen unmittelbaren Einfluss auf das Projektumfeld ausüben kann. Dennoch stellen auch interne Risiken trotz einer einfacheren Maßnahmenergreifung ein Problem dar, denn schließlich muss das Risiko erst erkannt werden, bevor entgegengesteuert werden kann. Hier liegt in diesem Kontext der kritische Punkt.

Externe Risiken haben hingegen ihren Ursprung außerhalb des Wirkungsfeldes des Projektteams. Diese sind, selbst wenn sie bekannt sind, deutlich weniger kontrollierbar. Dennoch ist man diesen als Projektmanager nicht hilflos ausgeliefert. Anstatt, wie bei internen Risiken, z. B. Maßnahmen zur Anpassung der Planung oder Ressourcenzuweisung zu ergreifen, geht es bei den externen Faktoren darum, sich von diesen unabhängiger zu machen, beziehungsweise Alternativen zu schaffen. Bei Risiken, auf deren Eintritt man keinerlei Einfluss hat, gilt es, die Konsequenzen zu minimieren. So kann beispielsweise das Risiko für den Eintritt eines Tsunamis nicht durch ein effektives Risikomanagement vermindert werden, ein Notfall-Einsatzplan oder eine entsprechende Versicherung kann jedoch dabei helfen, im Notfall schnell reagieren zu können bzw. die negativen Folgen davon zu minimieren.

Der Ursprung des Risikos stellt also ein Unterscheidungskriterium dar, nach welchem sich die folgenden Risiken unterteilen lassen. Er gibt darüber hinaus bereits erste Hinweise für die Handhabung des Risikos.

Kostenrisiko

Als Kostenrisiko wird jede Eventualität bezeichnet, die dazu führen kann, dass die Budgetplanung nicht eingehalten werden kann. Tritt ein solches Ereignis also ein, wird der Budgetrahmen gesprengt. In diesem Kontext ist eine Vielzahl an Szenarien vorstellbar. Ein Kostenrisiko kann beispielsweise schlichtweg eine überoptimistische Budgetierung im Vorfeld des Projekts sein. Auch schleichende Veränderungen des Umfangs eines Projekts – ein Szenario, das in der Produkt- oder Software-Entwicklung oder auch bei Infrastrukturprojekten keine Seltenheit ist – können zu einem ungeplanten Kostenanstieg führen.

Dieses interne Risiko lässt sich durch konkrete Maßnahmen des Projektteams in einem gewissen Ausmaß kontrollieren. Durch eine realitätsgetreuere Planung und eine konkrete Vorab-Definition des Projektumfangs zusammen mit dem Auftraggeber können die genannten Beispiele besser gehandhabt werden.

Terminplanrisiko

Simultan zum Kostenrisiko wird als Terminplanrisiko jede Eventualität verstanden, die eine Terminverzögerung zur Folge haben kann. Auch hier kann die Planung wieder eine entscheidende Rolle spielen, denn ein zu straffer Terminplan bringt ebenso Risiken mit sich. Zudem können gewisse Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen, wenn beispielsweise ein Projektteam-Mitglied ausfällt oder es zu Lieferverzögerungen bei benötigten Gütern kommt.

Auch gegen dieses Risiko kann zum Teil vorgegangen werden. Hier können ebenso bei gegebenen Beispielen Pufferzeiten in die Planung integriert werden, die Einplanung weiterer Mitarbeitender als Ersatz oder das frühzeitige Abklären von Verfügbarkeiten Abhilfe schaffen.

Performancerisiko

Als ein weiteres internes Risiko gelten Eventualitäten, die dazu führen können, dass ein vereinbartes Ergebnis nicht oder nicht qualitativ ausreichend erzielt oder eine festgelegte Leistung nicht erbracht werden kann. Dies wird als Performancerisiko bezeichnet. Auch eine mangelnde Leistungsfähigkeit kann verschiedene Gründe haben. Zwischenmenschliche Spannungen oder ein Skillset der Mitarbeitenden, das nicht dem Projekt entspricht, können zu einem nicht optimalen Ergebnis führen. Auch Fehlkommunikation mit dem Auftraggeber kann zu schlechter Performance führen, wenn nur vage Informationen, veraltete oder gar falsche Informationen dem Auftragnehmer vorliegen. Oft liegt die Wurzel des Problems aber auch in der angewandten Führung oder in der Verfügbarkeit oder der Qualität bereitgestellter Ressourcen. Derartige Faktoren müssen analysiert werden, um den tatsächlichen Ursprung mangelhafter Leistung ausfindig zu machen.

