In jedem Projekt gibt es ein paar potenzielle Stolpersteine – je komplexer das Projekt, desto mehr kann schiefgehen. Umso wichtiger ist es da, dass diese Stolpersteine rechtzeitig aufgedeckt und entsprechende Präventivmaßnahmen ausgearbeitet werden. Diese Instrumentarien und Strategien werden unter dem Begriff Risikomanagement zusammengefasst. Im Projektmanagement sollten derartige Risikoanalysen in der Planungsphase des Projekts erstellt werden.
Doch gerade hier klaffen Theorie und Praxis oft weit auseinander. Potenzielle Krisenherde im Projekt werden nicht selten aus (unternehmens-)politischen Gründen bewusst totgeschwiegen – beispielsweise, um Investoren nicht abzuschrecken. In den meist ohnehin personell unterbesetzten Projektteams werden oft nur ungern Ressourcen zum Umgang mit Risiken abgestellt, in der Hoffnung, dass diese niemals eintreten.
Daher versuchen es Projektverantwortliche nicht selten mit der Vogel-Strauß-Taktik. Doch der professionelle, aktive Umgang mit Risiken ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Projekte und sollte Teil der Projektkultur in jedem Unternehmen sein.
Risikomanagement in Projekten
Jedes Projekt ist erfolgreicher, wenn es eine gezielte Risiko-Vermeidungsstrategie gibt. Verantwortlich für das Risikomanagement ist die Projektleitung, doch ein Projektleiter alleine kann nie alle potenziellen Risiken eines Projektes im Blick haben. Daher sollten alle Teammitglieder aufgefordert sein, aktiv auf potenzielle Probleme hinzuweisen, ohne gleich als notorischer Schwarzseher abgestempelt zu werden. Bereits bei der Initiierung des Projektes sollte das bestehende Risikoszenario erörtert werden. Wird das Projekt dabei als überdurchschnittlich risikobehaftet eingestuft, sollte dem projektinternen Risikomanagement entsprechende Priorität zugeordnet werden.
Organisation des Risikomanagements
Der Aufbau eines Risikomanagements erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:
Risikoidentifizierung
Grundsätzlich sollten alle Risiken, die dem Projekt theoretisch drohen, identifiziert werden. Erst in einem zweiten Schritt kann man über das Schadenpotenzial und die Eintrittswahrscheinlichkeit nachdenken. Projektrisiken ergeben sich erfahrungsgemäß aus dem Projektumfeld, aus Zielkonflikten innerhalb des Projektes und aus der Auftragsbeschreibung. Hilfreich hat sich dabei das Anlegen einer Checklist erwiesen, in denen die einzelnen Risikofaktoren aufgeführt und nach Risikogruppen gegliedert sind.
Risikobewertung
Auf der Grundlage des erstellten Kataloges identifizierter Risiken erfolgt dann deren objektive Bewertung. Dabei wird die theoretische Eintrittswahrscheinlichkeit für jedes Schadensereignis festgestellt und dessen Schädigungspotenzial ermittelt. Erfahrungswerte aus vergangenen Projekten oder auch risiko- oder branchenbezogene Statistiken können dabei den Berechnungen zugrunde gelegt werden. Zur Visualisierung des Risikoszenarios wird bei risikoarmen Projekten das Anlegen einer sogenannten "Risk Map" genügen, bei der die drohenden Risiken in Form einer Matrix dargestellt werden. Bei überdurchschnittlich risikobehafteten oder sehr komplexen Projekten sollte das konkrete Bedrohungspotenzial dadurch ermittelt werden, dass den Parametern "Eintrittswahrscheinlichkeit" und "Schädigungspotenzial" für jedes Risiko ein angemessener Gewichtungsfaktor (etwa anhand einer Skala von 1 bis 10) zugewiesen wird. Werden nun beide Werte multipliziert, erhält man die Priorität, welche das Schadensereignis innerhalb des gesamten Risikoszenarios besitzt. Diese kann dann anhand einer Tabelle in eine verbale Bewertung umgeformt werden.
Beispiel:
Risiko: Ausbruch eines Brandes
Eintrittswahrscheinlichkeit: 7 (Projektgegenstand ist eine Zellulose-Fabrik)
Schädigungspotenzial: 1 (da ausreichender Versicherungsschutz besteht)
Priorität: 7 (7 x 1)
Bewertung: geringer Einfluss auf das Projektziel
Risikobewältigungsplanung
Dieser Abschnitt des Risikomanagements beschäftigt sich mit der Erstellung eines Maßnahmenkatalogs zur Vermeidung identifizierter Risiken sowie der Minimierung von Auswirkungen eingetretener Schadensereignisse. Grundlage dafür sind die Ergebnisse aus der Risikobewertung.
Maßnahmen im Rahmen der Risikobewältigungsplanung können etwa sein:
In jedem Fall sollte man darauf achten, dass die Kosten zur Vermeidung eines schädigenden Ereignisses nicht höher sind, als der maximale Schaden, der durch dessen Eintritt verursacht werden kann.
Risikoüberwachung
Die Wirksamkeit von Risiko-Vermeidungsstrategien sollte das Team während des gesamten Projektablaufs kontinuierlich überwachen. Da sich Art, Eintrittswahrscheinlichkeit und Schädigungspotenzial von Risiken während des Projektverlaufes ändern können, sollte man sämtliche projektwirksamen Risiken stets im Auge zu behalten. Dies geschieht am sinnvollsten durch die Integration des Risiko-Überwachungsprozesses in das projektbegleitende Monitoring.