Bild: "Zahnrad. / Gear." von Stefan W., lizenziert unter CC BY 2.0
Projektkosten, die aus dem Ruder laufen? Unzureichende Kommunikation mit den Kunden? An genau diesen beiden Punkten setzt das Lean Project Management, was übersetzt so viel wie schlankes PM bedeutet, an. Woher dieser Ansatz kommt und was ihn ausmacht – mehr dazu in diesem Beitrag.
Das Konzept des Lean Managements zielt in Projekten darauf ab, Verschwendung zu vermeiden und ist gleichzeitig auf die Schaffung von maximaler Wertschöpfung für den Kunden fokussiert. Verschwendung meint dabei jeden Ressourcenverbrauch, der nicht auf das eigentliche Ziel des Projekts hinführt und von keinem Nutzen für die Stakeholder ist. Dafür ist ein ständiger wechselseitiger Austausch zwischen den Beteiligten, sprich Kommunikation, nötig.
Entstehungsgeschichte
Die Vorgehensweise des Lean Project Managements geht auf den Japaner Taiichi Ohno zurück, dem auch die Erfindung von Kanban zugeschrieben wird. Der Produktionsleiter bei Toyota entwickelte nach dem zweiten Weltkrieg das Toyota Production System, erfunden vom Gründer von Toyota, weiter und veröffentlichte seine Ideen 1978 im gleichnamigen Buch. Er optimierte die Fließbandtechnik von Henry Ford, die dieser für die Fertigung des Automobilmodells „Ford-T“ eingeführt hatte. So führte Ohno zum Beispiel ein, dass Arbeiter die Maschinen bereits während des Produktionsprozesses stoppen können, um Produktionsfehler sofort zu beheben, und ließ sich von Supermärkten dazu inspirieren, immer nur so viel herzustellen, wie gerade nötig war um den Vorrat konstant zu halten („just-in-time production“).
Lean-Philosophie
Das Lean Project Management konzentriert sich darauf, unnötige Verschwendungen von Ressourcen und Zeit zu eliminieren, um sich so ganz nach den Bedürfnissen der Kunden auszurichten. Um nicht-wertschöpfende Tätigkeiten zu vermeiden,wird vom Projektleiter ein hohes Durchsetzungsvermögen verlangt.
Besonders wichtig ist das finale Ergebnis eines Projekts, auf das man sich stärker als auf die Aufgaben konzentriert und nach dem sich alle Abläufe orientieren. Es herrscht das Prinzip der Informationstransparenz: das sogenannte Visual Management bildet die Kommunikationsbasis, was bedeutet, dass der Projektstatus visuell aufbereitet und dokumentiert wird, um alle Beteiligten auf dem neuesten Stand zu halten. Dies kann zum Beispiel durch Kanban geschehen.
Da geringe Durchlaufzeiten bei einzelnen Teilschritten eines Projekts bestehen sollen, kann man schnell auf unerwartete Veränderungen reagieren und sehr flexibel sein. In diesem sowie in anderen Punkten überschneidet sich lean mit agil: die beiden Konzepte sind eng verbunden und lassen sich auch nicht klar voneinander trennen, werden also meist in Kombination angewandt.