Arbeiten Sie lieber mit Kanban-Boards oder mit der agilen Scrum-Methode? Wir sagen: Warum nicht „Scrumban“? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie sie die beiden bekanntesten Methoden des agilen Managements kombinieren und so mehr Klarheit in Ihre Sprint-Teams bringen.
Kennen Sie das? Ein neuer Sprint steht an und mit ihm Tausende von anstehenden Aufgaben, eine unklare Aufgabenverteilung und unübersichtliche Prioritäten? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ordnung in dieses Chaos bringen können. Oft wird angenommen, dass es DAS EINE Werkzeug oder DIE EINE Methode gibt, um die Vielschichtigkeit in einem Projekt zu bekämpfen. Wir beweisen Ihnen: Die richtige Mischung macht‘s aus!
Scrum und Kanban gehören zu den beliebtesten Methoden im agilen Management. Scrum als Framework für produktive Produktentwicklung und Kanban als nützliches Werkzeug zur Steuerung von Prozessen und Wartungsaktivitäten, verfolgen eigentlich zwei unterschiedliche Ziele. Doch die eine Methode schließt die andere nicht aus. Im Gegenteil: Wir zeigen Ihnen, wie diese 5 Kanban-Praktiken Ihre kommenden Scrum-Sprints verbessern können.
Kanban hat sich heute als Methode zur Visualisierung von Arbeit bzw. anstehenden Aufgaben durchgesetzt. Ob digital, mit Hilfe entsprechender Software oder physisch, zum Beispiel mit Post-Its, Kanban-Boards schaffen für alle Beteiligte sofortige Transparenz über die anstehenden Aufgaben. Wenn Sie Kanban auch für Ihr Scrum-Team nutzen, bringt eine Aufteilung in ein Team- und ein Taskboard zusätzlich mehr Übersicht. In Scrum sind die einzelnen Aufgaben zwar für das Team interessant, nicht aber für Kunden oder den Product Owner. Auf einem separaten Teamboard kann dagegen festgehalten werden, inwieweit der Kundennutzen durch die Arbeit des Teams erreicht werden kann. Eine wesentliche Einheit ist dabei das PBI (Product Backlog Item). Die Entwicklung des PBI-Flusses kann auf dem übergeordneten Teamboard transparent nachverfolgt werden, so dass eine regelmäßige Ausrichtung des Teams am Kundennutzen gewährleistet ist.
Eine einfache Variante der Visualisierung kann so aussehen: In der Spalte Backlog finden alle Items Eingang, die für diesen Sprint angedacht sind. Daraus werden immer max. 4 Items in den Approved-Status genommen, davon max. 2 parallel bearbeitet und danach über den Status Done in den Veröffentlichungsprozess - das Deploy - geführt. Sobald das Item, beispielsweise eine neue Funktion in einer Software, oder eine Lösung für einen Fehler, veröffentlicht ist, erhalt es den finalen Status Shipped und ist erledigt.
Bild: Scrumban-Board in InLoox Web App ©InLoox GmbH
Ein häufiger Fehler besteht darin, das System mit zu vielen Aufgaben auf einmal zu belasten und so den produktiven Arbeitsfluss zu gefährden. Auch wenn Scrum die Arbeitsmenge indirekt auf die Anzahl der Stories begrenzt, die ein Team während eines Sprints abliefern kann, neigen manche Teams dazu, sich zu viel vorzunehmen. Eine Lösung, um zu viel parallele Arbeit zu vermeiden, besteht darin, ein explizites Limit für die "Work in Progress"-Spalte festzulegen. Auf diese Weise kann immer nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben parallel bearbeitet werden und das Task Board wird nicht überflutet. So werden Verantwortlichkeiten nicht durcheinandergebracht, der Fokus liegt auf der Erledigung der richtigen Aufgaben und es entsteht ein gesünderer Arbeitsablauf während des Sprints.
Neben der Begrenzung der Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird, bietet Kanban weitere Mechanismen zur Verbesserung des Arbeitsflusses, beispielsweise die Visualisierung von Blockern oder die Verwendung einer "Expedited Swim Lane", also quasi eine „Schnellspur“ für dringende und ungeplante Aufgaben. Durch die Verfolgung solcher Anfragen können Muster aufgedeckt werden, die es dem Scrum-Team ermöglichen, Probleme systematischer anzugehen.
Wenn ein Team zusammenarbeiten will, ist es wichtig, dass alle Beteiligten auf derselben Basis arbeiten und sich an dieselben Regeln halten. Legen Sie daher von Anfang an bestimmte Prozessrichtlinien fest und kommunizieren Sie diese offen mit Ihrem Team. Eine schriftliche oder formelle Vereinbarung innerhalb des Scrum-Teams regelt, wie und wann sich Arbeitsaufgaben auf der Kanban-Tafel bewegen. Legen Sie z. B. fest, ob sich Aufgaben auf dem Board nur in eine Richtung bewegen dürfen oder wie mit ungeplanten Aufgaben umgegangen wird.
Wie bei jedem abgeschlossenen Prozess besteht die Notwendigkeit, nach getaner Arbeit zu reflektieren und zu kontrollieren. Regelmäßige Kanban-Feedback-Schleifen liefern Informationen und den Kontext für die Planung der täglichen Arbeit und die Weiterentwicklung des Produkts und des Prozesses, um die Anforderungen des Marktes oder der Kunden zu erfüllen. Dieses Feedback kann in Form von Retrospektiven oder Lessons-Learned-Meetings gesammelt werden. Wichtig ist, dass Sie gemeinsam und experimentell an der Verbesserung des Prozesses arbeiten, damit alle Teammitglieder optimale Arbeitsleistungen erbringen können.
Kanban und Scrum sind eher Verwandte als Konkurrenten und können problemlos "Hand in Hand" gehen, denn beide zielen auf die nachhaltige Lieferung von qualitativ hochwertigen Produkten und Dienstleistungen in möglichst kurzer Zeit. Kanban als Methode zur Visualisierung und Verwaltung von Arbeitsabläufen kann Klarheit und eine bessere Zusammenarbeit innerhalb des Sprint-Teams bringen.
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