Rechtliches Risiko

Das rechtliche Risiko spiegelt Eventualitäten wider, die negative rechtliche Konsequenzen zur Folge haben können. Geahndet werden kann hier ein Verstoß gegen vertragliche Klauseln, gegen das geltende Patentrecht oder das Nichterfüllen bestimmter regulatorischer Anforderungen, wie dem Einhalten der Datenschutzrichtlinien. Zumeist werden derartige Verstöße nicht mit Absicht getätigt. Viel mehr werden rechtliche Eckpunkte während des Projektablaufs aus den Augen verloren, da sie keine unmittelbar projektrelevante Rolle einnehmen. Dies ist häufig auch der Vielzahl an rechtlichen Einschränkungen, die im Projekt vorhanden sind, zu schulden. Aus diesem Grund sollte während des Projektablaufs die rechtliche Korrektheit des Fortschritts immer wieder überprüft werden, um spätere rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Governance-Risiko

Unter Governance-Risiken fallen alle Eventualitäten, die im Kontext der internen Organisation und der Führung des Projekts Gefahren mit sich bringen. Sowohl eine ungeeignete Aufbauorganisation als auch eine mangelhafte Ablauforganisation kann dafür sorgen, dass Projektziele verfehlt werden. So ist es beispielsweise ein Resultat mangelhafter Governance, wenn Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams unklar oder falsch verteilt sind.

Somit sollte im Vorfeld ein großes Augenmerk auf die Wahl der Projektleitung gelegt werden und auch während des Projektablaufs sollte das Führungsverhalten immer wieder hinterfragt werden.

Strategisches Risiko

Das strategische Risiko bezieht sich auf die Gefahren, die sich aus der langfristigen Planung Ihres Projekts ergeben. Die Strategie ist stark richtungsweisend und ist während des gesamten Projektablaufs präsent. Unterlaufen also bei der strategischen Planung Fehler, bilden diese das Fundament und sind im Nachhinein nur schwierig zu beseitigen.

Entschließt sich ein Unternehmen also dazu, langfristig zu expandieren und hierfür einen neuen Markt zu erschließen, handelt es sich um eine strategische Entscheidung. Ob eine derartige Strategie erfolgversprechend ist, lässt sich niemals mit absoluter Sicherheit im Voraus bestimmen. Beispielsweise könnte sich herausstellen, dass das Unternehmen im zu erschließenden Markt eine sehr unvorteilhafte Kostenstruktur aufweist, die Zahlungsbereitschaft der dort ansässigen Kunden jedoch nicht dementsprechend höher ist. Infolgedessen sind Projekte in diesem Markt für das Unternehmen unrentabel. Wird dennoch an der Strategie, die schließlich nicht ohne Weiteres revidierbar ist, festgehalten und weitere Projekte werden danach ausgerichtet, so spiegelt sich darin ein strategisches Risiko wider.

Operatives Risiko

Im Gegensatz zum strategischen Risiko beschreibt das operative Risiko Begebenheiten, die kurzfristig bei der Umsetzung einzelner Aufgaben oder Implementierung gewisser Maßnahmen im Projekt auftreten können. Prozessprobleme können beispielsweise dazu führen, dass sich die Konstruktion eines Prototyps verzögert.

Es ist äußerst schwierig, jegliche operativen Risiken im Projekt auszuschließen. Es sollte aber stets darauf geachtet werden, dass Prozesse durchdacht sind und die benötigten Ressourcen jederzeit ausreichend zur Verfügung stehen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zudem kann der negative Effekt operativer Probleme durch die Einplanung von Pufferzeiten vermindert werden.

Auch agile Methoden können dabei helfen, das operative Risiko zu minimieren. Je kürzer die Innovationszyklen gehalten werden können, desto schneller können Anpassungen vorgenommen und auf Veränderungen, die Risiken darstellen, reagiert werden.

Marktrisiko

Die Marktrisiken zielen auf das wirtschaftliche Umfeld im Projekt ab. Neben der Konkurrenz spielen unter anderem Rohstoffpreise, Währungsrisiken, Kreditrisiken oder Zinsrisiken eine Rolle. Aktuell haben Unternehmen mit stark erhöhten Rohstoffpreisen zu kämpfen. Dies hat auch eine große Relevanz für Projekte, denn festgelegte Budgets müssen zunehmend überschritten werden.

Auch hierbei handelt es sich um ein externes Risiko, das sich kaum kontrollieren lässt. Es empfiehlt sich, den zeitlichen Horizont des Projekts möglichst stark zu begrenzen. Denn je weiter der Projektabschluss in der Zukunft liegt, desto unvorhersehbarer ist die Marktentwicklung bis zu diesem Zeitpunkt.  

Höhere Gewalt

Als höhere Gewalt wird ein von außen kommendes Ereignis bezeichnet, das keinen betrieblichen Zusammenhang aufweist und sich selbst durch äußerste Sorgfalt nicht abwenden lässt. Oft ist bei Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Erdbeben von höherer Gewalt die Rede. Aber auch kriegerische Auseinandersetzungen oder Pandemien können in diese Kategorie fallen. Auch Projekte sind von derartigen Umständen betroffen. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeitende ihrer Arbeit nicht nachgehen können und dass Ressourcen teilweise nicht verfügbar sind.

Der Eintritt derartiger Ereignisse lässt sich nicht verhindern, das Unternehmen und das Projektteam wird oft unvermittelt mit den Konsequenzen konfrontiert. Dennoch lassen sich die negativen Folgen davon begrenzen, beispielsweise durch den Abschluss einer entsprechenden Versicherung. Darüber hinaus können vertragliche Pflichten in einem solchen Fall ausgesetzt werden.

Nahezu alle Projekte sind einer Vielzahl verschiedener Risiken ausgeliefert. Eine Kategorisierung kann dabei helfen, diese zielführend zu managen und somit die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts zu erhöhen.