Foto von Admiralspalast Berlin, lizensiert unter CC BY 2.0
Standortübergreifende Projekte sind im Rahmen von virtuellen Teams mittlerweile gang und gäbe. Moderne Technologien erlauben es dabei auch, die Distanz durch die verbindende Funktion des Internets wettzumachen und virtuelle Meetings abzuhalten – meist in Form von Videokonferenzen. Was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie hier.
Videokonferenz vs. Telefonkonferenz
Waren früher nur telefonische Gespräche mit Mitarbeitern an anderen Standorten möglich, wird dies heute durch eine visuelle Komponente ergänzt. So kann man fast schon von einer face-to-face-Situation sprechen: das Meeting wirkt persönlicher und die Teilnehmer können die Reaktionen der anderen besser interpretieren, weil die Kommunikation nicht um den Faktor Körpersprache reduziert ist. Außerdem ist so die Aufmerksamkeit der Meetingteilnehmer stärker gebunden und man wird nicht so leicht abgelenkt, z. B. von eingehenden E-Mails.
Videokonferenz vs. persönliches Meeting
Online-Konferenzen sind im Vergleich zu Geschäftsreisen für persönliche Treffen einfacher und günstiger in der Organisation, und noch dazu umweltfreundlicher. Zudem ist auch eine gemeinsame Terminfindung wesentlich leichter, da keine Reisezeiten berücksichtigt werden müssen. Vor dem Hintergrund der aktuellen Streikwellen bei Bahn- und Fluggesellschafen, sind Videokonferenzen die planungssichere Alternative. Insbesondere für Menschen mit einer körperlichen Beeinträchtigung kann die Konferenz vom eigenen Schreibtisch aus den Arbeitsablauf vereinfachen. Trotz der vielen Vorteile, die Videokonferenzen bieten, kann ein persönliches Treffen in bestimmten Situationen erforderlich sein, zum Beispieil beim Aufbau einer neuen Geschäftsbeziehung. Als externer Projektdienstleister hilft ein persönlicher Besuch beim Kunden auch die Unternehmenskultur besser kennenzulernen.
Technik: Freund oder Feind?
Ein Webmeeting funktioniert nur mit der passenden technischen Ausstattung. Grundlagen sind PCs oder Laptops mit Internetanschluss, Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und eventuell auch eine spezielle Software eines Videokonferenz-Anbieters. Die Konferenzhardware sollte bereits vor der ersten Videokonferenz auf ihre Funktionsfähigkeit getestet werden. So kann sich der Meeting-Organisator gleich mit der notwendigen Technik vertraut machen Dabei sollten auch auf eine geeignete Raumausleuchtung geachtet werden um eine bestmögliche Qualität der Bildübertragung zu erreichen. Eventuelle Störquellen, wie zum Beispiel Lärm bei geöffneten Fenstern, sollten beseitigt werden. Und zu guter Letzt: schöpfen Sie die Potenziale der Technik aus. Beim Screen-Sharing kann der Bildschirminhalt eines Computers einfach an die der anderen Besprechungsteilnehmer übertragen werden. So können Inhalte visualisiert und konkreter besprochen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig gemeinsam zu bearbeiten (Application Sharing oder Document Sharing genannt).
Weitere Tipps
Auch wenn man sich trotz Bildübertragung näher steht als bei einer Telefonkonferenz, so birgt die räumliche Distanz doch so einige Tücken. Beispielsweise kann der Ton verzerrt oder verzögert wiedergegeben werden; sprechen Sie deshalb langsam und deutlich, auch um eventuelle Sprachbarrieren zu überbrücken. Besonders die nonverbale Kommunikation sollte nicht zu kurz kommen: dadurch wirkt das Gesagte „echter“ und lebendiger.
Ernennen Sie vorab einen Moderator. Dieser leitet das Gespräch und vermeidet, dass mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Für den Erfolg einer Videokonferenz ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmer gezielt auf das Online-Meeting vorbereiten und sich mit der Tagesordnung vertraut machen. So wird ein möglichst reibungsloses Gespräch ermöglicht.