Schlüsselqualifikation: Konzeptentwicklung

Wer kennt es nicht: Der Chef ruft den Mitarbeiter zu sich und berichtet stolz von neuen Herausforderungen, Ideen und Projekten. Doch dafür wird erst einmal ein Konzept benötigt und das soll der Mitarbeiter erstellen. Zurück am Schreibtisch sitzt der Mitarbeiter nun vor einem leeren Blatt Papier oder einer leeren Word-Datei. Was nun?

In einem der letzten Blogbeiträge hatten wir uns mit der Projekt-Umfeld-Analyse (PUMA) als Grundlage für neue Projekte befasst. Im Anschluss an die PUMA und andere Analysen (Bsp. Risikoanalyse) werden meist Konzepte als Ausgangspunkt für wichtige und große Projekte, sowie Vorhaben, erstellt. Konzepte bilden die Brücke zur Projektplanung, denn aus ihnen können die wichtigsten Aufgaben abgeleitet werden. Somit ist die Konzeptentwicklung eine wichtige Schlüsselqualifikation für Projektleiter und alle, die es einmal werden wollen. 

Definition Konzept

Was genau ist denn überhaupt ein Konzept? Das Wort Konzept kommt aus dem Lateinischen und bedeutet Entwurf. Entwerfen wiederum ist gleichbedeutend mit eine provisorische Fassung erstellen. In der Arbeitswelt wird dieser Begriff jedoch sehr unterschiedlich eingesetzt. Zum einen wird unter einem Konzept in der Tat ein grober Entwurf verstanden. Jedoch würden wir ein Marketingkonzept, das von einer Agentur erstellt wurde, oder auch ein Konzept für ein Projekt, das für den Projektantrag nötig ist, nie als einen Entwurf bezeichnen. Diese Art des Konzeptes soll letztendlich sehr überzeugend sein. Nur mit einem aussagekräftigen Konzept können die verantwortlichen Entscheider einschätzen, ob bei einer Realisierung die Chancen die Risiken überwiegen. Sprechen wir also im Projektmanagement von einem Konzept, sprechen wir nicht von einem einfachen Entwurf.

Kompetenzen für die Konzeptentwicklung

Im Projektmanagement nutzen wir grundsätzlich eine sehr strukturierte Vorgehensweise, um nach klaren Vorgaben einen Plan abzuarbeiten. Ganz anders ist es hingegen bei der Konzepterstellung, denn hier hat der Konzeptentwickler sehr große Gestaltungsfreiheiten. Genau das ist die Herausforderung, der unser Mitarbeiter vor dem leeren Blatt Papier oder der leeren Word-Datei gegenübersteht. Die folgenden Kompetenzen werden zur erfolgreichen Konzeptentwicklung benötigt: 

1. Zuhören

Zuhören ist die ausschlaggebende Fähigkeit in der Konzeptentwicklung, denn nur wenn Sie alle Informationen und Anforderungen des Auftraggebers verstanden haben, können Sie diese später ins Konzept aufnehmen und umsetzen.

2. Kreativität

Wir haben bereits festgestellt, dass Konzeptentwicklung sehr viele Gestaltungsfreiheiten bietet. Um diese Freiräume zu Ihrem Vorteil zu nutzen und nicht daran zu verzweifeln, sollten Sie ein gewisses Maß an Kreativität einbringen können.

3. Strukturierte Arbeitsweise

Ein überzeugendes Konzept ist entlang eines roten Fadens aufgebaut und damit logisch strukturiert. Nur mit einer strukturierten Herangehensweise können Sie diese Anforderung garantieren.

4. Präsentieren

Natürlich muss der Projektleiter sein erarbeitetes Konzept am Ende auch überzeugend präsentieren und den Entscheidern schmackhaft machen. Sie sollten deshalb gute rhetorische Fähigkeiten und Freude am Präsentieren mitbringen.

