Think, Schedule, Do: In 3 Schritten Ordnung in den E-Mail-Posteingang bringen

Da seufzt der Abteilungsleiter schon 10 Minuten nach Start des Teams-Meetings über 4 neue E-Mails. Nach der Mittagspause läuft der Posteingang mit Status-Updates aus sieben anderen Tools über und dazu kommen all die ungewollten „Ich habe da etwas für Sie, mit dem Sie Ihren ROI um 200% steigern können“-E-Mails. Und eigentlich wollen wir alle einfach nur in Ruhe produktiv arbeiten können.

Wenn das auch Ihr Ziel ist, dann sind die 3 Schritte Think, Schedule, Do genau das richtige Programm führ mehr Effizienz und Effektivität im Posteingang. Wie InLoox für Outlook Sie dabei unterstützt, zeigen wir natürlich auch.

Schritt 1: Think

E-Mails sind primär dazu da, um Informationen zu übermitteln. Diese Informationen sind manchmal genau das, Infos. Und manchmal sind sie eigentlich Handlungsaufforderungen. Halten Sie also inne und überlegen Sie: ist der Inhalt dieser E-Mail reine Info? Dann aufmerksam durchlesen und mit einem kurzen, wertschätzenden „Danke für die Informationen.“ Beantworten und archivieren.

Die Informationen in der E-Mail oder die Anhänge sind relevante Infos für eines Ihrer Projekte oder Aufgaben? Dann kommt InLoox ins Spiel: Die E-Mail als Dokument entweder direkt in einen Projektordner ablegen oder als PDF-Datei an eine Aufgabe anhängen. Die Infos sind nun da, wo sie hingehören – im Projektkontext für Sie und das Projektteam jederzeit griffbereit.

^{Bild: Anhang und E-Mail als Dokumente mit Aufgabe verknüpfen und im Projektordner ablegen ©InLoox GmbH}

Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass in der E-Mail eine Handlungsaufforderung steckt, dann überlegen Sie: ist das etwas, das ich jetzt gleich mit minimalem Aufwand erledigen kann? Wenn ja, dann erledigen Sie es sofort (siehe Profi-Tipp Time-Boxing). Wenn nein, weil der zeitliche Aufwand höher ist, nicht alles klar ist oder weil es sich um eine Aufgabe in einem Projekt handelt, dann machen Sie eine InLoox-Aufgabe aus der E-Mail.

^{Bild: E-Mail zur Projektaufgabe in InLoox für Outlook machen ©InLoox GmbH}

Schritt 2: Schedule

Jene E-Mails, die zu Aufgaben mit Projektbezug wurden, werden nun terminiert. Entweder gibt es dafür sowieso Abgabetermine oder Deadlines, die sich aus dem Projektplan ergeben, oder Sie schätzen den Arbeitsaufwand selbst und ermitteln so Start- und End-Datum der Aufgabe. Egal wie, dieser Schritt ist essentiell, damit Sie strukturiert bleiben und InLoox Sie mit einer übersichtlichen Aufgabenliste in Outlook unterstützen kann.

InLoox hilft Ihnen dabei mit der KI-unterstützten Funktion der automatischen Aufgaben-Erstellung, indem der geschätzte Aufwand und eine Deadline vorgeschlagen werden, die Sie anpassen und übernehmen können.

^{Video: Die InLoox KI erkennt Aufgaben in E-Mails und erstellt sie automatisch ©InLoox GmbH}

BONUS Auch wenn die E-Mail keinen Projektbezug hat, können Sie eine private InLoox Aufgaben daraus machen.

Schritt 3: Do

Eventuell müssen Sie noch ein paar Details in den InLoox Aufgaben anpassen oder über die Kommentar-Funktion mit Ihrem Projektteam kommunizieren. Grundsätzlich benötigen Sie an diesem Punkt ihr Outlook nur noch, um die benötigte Zeit in der Aufgabe zu erfassen, indem Sie auf das Stoppuhr-Symbol klicken.

^{Bild: Mit der Stoppuhr Arbeitsaufwand für die Erledigung einer Aufgabe erfassen ©InLoox GmbH}

Jetzt haben Sie den Punkt erreicht, wo Sie guten Gewissens Outlook verlassen können. Sie haben alles Wichtige in InLoox und können sich nun in Ruhe dem produktiven Tun widmen.

BONUS Sobald Sie Ihre Aufgaben erledigt haben, gibt InLoox zu dieser Statusänderung eine Benachrichtigung an das Team, mit dem Sie in dem Projekt zusammenarbeiten.

^{Bild Outlook-Benachrichtigungsmail ©InLoox GmbH}

Profi-Tipps aus der Praxis

Benachrichtigungen abschalten

Produktivitätsprofis wissen: Outlook und Teams-Popup-Benachrichtigungen unterbrechen und gehören abgestellt. Wir alle kennen es von unseren Smartphones – es pingt und wir greifen automatisch hin und wollen wissen, was los ist. Was in privaten Gesprächen nervt – und respektlos ist – ist auch im Arbeitsumfeld kontraproduktiv. Daher gilt: in den Windows-Einstellungen einfach die Benachrichtigungs-Funktion für Outlook und Teams deaktivieren.

Timboxing für Tagesgeschäft

Die Zeitmanagement-Methode des Timeboxing ist ganz einfach: für eine bestimmte Aufgabe oder Tätigkeit setzen Sie einen festen zeitlichen Rahmen inklusive Zielsetzung und blockieren diesen in Ihrem Kalender. Wenn es also darum geht, die E-Mails der Kategorie Tagesgeschäft, die sofort erledigt werden können, abzuarbeiten, dann tragen Sie eine Timebox – z. B. eine Stunde - im Kalender ein. Der Zeitpunkt dafür ist Ihnen überlassen. Wenn Sie der Typ sind, der gerne diese Last von den Schultern hat, um sich dann 100% auf die Projektarbeit konzentrieren zu können, dann setzen Sie diese Timebox gleich in der Früh. Möglicherweise muss das Tagesgeschäft auch mehrmals täglich erledigt werden. Dann setzen Sie eine weitere Timebox, z. B. nach dem Mittagessen.

Im Blogbeitrag Produktiv arbeiten mit Timeboxing können Sie die Details nachlesen.

Newsletter-Ordner mit Regel

Es gibt Newsletter mit Mehrwert. Entweder weil Sie zu einem Tool, das Sie täglich nutzen, wichtige Informationen enthalten oder weil Sie News aus Ihrer Branche oder Ihrem Tätigkeitsbereich enthalten. Trotzdem sind Newsletter selten Grundlage für Ihr Tages- oder Projektgeschäft. Deshalb sollten die auch nicht Ihren Posteingang füllen, sondern per Regeln in einen eigenen Ordner wandern, wo Sie hin und wieder stöbern, so wie in einer Bibliothek. In Outlook klappt das mit Regeln ganz wunderbar.

Fazit

Im Posteingang findet keine produktive Arbeit statt – das ist uns allen klar. Allerdings hält uns das Abarbeiten der E-Mails beschäftigt und kann uns so Produktivität vorgaukeln. Mit den drei einfachen Schritten Think, Schedule und Do kommen Sie aus dieser Produktivitäts-Illusion heraus und ins effektive Arbeiten hinein. Damit Sie InLoox für Outlook unterstützen kann, aktivieren das Add-in in Outlook.

Hie lesen Sie alle Funktionen von InLoox für Outlook Modern Add-in nach.