Sprint Planning im Scrum (1): Kein Sprint ist perfekt!

Scrum vs. Perfektionismus

Sprint Planung und Perfektionismus passen nur bedingt zusammen. So widerspricht unnachgiebiger Perfektionismus eigentlich bereits der Grundidee der Scrum-Methode. Denn Scrum zeichnet sich primär durch ein iteratives und regelmäßiges Vorgehen aus. Der Prozess basiert dabei überwiegend auf Erfahrung und der Ablauf wird in sich regelmäßig wiederholende Etappen die sogenannten Sprints unterteilt. Werfen wir einen Blick darauf, warum Ihr Team im Sprint Planning nicht an alles denken wird und warum das in Ordnung ist.

Warum Ihr Team Sprints nie perfekt planen wird

Es ist eher selten, dass Scrum Teams am Ende eines Sprints zurückblicken und wirklich alles wie geplant geschafft haben. Häufig plädiert der Scrum Master dann dafür die nächste Iteration besser zu planen. Im Hinblick auf die Sprint Retrospektive macht das natürlich durchaus Sinn, wenn es darum geht Verbesserungspotential zu finden und die gleichen Fehler nicht noch einmal zu machen. Dennoch ist nie alles vorhersehbar – auch wenn ein Sprint z.B. nur 30 Tage umfasst.

Darüber hinaus ist es schwierig, jede benötigte Aufgabe perfekt hervorzusehen. Oftmals entstehen neue Aufgaben auch während des Sprints als Voraussetzung für eine andere wichtige Aufgabe dieser Iteration. Im Gegensatz dazu stellt sich vielleicht auch heraus, dass einige Aufgaben überhaupt nicht nötig sind oder zurückgestellt werden müssen.

Nehmen wir als einfaches Beispiel eine neue Produktbeschreibung für einen Online-Shop. Nachdem der Online-Redakteur den ersten Entwurf geschrieben hat, wird er diesen zur Überprüfung an das Produktmanagement weiterleiten. Da der Redakteur bereits sehr lange in der Firma ist und große Know-How rund um die Produktpalette mitbringe, ist dieser Schritt im Normalfall nur eine Formsache und der Zeitaufwand hierfür wird sehr geringgeschätzt. Nun hat sich jedoch in der Produktentwicklung noch ein wichtiges Detail geändert, über das der Redakteur nicht informiert wurde. Daraus entstehen nun mehrere Bearbeitungs- und Revisionsschleifen zwischen der Online-Redaktion und dem Produktmanagement. Die Aufgabe dauert also viel länger als ursprünglich erwartet. Andersherum kann es sein, dass der Redakteur für eine andere Beschreibung mehr Zeit einplant, da er sich hier unsicher ist. In diesem Fall ist das Produktmanagement aber vollkommen zufrieden mit dem ersten Entwurf und es sind keine weiteren Revisionen nötig. Der Prozess lief hier also viel schneller als gedacht. Sie merken schon worauf wir hier hinauswollen: Es scheint häufig so, dass man es gar nicht richtig machen kann.

Und genauso geht es auch dem Scrum Team. Egal, wie sehr es sich anstrengt, einen Sprint perfekt zu planen und alle Aufgaben und mögliche Beeinträchtigungen hervorzusehen, es ist einfach nicht möglich eine Iteration perfekt zu planen.

Mut zur Lücke

Wie können Sie also zukünftig mit Sprint Planungs-Meetings umgehen? Anstatt jede einzelne Aufgabe, die in einem Sprint erledigt werden soll, zu identifizieren und zu schätzen, sollten Sie sich nur auf die Hauptaufgaben konzentrieren. Basierend auf den wichtigsten Aufgaben, können Sie dann entscheiden, wie viele und welche Product Backlog Items im Sprint angegangen werden sollen.

Und wie viele Aufgaben gehören nun in einen Sprint? Hier kann man natürlich keine Pauschalaussage machen, denn dies unterscheidet sich u.a. je nach Sprint-Länge und Sprint-Team. Ein guter Richtwert ist jedoch, nicht 100 Prozent Auslastung anzustreben, sondern 80 Prozent. Die restlichen 20 Prozent werden sich dann während des Sprints durch hinzukommende Aufgaben füllen. Je nach Team oder Produkt können die 80 Prozent natürlich immer noch zu viel oder auch zu wenig sein. Hier hilft nur Erfahrung. Wenn Sie diesen Wert nach jedem Sprint für den nächsten Sprint adaptieren, werden Sie hier mit der Zeit, den für Ihr Team passenden Wert herausfinden.

Und wie planen Sie Ihre Sprints? Arbeiten Sie dafür immer noch mit Post-Ist und Excel? Oder macht sich vielleicht noch jeder im Team seine eigenen Notizen? Vielleicht haben Sie hier schon die Erfahrung gemacht, dass auf diese Weise einige Punkte untergehen oder schnell Chaos entstehen kann. Im zweiten Teil dieser Reihe stellen wir Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie mit den InLoox Kollaboration-Lösungen Ihre Sprints schnell und einfach planen können.

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