So gelingt der Projektstart: Kick-off mit der 5W2H-Methode

Der Kick-Off Ihres Projekts und seine Bedeutung

Aller Anfang ist schwer. Dies ist auch bei Projekten häufig der Fall. Vor dem Projektstart steht manchmal nur ein vages Ziel, beispielsweise ein Defizit, das es zu beheben gilt. Wie man zu der Lösung des Problems kommen soll, ist oft unklar. Die Destination der Reise, die Ihr Projekt darstellt, steht also fest. Wie Sie dorthin gelangen – auf welcher Route, mit welchem Fortbewegungsmittel und mit welchem Reiseproviant – ist die Frage, die es im nächsten Schritt zu beantworten gilt.

Um sich über das Projekt und den entsprechenden Plan klar zu werden, dient die 5W2H-Methode als effektives Mittel. Die 5W stehen für die englischen Fragewörter What, Why, Where, When, Who und die 2H für How und How much. Die Methode überzeugt nicht nur durch ihre Simplizität, sondern hilft dabei, einen fundierten Projektplan zu erstellen. Die Methode ist nahezu universell anwendbar und schafft für das Projektteam Klarheit in den wichtigsten Belangen. Der Kern der Methode liegt in 7 zentralen Fragen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

Die 7 zentralen Fragen

What will be done? - Was wird zur Projektzielerreichung gemacht?

Die erste Frage, die es im Rahmen der 5W2H-Methode zu beantworten gilt, ist wohl die naheliegendste und auch die essentiellste. Es ist abzuklären, was zu machen ist, um das Projektziel zu erreichen. Beispielsweise ist ein Projekt vorstellbar, dessen Ziel es ist, den Verkaufsprozess effizienter zu machen. Hierfür macht es möglicherweise Sinn, eine entsprechende Verkaufssoftware zu implementieren, die den Verkaufsvorgang und dessen Abwicklung erleichtert. Die Einführung der Software ist somit die Antwort auf die erste der sieben Fragen.

Why will it be done? - Was sind die konkreten Gründe für diese Maßnahme?

Die zweite Frage beschäftigt sich anschließend mit dem Grund für die in der ersten Frage beschriebenen Maßnahme. In erster Linie ist der Grund für die Durchführung stets die Erreichung des Ziels. Hierbei sollte man aber konkreter werden. In besagtem Beispiel sollte begründet werden, warum genau die Einführung einer Verkaufssoftware sinnvoll ist und nicht in etwa eine Weiterbildung des Verkaufspersonals oder eine Reduktion des Sortiments.

Where will it be done? - Wo ist der richtige Ort für das Projekt?

In den nächsten Schritten geht es konkreter um die Umsetzung des Projekts. Zuerst wird geklärt, wo das Projekt umgesetzt werden soll. Hier sollten mehrere Überlegungen miteinfließen. Es sollte berücksichtigt werden, wo sich die Mitglieder des Projektteams befinden und wo mögliche externe Partner ansässig sind. Relevant ist auch, wo das Projektergebnis zum Einsatz kommt und welche Projektumgebung für eine bestmögliche Durchführung benötigt wird. In einer zunehmend digitalisierten Welt können aber auch viele Projekte ortsunabhängig durchgeführt werden. Da es sich beim genannten Beispiel um die Einführung einer Software handelt, sollte das Projekt möglicherweise an einem Standort durchgeführt werden, wo geballte IT-Kompetenz vorhanden ist. So kann eine effiziente Integration in die vorhandene Systemlandschaft erfolgen.

When will it be done? - Welcher Zeitraum ist für die Durchführung sinnvoll?

Der vierte Punkt beschäftigt sich mit dem zeitlichen Kontext des Projekts. Es wird festgelegt, wann das Projekt startet, wie lange es dauern soll und wann das geplante Ende des Projekts ist. Auch hier spielen verschiedene Aspekte eine Rolle. In erster Linie sollte man sich fragen, wie dringend die Implementierung der Maßnahme ist. Weiter sollte berücksichtigt werden, wann die benötigten Ressourcen verfügbar ist. An diesem Punkt sollten die Stakeholder des Projekts miteinbezogen werden. Stellt also in unserem Beispiel die Ineffizienz des Verkaufsprozesses ein akutes Defizit dar, das die Rentabilität der unternehmerischen Tätigkeit gefährdet, so ist das Projekt so früh wie möglich umzusetzen, sofern die Verfügbarkeit von Arbeitskräften dies ermöglicht.

Who will get it done? - Wie setzt sich das Projektteam zusammen?

Anschließend ist die Zusammenstellung des Projektteams von Bedeutung. Es wird ein Projektleiter bestimmt und es werden die Anforderungen an das Projektteam definiert. Entsprechend dieser Anforderungen und der Verfügbarkeit der potenziellen Mitarbeitenden stellt der Projektmanager ein schlagkräftiges Team zusammen. Für das genannte Beispiel sind unter anderem Sales-Experten, als auch IT-Fachkräfte von Bedeutung, um das Projekt erfolgreich zu bewältigen.

How will it be done? - Welche Schritte sind für die Zielerreichung nötig?

Im nächsten Schritt wird die Antwort auf die erste Frage weiter ausgearbeitet. Was gemacht wird, ist bereits klar. Unklar ist jedoch noch, wie es konkret umgesetzt wird. In diesem Zuge wird die zentrale Aufgabe in kleinere Teile untergliedert, was später eine konkrete Planung deutlich erleichtert. Im Rahmen unseres Beispiels werden möglicherweise erst die konkreten Anforderungen an eine etwaige Software ausgemacht, bevor verschiedene Alternativen herangezogen werden können. Anschließend wird sich anhand eines Scoring-Modells für eine Software entschieden. Schließlich erfolgt die Implementierung in die Systemlandschaft, bevor final der Verkaufsprozess angepasst wird.

How much will it cost to make? - Welche Kosten sind zu erwarten?

Der letzte Bestandteil der Methode befasst sich bereits konkret mit der Budgetierung. Es wird eine erste Schätzung zu den Kosten, die das Projekt mit sich bringt, durchgeführt. In unserem Beispiel können dies Lizenzkosten für die Software, Personalkosten für die Mitarbeitenden oder sonstige Aufwendungen für Ressourcen sein.

Mit der 5W2H-Methode lassen sich in übersichtlicher Form und in sinnvoller Reihenfolge die Eckpfeiler von nahezu jedem Projekt abklären. Sie hilft Ihnen dabei, sich über das Projekt bewusst zu werden und dient als umfassende Grundlage für einen ausgeklügelten Projektplan.