Ein Teil der oben genannten Kompetenzen kann selbstverständlich auch erlernt werden, wie beispielsweise rhetorische Fähigkeiten. Andere Kompetenzen können Sie mit Hilfe bestimmter Techniken (Bsp. Kreativitätsmethoden) fördern bzw. unterstützen. 

Die Ziele eines Konzepts

Das Konzept ist ein sehr wichtiges Dokument der Projektvorbereitungsphase und verfolgt dabei mehrere wichtige Ziele:

• Basis für den Projektantrag
• Beurteilungskriterium, ob Chancen oder Risiken überwiegen
• Informationen für nicht direkt am Projekt beteiligte Anspruchsgruppen
• Informationen für das Projektteam
• Basis für die Projektplanung
• Strukturierung/Aufbereitung aller Erkenntnisse von zuvor durchgeführten Analysen (Projekt-Umfeld-Analyse, Risikoanalyse, etc.)

Die Grundbestandteile eines Konzepts

Trotz der gegebenen Gestaltungsfreiheiten gibt es einige Grundbestandteile, die jedes Konzept enthalten sollte und an denen Sie sich orientieren können.

1. Aufgabenstellung/ Projektbeschreibung

Am Anfang einer Konzeptarbeit steht in der Regel eine explizite Aufgabenstellung bzw. im Projektmanagement die Projektbeschreibung. Hier werden alle Informationen und Anforderungen des Auftraggebers festgehalten und das Projekt grob vorgestellt.

2. Situationsanalyse

Im Anschluss wird eine kurze Situationsanalyse durchgeführt. In der Situationsanalyse werden mögliche Situationen aus verschiedenen Perspektiven betrachtet, Einflussfaktoren und Zusammenhänge ermittelt, Schwachstellen identifiziert und Risiken definiert. Die Situationsanalyse ähnelt sehr stark der Projekt-Umfeld-Analyse (PUMA), deshalb können einige Erkenntnisse direkt übernommen werden.

An den folgenden Leitfragen können Sie sich in der Situationsanalyse orientieren:

• Was wollen wir ändern?
• Was wollen wir entwickeln/bewirken?
• Wie wurde bisher mit dem Thema/ der Situation umgegangen?
• Was passiert, wenn wir nichts tun/ wenn das Projekt nicht umgesetzt wird?

Die Situationsanalyse endet mit konkreten Ergebnissen, mit denen anschließend weiter gearbeitet werden kann.

3. Zielsetzung

Auf Basis der Situationsanalyse entwickeln Sie anschließend die Zielsetzung des Projektes. Achten Sie dabei besonders darauf, messbare und objektiv beurteilbare Ziele zu formulieren, um eine spätere Evaluation des Konzeptes durch die verantwortlichen Entscheider zu ermöglichen. Im Rahmen der Zielsetzung sollten zusätzlich mögliche Zielkonflikte identifiziert werden.

Die Zielsetzung enthält meist folgende Aspekte:

• Gewichtung der Ziele (Prioritäten)
• Inhaltliche Ziele
• Terminierung
• Kostenziele
• Vorgehensziele
• Zielkonflikte

4. Bewertung

Dieser Teilbereich des Konzeptes soll den Entscheidern Ansatzpunkte zur Einschätzung von Chancen und Risiken des Projektes liefern. Damit schaffen Konzepte die nötige Transparenz für fundierte und nachvollziehbare Entscheidungen. Unter anderem bieten Ihnen Methoden, wie die Kosten-Nutzen-Analyse, die Kosten-Vergleichsrechnung, die Wirkungsanalyse oder auch die Nutzwertanalyse eine Hilfestellung hierfür.

5. Umsetzung

In diesem abschließenden Bereich sollten alle Aspekte, die für die Umsetzung des Projektes nötig sind, angesprochen werden. Besonders wichtig sind hier die benötigten Ressourcen und der geschätzte Budgetbedarf.